浅谈建筑工程管理部门间的行政沟通

吴奕凡

【摘 要】在行政管理中行政沟通是必不可少的，包括正式沟通和非正式沟通，正式沟通包括上行沟通，下行沟通和平行沟通。建筑工程管理部门在工作中领导者需要沟通来协调和命令指挥下属进行工作的部署和安排，在平级部门之间需要交流沟通以便更好地完成工作目标，下属需要和领导沟通及汇报工作来完成自己的工作。沟通在行政管理中发挥了很大的作用，沟通应该掌握沟通的方法和技巧，这样能够使得沟通更有效率和效能。

【关键词】行政沟通;建筑工程管理部门;组织;过程;良好

【中图分类号】D630 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2019）02-0237-02

语言是人与人之间沟通的桥梁，通过交流我们可以对他人有所了解，沟通存在于行政组织之中。行政组织可以分为正式组织和非正式组织。正式沟通是依循组织的层级制或组织的权力路线进行的。在工作中，有以职位结构体系为基础的正式组织。人和人之间如果兴趣相投，利益一致，具有相互的情感，有一致的目标，他们便能形成一个集体，这就是非正式组织。

1 理解沟通

在建筑工程管理部门行政沟通是必不可少的，很多时候都需要沟通，在领导命令、指示、布置任务时需要沟通。在员工向领导这样上下级之间汇报工作，工作总结，提出计划、意见、建议，发表看法时需要沟通。在同事之间交流心得体会、工作情况时需要沟通。沟通存在于建筑工程管理部门中的方方面面，发挥着不可或缺的作用。

（1）沟通能够统一行动完成组织目标。在行政管理中，领导对下属的指示和命令形成了下行沟通，领导者对于组织来说应该是组织的核心，在领导时应该统一指挥、统一协调，避免多头指挥，政出多门及职责交叉的现象。职工就能统一意志，统一行动，为完成组织目标不懈努力，使得工作更有效率、更有效能。

（2）能够促进行政组织更加协调。沟通是协调的前提，只有良好高效的沟通才能使得行政组织协调一致的发展，形成良好的工作氛围，为了一致的組织目标而努力奋斗，并且完成组织任务，实现组织目标。组织应该规范化，对更有效率地完成目标起到了一定的效用。组织中如果没有一定的规范和纪律的约束就会使得组织形成无纪律的混乱状态。在这样一个组织中，掌握好沟通的技巧可以起到事半功倍的效果。

2 行政沟通在行政组织之间存在

（1）行政组织概述。行政组织在建筑工程管理部门之中形成一定的结构体系，包括纵向的上下级部门的关系，部门中上下级职权关系，以及横向的平行部门之间的关系，同一部门人员间的关系。这样纵横交错的行政组织形成了网络图，因此，应当整理好关系网络图，分析并且理清行政组织之间的关系，对于行政沟通来说是有利的，这样能够使得沟通更加有效率，有效能，能够使得沟通顺畅，达到预期的效果。

（2）西方行政组织管理方面的理论。？譹？訛泰罗的科学管理理论和方法。科学管理之父泰罗在《科学管理》一书中提出科学管理的理论和方法。他通过强调研究时间和动作以获得人与机器的最高效能，开创了一个追求效率的时代。？譺？訛马克思·韦伯的理性权威。组织管理之父马克思·韦伯，他第一次比较系统地论述了官僚制的特征，并分析了它在西欧工业社会中的作用。官僚组织是一种以管理为目标的社会组织的特定形式。他的官僚理论是和他的权威理论联系在一起的。他认为权威的形式有3种：一是魅力权威，即靠自身独有的品质和能力影响追随者。二是传统权威，即权威的行使依赖的是传统、习俗、习惯和公认的准则。三是合理合法的权威，也称理性权威，包括组织的规章制度、法律法令等。在韦伯看来，以理性权威为特征的官僚组织表现了与工业社会相吻合的组织特征。

（3）中国的行政管理体制及建筑工程管理部门的行政组织。地方政府按照行政范围可以分为高层政府、中层政府和基层政府，建筑工程管理部门属于基层政府，是属于处级部门相当于县级政府。我国实行省、市、县、乡四级地方政府体制，县级制最早是在秦朝时期制定的，一直沿用至两千多年后的今天。建筑工程管理部门作为基层政府是直接和人民接触的，直接管理和服务于人民，因此是最贴近人民的地方政府。基层政府能够社情民意地了解到人民的需求，需要维护人民的利益。

3 沟通的过程

沟通是具有一定的过程的，包括7个阶段：①发送者意愿的形成。②选择发送意愿的媒介。③将意愿转化为符号。④决定意愿发送的途径与时间。⑤接收者注意并接受信息。⑥接收者对意愿的了解。⑦接收者采取配合行动。

