加强高职院校档案资源建设策略探索

王琴

【摘 要】文章在分析高职院校档案资源建设存在问题的基础上，结合实际探讨了加强档案资源建设的途径和方法。

【关键词】高职院校;档案资源;建设

【中图分类号】G647.24 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2019）11-0277-02

档案资源建设是开展档案管理与服务的基础性工作，记录学校改革发展工作过程、查阅利用各类档案信息、编研开发档案文化产品都需要以规范准确、齐全完整的档案资源建设为依托。笔者以北京电子科技职业学院档案工作为依据，探索了加强高职院校档案资源建设的途径与方法。

1 高职院校档案资源建设存在的问题

1.1 档案资源建设工作缺乏行政管理政策的有效保障

2008年颁布实施的《高等学校档案管理办法》中第三条规定：高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划;第十四条规定：高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。但在实际工作中，高职院校档案工作在学校整体发展规划中鲜有提及，学校各部门档案移交落实情况基本不在考核范围之内。由于缺乏行政管理政策的切实保障，所以高职院校档案工作受重视程度不高，相关部门归档意识普遍比较缺乏。

1.2 档案资源齐全度完整度较低

缺乏有效管理机制保障的直接影响是学校档案归集工作规范性不够，导致档案资源齐全度完整度较低。一是档案资源未能完全涵盖学校年度重点工作。一般而言，由学校党政办负责的文件类资料归档较为齐全，但由其他部门负责的学校教学、科研、学生管理等重大活动资料的归档情况不理想，特别是各二级学院负责落实的校企合作活动等归档资料容易出现疏漏。二是档案资源延续性难以有效保障。由于聘期轮岗人员调整等原因，各部门负责人对档案工作的认识程度影响了档案资源的归集效果，有的部门甚至出现年度归档资料断档的情况。

1.3 档案资源质量参差不齐

歸档意识不均衡导致各部门对归档工作重视程度个性化差异较大，一是归档部门负责人对档案工作缺乏认识导致归档任务布置不明确、不具体，造成资料收集未能做到应归尽归，或者一般性材料归入永久归档范围。二是兼职档案工作人员业务能力不足，对归档资料缺乏系统化整理，或者出现某件档案归档材料缺项的问题，影响了档案资源建设的质量。

2 加强高职院校档案资源建设的途径

2.1 开展个性化档案工作宣传与指导，强化归档意识

单纯依靠下发通知和开个工作会起不到强化归档意识的作用，思想意识的统一需要在具体工作的反复交流和落实中逐渐形成。

2.1.1 借助校外专家讲座提升档案知识素养

利用学校每年开展中层干部培训的机会，积极申请将档案工作纳入培训内容，并邀请校外专家结合学校归档工作存在的问题进行档案知识培训，从管理者层面推广“大档案”理念，为有效开展档案资源建设提供理论指导。

2.1.2 开展兼职档案员专题培训，提高业务水平

兼职档案员工作能力参差不齐，流动性大，一方面结合年度归档工作情况对兼职档案员进行整体业务技能培训，另一方面通过微信工作群交流归档具体问题并提供解决方案，确保兼职档案员既能从宏观角度理解本部门归档工作任务，又能从微观角度解决好归档中出现的个性化问题。

2.1.3 阶段性跟进各部门归档工作

定期联系相关业务部门，掌握其归档工作进展情况，利用各部门开展业务学习的机会进行嵌入式宣传，讲解档案基本业务知识，反复宣传档案工作，指导具体岗位归档任务和要求。事实证明，这种上门服务的宣传指导不仅能帮助具体岗位工作人员理解了档案工作必要性，而且有效缓解了兼职档案员的工作压力，为他们顺利落实归档任务起到辅助作用。

2.2 细化归档范围，明确档案资源建设制度依据

归档范围和保管期限表是确保档案资源齐全完整的具体依据，各高职院校通常根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》并参照其他高校相关制度形成本校的归档范围及保管期限表，但是由于各高职院校机构设置不尽相同，按照上述方式形成的归档范围和保管期限表通常存在内容宽泛、实操性和指导性不足的问题，业务部门负责人或兼职档案员再根据自己对归档范围的理解开展档案工作，档案资源的规范性和完整性更无法落实到位。

鉴于上述问题，可以依据上位文件并结合业务单位的工作职能形成各部门归档范围的试行版本，为其提供理论支持和参考依据，然后逐一与业务部门负责人及科级管理人员讨论交流，在分析各岗位工作内容及目标的基础上进一步细化各部门的归档内容，基本形成内容细致具体、涵盖部门整体工作的归档范围，这样的归档范围以档案工作上位文件为指导，以业务部门具体工作职责为内容，使部门负责人在布置归档工作时有法可依，检查档案归集情况时有据可查，兼职档案员在收集归档材料时有章可本，为确保档案资源的齐全完整提供有效的制度依据。

