浅谈如何写好会议纪要

樊正茂 柴强

【摘要】在政府机关或企业，除办公室部门或专职秘书外，撰写会议纪要也是很多职场新人面临的工作之一。撰写方法与单位的会议文化、组织机构、工作效率、人员层级、领导偏好等因素密切相关，非常考验人的基本素养、文字能力和情商。因此，会议纪要是体现个人文字能力、逻辑思维、领悟技巧最直接的方式，把这项工作做好，能够传递很多信息。

【關键词】纪要;公文写作;会议纪要

纪要是适用于记载会议主要情况和议定事项的公文文种。根据会议的宗旨和要求，准确反映会议的主要内容、指导思想、主要结论等，应用广泛，作用突出。各级党政机关和企事业单位召开会议时经常使用。尤其是在企业中，纪要更注重议定事项的落实结果，是企业管理过程中很重要的管理措施和方法。根据会议类型不同，纪要的写法也稍有区别。纪要可以作为向上级机关汇报之用，也可以作为文件向有关单位或下级分发。因此，会议纪要可以传递信息、交流经验;也可以作为与会单位或下级部门解决问题、指导工作的依据，有一定的约束力。

一、纪要的特点

（一）内容的纪实性。会议纪要必须忠于会议，如实地反映会议基本情况，传达会议议定的事项和形成的决议。撰写者不能对会议内容进行评论，不能离开会议实际搞再创作，不能人为深化。更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。纪要的纪实性特点，使得它具有凭证作用和资料文献价值。

（二）表达的概括性。纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来，它要有所综合，有所概括，有所选择，有所强调。对会议讨论的问题要点加以归纳整理，反映与会者的共同认识和意见。

（三）称谓的特殊性。一般采用客观叙述（用第三人称叙述）的方式，常以“会议”作为表述主体，如“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议号召”等。

（四）作用的指导性。会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。一经下发，将产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。它要求与会单位和相关部门依据纪要展开工作，落实会议的议定事项。

（五）发布的局限性。纪要是记载会议情况和议定事项的内部文件，可以印发参会单位和其他单位，不需要向社会公开。同时，纪要不能代替有关行政执法文书或文件，不直接作为行政管理的依据。

二、纪要的基本结构

（一）标题。标题的拟制方法可以由会议名称、文种组成，如《××××会议纪要》。也可以由会议主持单位、会议名称、文种组成，如《××市人民政府第×次常务会议纪要》。

（二）正文。正文包括开头和主体。开头概述会议的概况，包括召开会议的背景、原因、目的、过程、时间、地点、人员、规模、议题、中心、主要成果等。要写得简明扼要，高度概括。主体主要包括会议的主要内容、会议决定的主要事项，会议取得的成果，提出今后的任务、完成任务的措施和办法、贯彻会议的要求等。

三、写好纪要的要求

（一）会议前。1.明确会议目的。专题会议：通过会议纪要将会议重要事项会知涉及部门或报送更高级别领导，使其了解本次会议的内容、决议，尤其让领导审批或拍板。这种会议一般为了协调某些跨多部门的重大事项，目的性强，会议纪要能传递的信息非常关键，所以事先就要了解会议召开的目的是什么、最主要的是想通过会议传递什么信息、确定什么事情，然后在纪要中突出。例行会议：通过会议纪要明确近期需落实事项，统一思想、传递任务、碰撞火花，敦促参会人员执行相关事宜。所以要事先对任务事项有所了解，会议中专注于捕捉主要事项及负责人员，将相关项目或事项、时间限制、相关负责人清晰列明。2.做好会议准备。掌握会议议程及材料信息：必要时必须通过内部OA平台或邮件等方式收集会议议题及会议相关材料，提前熟悉相关内容，为后续起草会议纪要提供便利。掌握参会人员信息：提前了解参加会议人员信息，掌握会议发言代表及发言顺序。

（二）会议中。1.务必录音。一是起草纪要时方便重听并准确领悟与会人员表达的观点。二是将会议过程存档，有备无患。2.做好记录。在了解会议的目的、议程的基础上，腾出更多精力做好会议原始记录。严格按会议的实际进程，详细记录开会的情况和每位发言人的发言，保证会议记录的完整客观。如果时间不充裕，在记录的基础上，根据会议的宗旨，快速分析整理，去除发言枝叶和重复内容，取其要点。务必理清会议发言人员的思路和逻辑，抓住会议主持人最后做的会议总结及要点。

（三）会议后。1.选择纪要格式。了解是否有专用的会议纪要格式和模板，或相关文书格式要求。2.明确会议纪要阅读对象。列明会议要素（会议时间、会议地点、会议主持、参会人员、出席或列席人员）。3.纪要起草完成后应由相关人员会签确认，并由相关负责人签发，同时明确发放范围。

四、纪要写作技巧

（一）忠于会议，突出主题。1.纪要固然要概括、提炼，但不能离开会议讨论情况，另搞一套，自说自话。要如实反映会议精神，不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。会议讨论是什么样就是什么样，不能南辕北辙。做到会议上有的不能少，会议上没有的不能多。要忠实地反映会议情况，如实地体现会议的决策、决定和管理者的思想、意图。2.要抓住会议集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。同时，在会议讨论中可能会产生不同意见，不能把这些意见都纳入纪要，应根据会议宗旨，综合分析并采用最终结论或集中反映多数人的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”“会议讨论了”“会议研究了”“会议认为”“会议决定”等提法，集中概括，简明扼要。

