企业档案电子化管理存在的问题及措施

童爱萍

【摘要】早在上世纪90年代，各个档案行政管理部门就在着手推广档案电子化管理，档案电子化管理在各个企业的渗入程度不尽相同，有些企业已做到名副其实的电子信息化管理，这种企业无论是在档案录入、档案保存、档案保密等方面都已完全做到电子化管理，但更多的企业只是做到了部分电子化管理，纸质归档还较为常见，这种不全面的档案电子化管理存在不少问题，企业档案电子信息化管理的全面落实任重道远。

【关键词】企业档案;电子化管理;问题;措施

一、当前我国企业档案电子化管理中出现的问题

（一）电子化管理影响档案的保密性。档案电子化管理的优势在于，它可以减少档案管理人员的数量，提高档案管理人员的工作速度和效率。但是，企业档案在电子化管理中同样存在不少的安全隐患。其中，电子化管理造成的企业档案保密性不足是重要的问题之一。电子化档案管理依靠的是电子信息技术的支撑，而随着信息技术的不断普及，越来越多的人掌握了这一门技术，这就给投机分子和不法分子以可乘之机。信息技术的共享性以及技术性容易让网络犯罪分子侵入企业档案管理的系统，从而窃取重要的档案资料和文件，这对于保证企业档案的隐私性和保密性十分不利。就这部分而言，传统的档案采用的是人工管理模式，纸质文件和资料的档案管理由人员专门看管，不容易被外人所截获。这一点看来，企业档案电子化管理的保密性并不如传统的档案管理。

（二）电子化管理影响档案的真实性。电子化档案管理的操作模式是将传统的纸质文件和资料以电子文件、电子图文等形式进行上传，然后保存于电脑硬盘之中。与传统的企业档案管理相比，传统的企业档案必须是原档案或者备份的档案，人们可以明显发现档案的来源真实与否，真实性较强。但是，电子文件本身就是利用电子信息技术将纸质文件转化为电子格式，人们在没有对比纸质档案文件和电子文件内容的前提下，根本无法保证其真实性和有效性。除此之外，企业将纸质档案文件上传电脑之后，部分不法分子很有可能将电子文件下载之后进行任意编辑和修改，以赢得更多的利益。这样不仅有可能造成企业的名誉受损，还会直接威胁到企业的经济利益，不利于企业的发展。

二、企业档案电子化管理的解决策略

（一）企业领导档案管理人员要重视电子化管理。把档案电子化作为百年大计的一项重要工作来抓。在2008年5月12日四川汶川大地震中，由于金融、保险企业实现了电子化管理，在震后，客户档案仍能在联网的系统中查到，从而避免了混乱和损失。反之，如果没有电子化的客户档案，那将是一件极为麻烦的事情。同样，企业档案也存在着面临火灾、水灾、地震等自然灾害的危险，同样需要保证文书档案技术档案的安全，所以，企业应当把实现电子化提升到有利于档案安全、有利于企业发展的高度来推进档案电子化的进程，不能再用传统的方法管理企业的档案。

（二）提高电子化档案管理的真实性和有效性。利用电子信息技术进行企业档案管理的目的是采用高科技手段来提高企业档案管理工作的质量和效率，为企业的发展提供更多的便利。但是企业档案电子化管理必须要建立在保证企业档案真实性和有效性的前提下。目前随着社会经济的发展和科学技术的普及，越来越多的人能够熟练掌握甚至精通计算机信息技术，给企业档案电子化管理带来了一定的安全隐患。不法分子可以利用计算机技术侵入企业的网络系统，篡改企业的档案信息，严重影响到企业档案的真实性和有效性。如何保证企业电子档案的真实性和有效性是企业档案电子化管理中的重要问题，也是企业档案电子化管理中的难点问题，要做好这方面工作，首先需要企业加强对企业档案电子化管理的信息技术支持，以技术性策略来加强对电子档案的管理，建构完善的电子化档案管理机制。其次，还要求政府能够出台相关的政策，加强对计算机的保护，约束网络不法分子的行为。最后，要求企业能够实行双轨制档案管理，即企业在实现电子化档案管理的同时，也不能放松对纸质档案的管理。这样可以保证企业电子档案被篡改或者流失后能够及时采取有效措施来进行弥补，保证电子档案文件的真实性和有效性。

（三）加大对企业电子化档案管理的投入。加大技术投入。企业档案电子化管理是以信息技术为支撑的，要保证企业档案电子化管理的工作质量和效率，防止企业电子档案受到网络不法分子的侵袭，目前企业电子档案管理，档案光盘需要每5年换刻一次，录音带需要定期倒带，袋子备份需异地保存。在扫描過程中，工作人员应具备一定的规范性和专业性，所以需要对档案人员进行日常专业知识培训，规范操作实练。电子化档案管理需要科技投入，通过不断引进先进的科学技术来保证档案管理的工作质量。例如，企业需要引进国际上先进的防火墙技术和保密技术，加强对企业电子档案的安全保护。企业还需要适时更新档案管理的硬件和软件，防止因为技术设备过于落后给不法分子以可乘之机。加大人才投入，企业档案电子化管理必须要求企业加强对电子档案管理的人才队伍建设，培养更多的专业技术人才。此外，企业档案电子化管理工作还要求管理部门能够根据电子档案管理工作的特征，为档案管理部门合理设置岗位和人员，每个岗位安排一至两个员工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促进企业电子档案管理的有序发展。

（四）加强电子化档案信息的安全保密工作。应用计算机管理电子档案必须有足够强的安全保密措施。第一，电子档案应同传统纸质档案一样设置不同的密级，并按密级的不同，分别存储到不同的数据库。第二，要建立不同级别的网络分段，对特定网络的服务采取访问控制手段，通常把内部用户设置在受限网段，内外分离以减少被外部攻击的机率。第三，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。第四，要不断完善管理制度，实行专机专用，专人管理，确保涉密计算机的唯一性。

（五）遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。仅凭经验管理档案的方法，虽然也很有成效，但通用性不好，无法让更多的人高效率地使用，必须淘汰。采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准（制度）的制定需要耗费巨大的人力、物力。例如档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。因此，档案管理和利用、档案管理信息化的立“法”工作要加强完善，这是档案管理健康发展的根本保证。

三、结论

综上所述，新形势下企业在电子化档案管理过程中还存在不少问题，要解决这些问题，提高企业档案电子化管理的工作质量和效益必须要求企业能够提高电子化档案管理的真实性和有效性，加大对企业电子化档案管理的投入，并做好电子档案文件保管工作。

【参考文献】

[1]李莉.企业档案电子化管理存在的问题及对策[J].管理天地，2017（17）：179-180.

[2]肖瑞婷.企业档案电子化管理存在的问题及对策研究[J].网络化·电子化·数字化，2017（09）：149.