2.3 主动挖掘年度归档信息，引导落实归档资料收集

档案资源齐全完整需要日常积累，久久为功。档案工作部门应从日常工作推进情况着手，掌握学校档案资源建设的主动权。

2.3.1 从综合性文件中梳理归档资源

学校的发展规划、年度工作计划和总结对学校整体工作进行了宏观安排，并对工作落实的效果进行了汇总。这些文件不仅是重要的归档资料，同时也对学校的归档内容提供了切实的依据，通过对这些文件的梳理，档案部门对学校一个时期或一年的档案情况可以形成初步的框架，基本掌握各部门应归档的内容。此外，可以参考各部门的工作总结，梳理出重点工作的归档内容，从而有针对性地指导督促各部门对年度归档内容做到应归尽归，全面完整。

2.3.2 从宣传报道中挖掘归档资源

各高职院校官网会宣传报道学校教学、科研、学生管理、社会服务等领域的重要活动和特色活动，这些信息反映了各部门具体工作动态，也是对归档内容的有效提示。每周浏览一下宣传信息，就可以挖掘出相关部门需要归档的重点工作或特色工作，并提示兼职档案员及时收集整理。由多个部门联合组织的活动，经常忙于落实工作而忽视归档任务，通过档案部门对活动主责部门及时提示，有助于在活动结束时及时完成资料收集整理，既促进了归档资料齐全完整，又加强了对相关人员归档意识的培养。

2.3.3 从重大活动中完善归档资源

高职院校在接受上级主管部门巡视和专项工作检查时，会对3～5年的工作情况进行全面梳理和汇总，这项工作不仅是对学校工作的反思，也为归档工作提供了完善档案资源的机会，对这些巡视和专项工作检查材料进行整体归档，是对学校档案资源建设的积极补充。此外，校庆活动也是完善档案资源的好时机，例如北京电子科技职业技术学院2018年举办了“建校60周年校庆活动”，期间征集了一批实物档案，并从相关二级学院收集了一批学籍档案资料，这些档案资源成为展示学校发展历程和提供查阅利用的第一手资料。

2.4 开展编研工作，提高档案资源利用率

高职院校档案资源建设也要从“资源库”向“思想库”转变，通过开展编研利用，展示职业院校发展特色，为各部门开展业务工作提供参考，为校园文化建设提供助力。一是编制学校大事记、年鉴，清楚展示学校改革发展步伐和历程，系统整理年度工作重点内容，为学校进一步创新发展提供参考，为各部门查阅工作情况提供服务。二是编制部门历史沿革及校史资料，为开展校史校情学校文化教育提供可靠文献资料。三是编制学校职业教育特色工作资料汇编，汇集各专业在职业教育创新、职业人才培养、校企协同合作等方面的特色资料，展示学校在职业教育领域的发展与探索，并为进一步深化改革提供借鉴。

3 工作原则

3.1 主动服务的原则

高职院校档案部门要掌握学校档案工作的主动权，在学校档案资源建设方面靠前谋划，主动完善学校档案工作制度，主动建立档案资源建设体系，主动培养各层面档案责任人的档案工作意識，主动帮助各部门落实归档工作答疑解惑，主动开发档案资源利用途径，主动参与学校文化建设，带动和服务各部门做好学校档案资源的收集管理工作。

3.2 以用为主的原则

高校档案工作的理念在从“管用分离，以管为主”的模式向“管用结合，以用为主”的模式转变，发挥档案资源的文化价值是加强档案资源建设的目标，也是加强档案资源建设的指导思想，从利用的角度思考档案资源建设，使档案资源建设目标明确，为编研利用工作奠定坚实的基础。

参 考 文 献

[1]强飚，曹兴华，唐明，等.基于用户需求的高校档案资源建设研究[J].兰台世界，2013（17）：103-104.

[2]涂上飙.高校档案文化资源开发研究[J].浙江档案，2016（12）：13-15.

[3]李媛.加强高职院校档案资源建设工作的思考[J].科技情报开发与经济，2013，23（19）：138-139.

[4]魏晓琳.大数据时代高职院校档案信息资源建设的新思考[J].城建档案，2017（4）：14-16.

[5]姜馨.高职院校档案资源信息共享途径研究[J].新经济，2016（11）：74-75.

[6]刘晓燕.高职院校档案资源建设的思考[J].四川职业技术学院学报，2012，22（3）：168-169.