（二）讲究用词，客观表述。1.用词要准确化。按照纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”“会议考虑”等。下发的纪要，则可用“会议决定”“会议要求”“会议强调”“会议号召”等。纪要用语要简练，用词要精当，不能写得繁琐冗长，不能用“大概”“可能”等不精确的词语。

2.结构要条理化。在会议记录基础上，围绕会议议定事项，逐一分类、分层、分序地加以分析归纳，总结提炼。分类，就是对会议议定事项分出相应的类别，按照此类别的规范、标准、要求来描述;分层，就是对同一事项描述要分清轻重、主次、大小关系;分序，就是对不同但具有一定联系的事项要分清先后，對同类但有明确次序关系的事项要按次序描述。3.内容要客观化。要仔细分析与会人员发表的意见，正确反映会议研究决策的结果。对会议讨论的意见，尽力给予理论概括，提纲挈领。一般应按会议的宗旨和主要管理者的最终意见来归纳整理。不能脱离会议实际，搞虚假的“粉饰”和“拔高”。除了学术性、报道性的纪要，有分歧的意见一般不写在纪要中。

（三）勤思多想，准确延伸。1.在会议结束后和动笔起草纪要前，要把会场情况、会议议题、对每个议题的讨论意见仔细回忆一下，准确领会会议精神。在对基本材料进行整理、取舍的基础上，进行精心的构思，梳理出纪要的基本框架结构，列出各部分的简要写作提纲，并将会议进行中的新情况，及时列入有关提纲内。在构思、酝酿成熟之后，再进行起草。2.会议讨论过程中存在即席发言，发言的条理性、逻辑性以及思考深度存在一定局限。在起草纪要和修订初稿时，要善于顺着管理者的思维进行延伸思考，把主要领导想表达的意思充分完善。遵循“理解领导意图，把握领导风格”和“来源于记录但高于记录，服从但不完全听从主要领导发言意见”的指导思想来做最后的升华。3.尽管会议确定部分结论，但要从整个会议的主题、议定事项的内涵、事情的变化和纪要产生的影响等角度综合分析，适当调整，总结提升。只要不超出会议原貌范畴，不仅是可以的，也是必要的。这与忠于会议的要求并不冲突。固守会议的原始面貌是会议记录，而进行必要的归纳、加工之后才是会议纪要。

五、写好纪要还应注意的几个问题

（一）持续提升综合技能和素质。1.注重知识学习、积累和勤练笔、多实践。一方面要加强对公文处理专业技能的掌握，系统学习应用写作知识，提升公文写作水平。另一方面自觉地涉猎如语言学、文字学、逻辑学、历史学、哲学等领域的知识，增强文化底蕴，提升综合素质。同时，要养成“本不离身，笔不离手，多听多写”的良好工作习惯，加强文字功底的积累和思想观点的积累。2.会议记录是产生纪要的基础，也是整理纪要的原始性主要素材之一。只有认真做好会议记录，才有利于纪要的整理，并保证纪要的质量。因此，在记录会议信息上下工夫，提高书写速度、准确度，或是借助现代录音设施，会后整理记录，确保会议原始材料完整、客观、全面、准确。例如，在企业中，相关会议类别已作出明确划分，可以根据会议制度梳理制定并形成一套会议纪要标准和规范格式，提高工作效率。

（二）准确掌握关联信息和动态。1.结合工作实际，重视相关信息的收集。例如，在高校里，就需要对教育有一定的了解;在金融行业，需要具备一定的经济知识;在事业单位里，多收集学习相关的国家、区域宏观政策、法规等动态信息;在企业里，注重收集积累与企业生产经营、行业管理、专业技术以及企业内各部门生产、销售、安全、技术、管理等要素信息。对所在单位或企业形成立体式了解和全方位认识，写起东西就会得心应手。2.完整表达会议思想，确保纪要实用。前期要充分了解会议召开的背景、意义、作用，掌握具体要求、标准、规范。不同背景下召开的会议，其意义、作用、要求、标准、规范不同，相应的写法也有区别。有时会议议定的一些涉及多个部门的复杂事项，就需要统筹考虑，兼顾各方，确保信息表述的一致，责任主次分明，否则影响纪要的执行效果，事倍功半。

（三）不断总结撰写技巧和方法。1.牢记“走进事内”

“站在事外”。“走进事内”是指会前掌握会议材料，对重点事项心中有数;会中认真详细记录，确保完整性和客观性;会后趁热打铁，尽快整理纪要。“站在事外”是指要站在局外人的角度，让那些没有参加会议甚至是不了解情况的人一看纪要就明白要干什么，怎么干，确保纪要有指导性和可操作性。2.突出“精、简、实、准”。文字要简明扼要，每段间、每句间、每层间的逻辑关系、关联程度要紧密。一般在会议结束时，主持人会进行总结性讲话，对需决定的事项进行“拍板”，这是写入会议纪要的最好材料，也是最需要抓住的“纲”。

六、结论

综上所述，纪要的质量，与整个单位内部管理运行的效率与水平息息相关。而纪要的撰写者，一定程度上也是会议决策的参与者，需要具备极高的创造力、决策力和敏锐的洞察力。这些能力并不能一蹴而就，需要通过长期的工作、学习中不断积累、总结、提升。因此，要培养自身的全方位复合能力，做好领导的助手和参谋，为各项工作开展提供正确的引导与支持。

【参考文献】

[1]王益峰.企事业单位公文写作 讲稿撰写 活动策划[M].人民邮电出版社，2016.

[2]张晋峰.中国秘书专业资格证书教程[M]，中国人民大学出版社，2015.