4 沟通的方式

（1）协商和协调。在工作中经常会遇到需要协商和协调的地方。同事之间需要协商。在建筑管理部门有很多科室，科室之间各自有各自的职责，分工明确，职责清晰。当遇到前来办事的人员要办的事情不在本科室的范围而在另一个科室的职责范围时，就要和另一个科室进行协商，应当把事情叙述清楚向另一个科室表达，进行沟通后知道这件事情是不是在那个科室的管辖范围。在遇到一件事情难以办理的时候，领导就会进行协调，告知应该怎么做，每个人做好自己的职责就能将事情做好。

（2）命令和指示。命令与指示存在于领导者和被领导者之间，领导者和被领导者是命令与服从的从属关系。领导者对下属的直接领导方式就是发命令、下指示。这是领导者的权威和权力，是基于组织职位图之上的。权威是以职位和地位为基础的，有了职位才会有权威。权力是行使领导者命令使下属服从的能力，法国行政学家法约尔认为权力是下达命令和强迫使别人遵守的力量。孔子说过：“其身正不令则行，其身不正虽令不从。”领导者应该具备正义，正直的品质这样才能够让下属敬佩从而更加拥护领导，由衷地信任领导。如果领导只是一味地呵斥下属，命令下属，这样就会让下属产生不高兴的情绪，只是按照领导的指示去工作，但是心理上并不服从。

（3）以视为媒介的沟通。以视为媒介的沟通，通过视觉来达到沟通的目的。文字、图画或各种符号就是这种沟通所运用的重点。在行政管理中，文字沟通有对内和对外两种。对内文字沟通的媒介通常指备忘录、训令、通知、公告、公报、刊物、工作手册，对外沟通的媒介有广告、训练教材、工作简介、图书、照片、幻灯片及新闻发布会等。在汇报工作的会议上，演讲时要播放幻灯片，通过文字的叙述能够表达出工作的信息，相比较于口头表述而言，文字沟通能够避免因为方言和讲话声音小而造成听不清楚及听不懂的现象。文字的文件也有利于保存，想看的时候还可以拿出来看。

（4）以视听为媒介的沟通。以试听为媒介的沟通结合了视和听两者的优点，既能够方便迅速地让别人领会到意思，又能够利于保存，对于别人的意思能够清楚地知道含义。在建筑工程部门中，利用幻灯片来演讲作小结或者汇报工作就是同时运用时视为媒介及听为媒介的沟通。在演讲前做好充分准备，将要讲的内容重点放在幻灯片里面，有时还会配上一些形象生动的图片直观且引人入胜。在演讲中用以试听为媒介的沟通能够使得演讲更加深入人心，更有效果。

5 怎样能够形成良好的沟通

（1）把握沟通的时机。在沟通时应该注重沟通的时机，如果时机太晚再去沟通可能是木已成舟为时已晚。比如在建筑工程管理部门，要将材料递交给领导时如果发现材料当中少了一些资料就应该当时就提出来，不应该等到后面发现少了资料弥补起来就会有些让人觉得能力较差的想法。

（2）沟通时应该注意语句得当并且通俗易懂。沟通时说话应该语句通顺，让人觉得清楚明白。举个例子，有一个秀才去买柴，他对卖柴的人说：“荷薪者过来。”卖柴者听不懂荷薪者三个字，只能听懂过来两个字，于是走过去，秀才问他：“其价如何？”卖柴的人听不懂这句话但能听懂“价”这个字，于是告诉秀才柴的价格。秀才接着说：“外实而内湿，烟多而焰少，请损之。”卖柴的人因为听不懂秀才的话走掉了。秀才的意思是：外面看上去是干燥的实际上里面是湿的，烧起来烟多呛人而火焰很少，起不了很大的烧火的用处，因此请降低价格。在沟通时没有表达清晰会让人误解，和上级领导汇报一件事情时，应当叙述清晰，同时应该把握重点，表达正确的意思。

（3）倾听者应该迅速明白对方的意思，给与正确回答。在行政沟通中，作为倾听者，对于对方的讲话要一心一意得听，不能在听的时候三心二意，这样有可能听不全面，有遗漏的地方，造成在工作中可能有些事情没有注意到。并且有可能会错解别人的意思，这样在做事时可能就会出错。在工作中，领导对于下属的命令和要求，应当在一开始就做好准备，这个时候全神贯注地听领导讲话，并且应该在一开始就仔细听，不能在讲了一会以后再仔细听，这样前面没有听到的就会影响到后面的听讲。在沟通过程中，也是应该在一开始就把每一句话都仔细听好，而且要思考这句话的含义，以及所讲内容涉及哪些事情，这样在应答是才能保证不出错。而且应答应该迅速，不能等到很久以后再说，这样就会造成和讲话的内容不相符，或出现答错的情况。

行政沟通对于建筑工程部门有效完成目标和任务起到了很重要的作用，无论是领导和下属之间的沟通还是平行部门之间的沟通都需要掌握沟通技巧，沟通能够使得工作目标更有效地完成。在行政沟通时注意沟通的方式，能够更加高效地完成工作任务，从而完成目标。

参 考 文 献

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