浅谈做好企业办公室行政事务管理的举措

张云霞 邢芳

摘 要：企业办公室行政事务管理即通过建立行政事务管理组织，根据发展战略目标与方案规划，利用相应法律法规，建立健全管理机制，理清企业内各部门工作关系，使企业出台的各项管理迈向标准化、规范化、科学化，真正落实到各个部门的工作中，全面提高工作效率。目前企业办公室行政事务管理效率低，影响了整个企业的发展革新。基于此，本文对做好企业办公室行政事务管理的举措进行研究，作出以下讨论仅供参考。

关键词：企业;办公室行政事务管理;举措

引言

办公室行政事务管理是一种综合类的工作，发挥其监督、协调和发展调动整个单位各个部门的作用，从表面上看办公室行政事务管理工作十分简单，其实这是一项复杂且艰巨的工作。因为在单位的正常运行和发展中，办公室行政事务管理工作发挥着极为重要的作用，所以，能不能高效、积极开展办公室行政事务管理工作具有十分重大的意义。在实际工作中，办公室行政事务管理工作很容易受到外界环境的影响，这是在所难免的，所以，怎样对办公室行政事务管理工作和外界环境的影响展开有效协调十分重要。

1办公室行政事务管理的意义

办公室行政事务管理主要是企业内部的一项综合性管理工作，其具体可以分为行政事务管理和办公事务管理两类。可以说，办公室行政事务管理存在管理对象涉及面广的特点，大到规章制度的制定和落实，小到员工福利和安全卫生等，都可以纳入到办公室行政事务管理的范畴，所以其在企业的日常运营和发展过程中有着举足轻重的地位。从企业内部的角度来看，办公室行政事务管理主要起到了承上启下的作用，通过发挥“计划与预测、组织与指挥、用人与协调、监督与控制、教育与激励、挖潜和革新”六个方面的管理效果，才能使各项工作得以顺利衔接和开展。从市场环境的角度来看，激烈的市场竞争要求企业必须打破陈旧的管理思路，通过不断整合优势资源来给企业带来新的发展活力，如果将整个企业看作一台精密的机器，那么办公室行政事务管理就是确保各个零件得以高速运行的润滑剂，只有让企业发展得更快、更稳，才能更好迎接市场竞争中的挑战。

2企业办公室行政事务管理中存在的不足

2.1相关办公室行政事务管理制度未健全

相关制度未健全影响了办公室行政事务管理在企业中有效发挥其重要作用，导致企业工作质量得不到显著提升，对企业的发展产生负面影响。传统老旧的行政事务管理模式已经不适用于新时期的企业生产经营，企业办公室行政事务管理流于形式、止于表面，其工作效率低下，不能得到最佳的办公室行政事务管理效果，不利于在企业中构建良好的工作合作关系。

2.2缺乏科学量化的管理方式

凭经验来进行管理工作，管理人员的工作概念模糊笼统，在一些方面无法做到面面俱到，工作更无从谈精细、创新。绩效考核制度缺乏考核执行，在具体的实践工作中落实不具体。对工作人员的评价过于片面，难以调动员工的积极性，增加了管理工作的压力。对于不同岗位，大多也没有做到具体情况具体分析。很多办公室行政事务管理工作在绩效考核制度的贯彻和落实过程中存在一些问题，导致绩效考核制度形同虚设，不能达到奖励和处罚的效果。

2.3管理人员素质欠缺的问题

工作中大部分的问题还是人员的问题，办公人员素质的高低直接影响了工作的效率和质量。作为一个工作内容相对复杂，涉及领域较广，需要协调单位内各部门工作的协调型部门，对办公室工作人员的素质要求也会相对更高。然而，当前单位的办公人员工作内容固定，岗位流动性差，长期重复的工作内容让工作人员疲惫，使得工作人员对自身素质的提升缺乏欲望，所以位工作人员的素质有待提高。而且，当前单位工作模式僵化也是影响办公室管理工作的问题之一。传统的工作方式存在上下级制度严明、工作责任划分细致、工作岗位流动性差等问题，一项工作需要消息层层传递才能到达管理层，管理层通过分析问题再下发工作指令时，又需要经过层层传达，既浪费了大部分的时间，又降低了工作效率。总之，这种传统的工作模式已经不能适应当前快节奏的社会发展。

3做好企业办公室行政事务管理工作的举措

3.1建立健全相关管理制度

相关监管制度的匮乏，削弱了办公室行政事务管理的执行力度，行政事务管理在企业各个部门中得不到有效落实，不利于行政事务管理模式的更新，影响着服务工作的有序进行。为进一步提升企业工作质量效率，扎实推进办公室行政事务管理工作，必须建立健全相关管理制度。以监管制度的制定与落实为例进行说明，为加强对办公室行政事务管理工作的监督，企业相关部门可设置奖惩结合的监督制度，对办公室行政事务处理部门的各项工作进行监察，保证其对企业近期发展目标与各项工作完成状况有一定了解，并要求根据企业经营状况与市场经济局面制定年度计划，并加快落实。

3.2量化细化管理项目

为了让行政事务管理可以更科学、有效，在开展管理时一定要让模式具有创新度，实现管理目标的更好开展，摆脱传统的模糊管理;实行不同的量化考核方式，对员工的品德、能力及绩效进行相同的考核，做到充分公平，调动员工的积极性。员工的工作积极性提高了就会实现对行政事务管理工作的配合，繁重的行政事务管理工作也会因此变得轻松简单。运用全面精细化管理方式来安排工作，对于机关工作而言，可以更好地促进其工作开展。重视工作中的每一个流程的细节管理，对任务采用合理、科学分配制度，对内容加以明确，规划好每一个步骤，可以节约大量工作的时间并提升工作效率，让其管理水平可以显著提升。实现管理的精细化能够提高办公室行政事务管理工作的效率与质量，要想实现可持续发展，必须对办公室实施精细化行政事务管理。

3.3提高办公室行政事务管理人员的素质

行政事务工作涵盖范围较广，若是不及时更新知识、加大学习力度就不能把本职工作做好。办公室工作主要为企业领导提供帮助展开单位管理，这就对办公室管理人员的管理能力提出了较高的要求。单位要积极提高管理者的综合素质，为其提供机会，组织和安排办公室管理人员接受专业培训，并保证办公室人员可以将严谨的共态度树立起来，促进其专业高效组织能力的提高，让办公室人员满怀热情积极投入到工作之中，使其综合管理素质得到提高。在内在修养方面，应加大学习力度，将自身的素质提高，管理者应改变工作观念，树立服务每一位员工的意识，促进工作服务质量的提高，实现企业办公室工作质量和水平的提升。基在不断提高思想水平和理论基础的过程中，对管理者的自身形象予以重视，树立良好形象。

结束语

综上，对于办公室管理而言，采用精细化的管理是十分重要的，办公室工作的内容非常多且复杂，一定要构建起完善的管理制度，才可以更好地完成管理的工作，并且一步一步提升行政事务管理的效率。同时，这一种创新的管理方式是灵活多变的，可以更好运用至政府机关中，这对于企业的发展来说，促进作用强大，可以提升其行政事务管理的水准。总得来说，办公室的精细化行政事务管理，是要求各企业建起精细化的管理观，同时这也是管理开展的基础。

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