财务共享服务中心应付账款流程浅析

史春

摘 要：财务共享理念的引入是在在我国企业间的竞争日渐加剧的大背景下，为了减少机构的重复与冗余而产生并不断发展和完善的，在共享财务的理念被越来越多的集团公司接纳并采用的进程中，我们对于财务和会计的定义一遍一遍被重塑，财务-业务的概念由此产生，对于标准化，规范化，重复性的程度较高的财务业务被慢慢的归集到共享中心的“会计工厂”来，通过不断的流程优化，重复的，非增值业务被不断的消除，为企业带了好处，财务运营成本大大的降低。应付账款的流程是共享中心业务流程中重要的组成部分，对于实现企业集团公司各种资金的最有效管理有着极大作用，但是随着共享中心的应付账款集约化程度的提高，越来越多的问题也暴露出来，付款流程越来越长，各个子，分公司的流程互相干扰等等，各个集团公司花费了大量的人力物力疲于应付各种各样接踵而至的问题，如何找到这些问题的解决办法摆在很多的共享财务中心的管理者面前。本文以西门子的共享中心应付账款流程为例，具体阐述了该流程面临的问题，并分析和探讨了其产生的具体原因，具体阐述了如何在现代科技的帮助下再造应付账款流程，有针对性的解决当前的流程中遇到的瓶颈。

关键词：财务共享；应付账款；流程优化

鉴于应付账款是共享中心流程中重要的组成部分，对于提高集团公司的资金运作效率举足轻重，不仅如此，应付账款的管理关乎整个集团的生产流程，公司的声誉，高科技的发展给应付账款的流程再造带来了机遇也带来了挑战，如何通过流程的再造与改进，克服当前流程的问题，提高工作的效率是我们当前亟待解决的问题，本文以西门子共享中心应付账款流程为例，给出了一些建议。

一、财务共享服务中心应付账款流程的相关理论

（1）财务共享服务中心应付账款的概述

财务共享服务中心（Financial Shared Service Center，简称FSSC）作为一种新的财务管理模式正在许多跨国公司和国内大型集团公司中兴起与推广。财务共享服务中心是企业集中式管理模式在财务管理上的最新应用，其目的在于通过一种有效的运作模式来解决大型集团公司财务职能建设中的重复投入和效率低下的弊端。当前的财务共享服务中心主要是通过在对集团内下属子，分公司相同业务类型的技术和流程的有效整合，实现公司内部流程标准化和集约化的一种手段，可有效地降低财务信息取得成本，提高财务信息质量，整合财务运作，再造企业管理流程。

应付账款是指企业应支付但尚未支付的货款，服务费，佣金等，是会计科目的一种，用以核算企业因购买材料、商品和接受劳务供应等经营活动应支付的款项。通常是指因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务，这是买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生的负债。

（2）财务共享服务中心应付账款管理的特点和重要性

应付账款是企业的一把“双刃剑”，既能对企业产生积极作用，也能给企业带来消极影响。应付账款具有资金成本低，风险小的特点，如果能善加利用将会给企业带来效益，但同时，如果对其管理不善，则会带来供货不及时，承担延期付款利息，严重时甚至会影响到企业的声誉。

对于共享中心来说，应付账款流程是其重要的组成部分，因其标准化程度较高，共享中心的规模效益可以有助于集团实现成本的节约，也正是基于此，应付账款流程在共享中心的集约是最早实现的。不仅如此，应付账款是随着企业原材料的采购，产品的生产，销售等环节实现资金流转，对企业从生产到销售的整个流程的运作也是十分重要的。应付账款流程中每一个循环中营运资本在现金和实物间转换，而且数量很大，这就构成了管理人员大量的日常工作，财务管理人员的大部分活动是营运资本的管理。因此，对应付账款流程的掌控和优化对共享中心来说至关重要。

二、财务共享服务中心应付账款流程中存在的问题

西门子共享财务中心成立于2012年，当前分为总账，费用报销，应收账款，应付账款和资产管理五个部分。应付账款流程是随着物料的集中采购的实现，逐步集中到财务共享中心的。由于西门子各个管理职能机构和各个下属合资厂的采购范围涉及很广，包括生产用直接物料的采购，也包括除生产之外的，间接物料的采购，涵盖包括公司展会，宣传活动，固定资产折旧采购等等货物或服务的采购，应付账款流程涉及多个部门的相互配合，是公司财务共享模式下的管理重点。

