浅论土地承包经营权确权档案数字化整理研究

2019-06-30任珊田力宋宏王铮

企业科技与发展 2019年9期

任珊　田力　宋宏　王铮

【摘要】农村土地承包经营权确权是以文字、图表、声像、数据等作为载体的文件材料，从而形成登记颁证档案，是国家、社会和个人承包地确权的重要凭证和历史记录。文章阐述土地承包经营权确权档案数字化整理系统的创新点，详细介绍了山西某县农村合作经济经营管理中心土地承包经营权确权档案数字化整理标准和规范、纸质档案的数字化工作及确权登记类档案整理解决方案。

【关键词】土地承包;经营权;确权;档案数字化

【中图分类号】F321.1 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2019）09-0297-02

根据《农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》（农经发〔2014〕12号），土地确权档案的整理工作应遵循完整性、系统性、安全性、可用性，整理成果应标准化、规范化、数字化、信息化、网络化，确保确权档案完整、安全和有效利用。在县确权办统一领导下，在县档案馆的监督指导下，对农村土地承包经营权确权登记颁证归档文件整理实行统一组织、统一标准规范。农村土地承包经营权确权登记颁证工作按县、乡（镇）、村（居）三级建档，档案整理以乡镇为单位，集中整理，统一建档，分层、分级保管。数据档案在经营权确权登记颁证工作中逐步形成，按性质划分，可分为综合管理类、确权登记类、特殊载体3类进行整理。明确各类文件材料归档范围、保管期限、归档时间、归档程度及质量要求，建立分类归档制度。全面开展土地确权档案信息化建设，在纸质原始材料归档整理的同时进行数字化处理、信息化管理，通过档案管理软件建立档案信息资源共享平台，方便土地确权档案的查阅利用。

1 土地承包经营权确权档案数字化整理的创新意义

土地承包经营权确权档案数字化整理是一款农村土地确权档案管理系统。该系统的创新点主要体现在以下4个部分。

（1）密级的相关概念引入农村确权档案管理系统中，在管理方面确定权限，在这个过程中档案管理逐步规范，同时更加安全。

（2）设计相应类别的字段，设置编辑功能，拓展功能、逐步扩充内容，使操作风险降低，数据库不需要再升级。

（3）运用扫描仪进行不间断采集，加快提升档案电子化归档速度，与此同时，即时编辑功能也可以有效弥补扫描仪扫描出现的质量问题。

（4）在整宗档案提取过程中，所有档案都按照顺序生成PDF文件，通过这样的输出功能实现档案的迅速提取。

2 土地承包经营权确权档案数字化整理标准和规范

《农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》（农经发〔2014〕12号）、《归档文件整理规则》（DA/T 22—2000）、《文书档案案卷格式》（GB/T 9705—2008）、《电子文件归档与管理规范》（GB/18894—2002）、《某县农村土地承包经营权确权登記颁证档案分类编号方案》、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）等文件要求认真检查，确保归档文件齐全完整、安全，并严格依照ISO9001：2008QHSE管理体系要求，定期进行质量自检。

3 纸质档案的数字化工作

采用扫描的方式将纸质文件转为可用电脑存储、查阅的数字文件，需要数字化扫描的档案共有74 693户，约2 240 790页。扫描后的电子文件经预处理后，打包装订成件，并按一定的规则命名、存储。

确权登记类档案卷内文件含目录所有页面均要通过电子扫描形式生成JPG格式或通用的电子文档格式文件。每页文档都是以数字化的形式呈现在大众面前，精确的命名方式与后期录入命名一致，在后期查找或调用文件时更加便捷。扫描页经预处理后，按件打包装订，以便文件的挂接和调用。打包文件需按预设的路径存储，便于管理、查找和利用。

