大数据时代，运政档案怎么“管”？

文／李莹环 朱凤琴

道路运输因其具有灵活方便、广泛适用、快速及时、公用开放、经济效益大、投资回报快等特点，特别适应现代经济的生产方式和流通的需要，因而获得巨大发展。道路运输经营业户（以下简称“经营业户”）是由从事道路运输经营以及道路运输相关业务的业户组成。道路运输经营项目包括道路旅客运输经营和道路货物运输经营，以及道路运输相关业务的站（场）经营、机动车维修经营、机动车驾驶员培训等。

道路运输管理档案（以下简称“运政档案”）是道路运输管理机构（以下简称“运管机构”）在履行道路运输管理职责过程中，直接形成的历史纪录。“直接形成”说明运政档案继承了资料的原始性，“历史纪录”说明运政档案在继承资料原始性的同时，也继承了资料的记录性，是再现以往道路运输管理真实面貌的原始文献。正因为运政档案继承了资料原始记录性，具有历史再现性，所以运政档案才具有凭证价值的重要属性。

可见，运政档案是研究制定促进道路运输业健康发展政策、法规、决策最重要、最真实的基础材料，也是道路运输管理行为责任追究的重要法律凭证。收集、整理、利用运政档案是运政档案管理的基本任务，也是道路运输日常管理不可忽视的重要工作之一。

运政档案有哪些类别？

运政档案主要包括经营业户档案、营运车辆档案、道路运输从业人员（以下简称“从业人员”）档案以及其他运政重要业务的专门档案。

经营业户档案，是运管机构为每个经营业户建立的档案，一户一档，主要内容包括：经营许可（/备案）申请材料，重要设施设备资料、实物图片、勘验记录、专家意见、审查结论、许可决定书或准予备案通知书、日常监管记录、违法经营案件文书、安全生产和服务质量事故记录、交通违章记录、社会舆论监督信息、年审记录和考核评定等级记录等内容。

营运车辆管理档案，是运管机构为经营业户投入运输车辆建立的档案，一车一档，主要内容包括：车主名称、经营许可证号、道路运输证号、经营项目、车牌号、厂牌型号、发动机号、车架号、载客座位（/货吨位）、车辆二级维护（/技术等级平定）报告、车辆年审情况等。

从业人员档案，是运管机构为每位从业人员建立的档案，一人一档，主要内容包括：从业资格考试申请材料，从业资格考试及从业资格证件记录，从业资格证件换发、补发、变更记录，违章、事故及诚信考核、继续教育记录等。

道路运输管理中，还有一些重要且相对独立的运政业务，需要建立专门的档案，用于全面记录相应业务开展情况，以便事后还原其真实面貌。这些专门业务档案的资料是事故调查、责任追究和司法诉讼必不可少的证据。比如，道路运输管理执法档案、道路运输企业安全生产档案等。

运政档案记录的是道路运输管理执法人员依法履行职责过程中产生的各种重要信息

运政档案的六大特色

道路运输行业具有“三多、二强、一大”的特点。“三多”是经营业户多、经营项目多、从业人员多；“二强”是营运车辆和人员的流动性强；“一大”是指安全生产压力大。道路运输行业的特殊性，使得运政档案除具有一般档案共有的属性和特点外，还有其自身的特点，主要表现在六个方面：

1．门类多。道路运输经营项目可细分为班线客运、旅游客运、出租客运、城市公交、普通货运、危险货运、大件货运、机动车维修、机动车检测、驾驶培训等，每种经营项目都有自身独特的属性，只有分门别类建立专门的档案，才便于管理和利用。

2．专指性。运政档案资料是围绕业户、车辆、从业人员产生的，一个业户，或一辆营运车辆，或一名从业人员的档案资料是不能割裂，不同业户，或车辆，或从业人员的档案资料更不能混淆，这就是运政档案的专指性。前文所述的“一户一档、一车一档、一人一档”就是这个道理。

为提高道路运政管理信息系统数据的真实性，迫切需要把档案管理规范和标准融合到道路运政管理信息系统中

3．专业性。道路旅客运输涉及人，道路货物运输涉及货物，危险货物运输涉及防爆、防辐射、防腐蚀等，机动车维修涉及内燃机、电子电工、计量等，机动车驾驶培训涉及技能教学，每一种道路运输经营项目都有自身专业特点，运政档案的专业性就是要求收集的档案资料必须反映经营项目的专业特征。

4．多样性。为了全面记录道路运输经营项目的面貌，真实反映其发展的历程，每一种经营项目会从不同方面和角度收集其特征的信息，比如业户投资金额、占地面积、车辆数、核载吨（座/）位、能源种类、资质等级等等，这些千差万别信息体现了运政档案的多样性。

5．动态性。运政档案是业户、营运车辆和从业人员信息的储存库，行业在发展，市场在运行，市场中的业户、营运车辆和从业人员的情况也在不断变化。因此，运政档案并不是一次整理之后就一劳永逸，而需要根据情况的变化不断增加新的内容、补充新的材料，只有经常性地进行续整，才能动态地反映档案主体的真实面貌。