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4 确权登记类档案整理解决方案

在确权登记颁证档案管理的整理中，对农户承包地确权档案有如下要求。

（1）组卷。以户为单位，将每户所有材料集中在一起，组成一卷。

（2）排列。农户承包地确权档案包含的文件材料类型大致相同，各类材料可视具体情况确定统一的排列顺序。一般排列顺序为目录汇总表、身份证复印件、户口本复印件、权源证明、承包关系证明、指界通知书、承包方调查表、承包地块调查表、承包地块草图、界址点成果表、调查结果核实表、公示结果归户表、土地承包合同书等，以档案部门实际指导为准。

（3）编号。以卷为单位，用阿拉伯数字按顺序流水编号。在有效文字页面均要编写，正面编写在右下角，背面编写在左下角，目录不编页号。

（4）编制卷内文件目录。按照文件顺序，以“件”为单位抄写卷内文件目录，填写方法：①顺序号。按文件排列的先后顺序填写。②文号。指文件的发文字号，没有的不填。③责任者。指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。④题名。文件标题照实填写。⑤日期。文件的形成日期以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2014年7月15日标注为20140715。⑥页号。填写袋内每件文件首页所对应的页号，最后一个文件应填写起止页号。⑦备注。说明归档文件特殊情况的文字。

（5）填写卷内备考表。这里需要说明的是，将卷内有缺损的文件以文字形式进行情况说明，比如需要修改、补充、移出、撤销等情况，最终以电脑打印的方式进行说明。填写内容包括：①立卷人。立卷者签名。②检查人。由案卷质量审核者签名。③立卷时间。完成立卷的时间。

（6）填写案卷封面。要求对案卷封皮进行打印，不得手工填写;填写全宗名称，即立档单位全称或通用的简称;填写类别名称，即确权登记类。拟制并填写案卷题名：①承包地确权档案案卷题名的基本结构。某县+乡（镇、街道）村委（居委会）组+姓名+文件材料名称（文种）。②时间。指卷内文件的起止年月，用阿拉伯数字表示。③保管期限。此部分档案均作为永久保管。④件（页）数。卷内文件的件数和总页数，参见卷内文件目录的最后一份文件的件号和页号。⑤归档号。填写室编案卷号。

（7）档案数字化。卷内文件含目录所有页面均要通过电子扫描形式形成JPG格式文件或通用的电子文档格式文件。数字化时，每页文档必须清晰可见，文档命名准确，与后期录入命名一致，以便查找及调用。

（8）装订案卷。去除卷内所有杂物，按三孔一线进行装订。

（9）案卷排列。按行政村（社区）编码顺序依次排列，同一行政村（社区）中按村民小组顺序依次排列。

（10）编制案卷号。按照案卷的排列顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。

（11）编制案卷目录。具体内容包括：①室编案卷号。同归档号。②案卷题名。按照案卷封面填写。③年度。用阿拉伯数字填写。④件数。卷内文件的总件数。⑤页数。卷内文件的总页数。⑥保管期限。永久。⑦备注。需要说明事项。目錄编制完成后，加装封面、封底装订起来。

（12）装盒。装盒时按照案卷号顺序依次装入，并顾及各村组的整体连贯性，不得任意合并装盒。盒脊项目的填写不得出现手写体，要用刻制或打印的数码或类目章加盖到盒上相应位置。

（13）录入。采用档案整理软件录入，内容包括件号、文号、责任者、题名、成文日期、页数、备注。

（14）入库。土地确权档案整理完毕后往库房摆放，按照摆放的相关顺序规定，整体按照从上到下、从左到右的宗旨，不同地方同一类别的档案放于同一架子或柜子，并且按照永久、长期的顺序摆放，并按照同一类别盒号的大小顺序依次排列整齐。

5 结语

通过土地确权档案管理系统，收集全面的农村土地承包经营权信息，在市、县级构建统一的数据库。由国土资源部、省国土资源厅、市国土资源局、县国土资源局分级，在数据上通过网络系统予以支持，很多所需信息都可以快速提取。通过信息网络，县级国土部门信息报送工作得到有效解决，从而可投入更大的精力办理其他事务。

参考文献

[1]高小琴.浅谈农村土地承包经营权确权档案数字化整理——以潞城市为例[J].矿山测量，2016（6）：101-104.