6．协作性。营运车辆和从业人员的流动性是道路运输行业特点，经营业户业务开展到哪里，车和人就流到哪里；另外，经营业户不仅要接受运管机构的管理，还受到公安交警、工商、物价、税务等部门监管，同时也受到社会舆论的监督。因此，运政档案收集的信息，并不是全部来源于注册地运管机构，而是需要经营业户经营行为涉及到的所有运管机构，以及其它相关部门、媒体共同提供，只有相关机构、部门和媒体共同协作，才可能保证运政档案的全面性。

大数据时代运政档案如何管理与创新

运政档案记录的是道路运输管理执法人员依法履行职责过程中产生的各种重要信息，包括文字资料、音像资料等。档案资料收集工作细致而又繁琐，伴随在道路运输管理的每一个环节。细致是指档案信息产生于管理工作的每一个细节；繁琐是指档案信息内容繁杂、数量多、来源广。

随着道路运输行业高速发展，档案资料收集难度也越来越大，完全依靠人工收集资料、整理档案的管理模式已不能适应行业发展，亟待引入大数据、互联网、物联网及信息处理技术等现代科技手段，创新运政档案管理模式，提升管理效能，更好服务社会。

既要保证运政档案资料快速收集、整理、利用，又要保管好运政档案资料原件备查，那么就需要创建一套分布式运政档案管理新模式，在不改变原来档案资料存放地点情况下，通过逻辑关联的方式将它们关联成完整的档案卷宗，再应用大数据、互联网、物联网及信息处理技术，实现档案资料随到随整，实现运政档案实时动态管理。

分布式运政档案管理模式主要有三大特点：

1．制定新的统一的档案卷宗资料编码方案

为了消除运政档案卷宗资料分散存放的缺陷，既要让卷宗资料原件就近保存，又要使卷宗资料信息共享，那就需要制定一套新的运政档案卷宗资料编码方案，把每份卷宗资料原件存放的单位、部门、档案室、档案柜、档案柜内序号、卷号、卷内编号、内容类别及归档时间等信息，按照统一编码方案进行规范编号，保证档案卷宗资料编号成为档案卷宗资料原件唯一的身份标志，并与存放地点一一对应，即使这些卷宗资料在物理上分布在不同地方，也可以通过档案卷宗资料编号从逻辑上关联成一套完整的档案卷宗，并能方便地检索到每份卷宗资料原件的存放地点。

运政档案是研究制定促进道路运输业健康发展政策、法规、决策最重要、最真实的基础材料

2．档案卷宗资料原件内容就近及时信息化

档案卷宗资料信息化是档案分布式管理的另一个必要条件。这就要求在档案卷宗资料归档前，就近使用高拍仪、扫描仪、数码音像等设备或软件，将纸质或音像资料转化为数码文件存入数据库，为档案卷宗资料内容交流提供信息源。

3．建设融合档案管理规范和标准的道路运政管理信息系统

目前，全国大多数省份都建立了道路运政管理信息系统，实现了道路运政业务信息化管理，但这些系统录入的数据没有与资料原件挂钩，数据的原始性和记录性没有达到档案管理标准的要求。为提高道路运政管理信息系统数据的真实性，迫切需要把档案管理规范和标准融合到道路运政管理信息系统中，为此，应当将高拍仪、扫描仪、数码音像录制等运政档案卷宗资料收集设备前移至每个服务窗口、业务岗位，使业务办理的过程，就是档案卷宗资料收集过程。

融合了档案管理规范和标准的道路运政管理信息系统，主要新增了四个方面特点：一是，档案卷宗资料编号与原件存放地点存在一一对应关系，数据的真实性和记录性是可查验的；二是，可以通过大数据、互联网、物联网及信息处理技术，实现档案卷宗资料随到随整，保证运政业务办到哪一步，档案卷宗就整理到哪一步，实现运政档案实时动态管理；三是，不仅可以实现运管系统内部信息共享，还可以通过互联网技术与公安交警、工商、税务、物价和媒体等部门互联互通，进行数据交换，提高各部门之间协同水平和监管效率。四是，运政档案卷宗时刻处于完整状态，为档案利用提供了便利，使一些需要查阅档案才能办理的业务实现了随到随办。比如营运车辆年审、从业人员诚信考核等级评定等。

分布式运政档案管理模式，采取档案卷宗资料全网收集、分布保存、实时整理方式，不仅能提高运政档案管理效能，还能大幅提升运政服务品质。湖北省运管系统于2016年上线的新版《道路运政管理信息系统》，在运政业务与运政档案管理融合方面作了大胆实践，取得了良好的效果。现在正在实施并深受广大经营业户和从业人员欢迎的，省内营运车辆异地年审和从业资格证省内网上转籍、异地诚信考核等级评定等便民措施，就是分布式运政档案管理模式在道路运政管理信息系统中的良好应用。

由此可见，分布式运政档案管理模式是运政档案管理发展的新趋势，如果各省运管机构早日取得共识，实现全国互联互通，那么，广大经营业户和从业人员就会享受更多、更优质的运政服务。