现有的应付账款流程运营年以来，能够在一定程度上保证西门子管理总部，以及各个合资厂应付账款管理的有效性，强化了总部对于各分支机构的集中化管理和监督，但也出现了很多问题导致了任务发票一直滞留在任务池中，无法实现付款，多次出现了断货和供应商投诉的现象，使西门子的信誉受损。整个流程中存在的问题主要表现在以下几方面：

（1）各个独立的收票中心的建立导致了发票邮寄的混乱

因为历史原因，税务认证的原因，目前西门子每个合资厂和总部都建有独立的发票中心，但因为经常会出现一个供应商给多个合资厂供货的情况，所以会出现发票供应商寄错发票的情况，发票在互相补寄的过程中不仅会面临发票丢失的风险，同时存在传递成本较高、传递时间较长等问题。

（2）系统收货存在随意性

公司库管人员在验收货物时存在“张冠李戴”现象，将同一工厂内不同分部的货物交互入库，并在系统中对错误的采购订单做了收货，导致财务收到发票后无法对应正确的收货信息，虽然材料总量不变，但对后手环节造成不良影响，如采购细目核对不清，财务结算难以挂账等。此外，部分工程师检查时流于形式，出现了未仔细核对货物的品质而直接在系統中做收货的情况，更有甚者，对于一些间接物料的采购，一些业务部门还出现了为了人工调节部门的损益表而做假收货的违规行为。

（3）大量待处理的堆积在发票任务池中

财务部门在收到发票做发票校验时，无法完成采购订单，收货信息与发票信息的三方匹配，进而无法实现付款。整个供应链条上各个角色对发票滞留付款，产品欠货的的情况相互推卸责任，互相推诿，损害了公司的社会形象。

三、财务共享服务中心应付账款流程存在问题的原因分析

（1） 集团公司下属子分公司开票名称类似

发票的邮寄错误地址的问题由来已久，虽然我们也采取了很多方式，诸如给供应商培训，给采购人员做培训，在采购订单下方备注发票邮寄的信息，但这些不惧约束力量的软性控制效果都不理想，究其原因，是因为西门子的下属合资厂公司名称太相近，同属于一个集团公司下设很多分公司，尤其是由同一家供应商给多家西门子下设公司提供货物的，这种错寄发票的情况就更多，再加之一些供应商自身管理水平有限，也导致了这种情况的屡禁不止。

（2） 缺乏对系统收货环节的制约和把控

西门子对于收货环节的把控一直以来都不是太理想，无论是由库房管理人员收货的直接物料，或是由申请人直接做系统收货的间接物料采购，对收货人员绩效考核的没有统一的标准，机制缺失是造成当前延迟收货，乱收货，甚至假收货现象的原因。

（3）机构设置，绩效考核标准的设置等问题导致了大量待处理发票滞留任务池

发票滞留在任务池中的问题是我们共享服务中心应付账款流程中的一个大问题，给我们的工作造成了非常大的困扰，一直以来，我们花费了大量的人力，物力和时间，寻求各种解决思路，但效果一直都不明显，总结起来，造成发票在待付款池中滞留的原因主要有：组织机构设置问题是造成发票滞留的根本原因；当前简单的运用KPI来衡量个人绩效太具有局限性，缺乏多角度，多方位的流程控制手段；供应商信息系统不健全以及对供应商输入信息质量低；对采购订单流程中审批人的职责缺乏约束机制。

（4）共享服务中心人员流动太大，知识得不到延续

从采购订单到最后付款的业务链条上各个职能的人员高度细化分工，操作流程也不断标准化，对员工的业务水平，知识储备，分析问题，处理疑难问题的能力要求越来越低，这就为进一步招收薪资水平更低的员工提供了可能性，就西门子的共享中心来说，为进一步追求降低成本，2016年，共享中心营运部从北京总部搬到了整体薪资水平更低的苏州，原来有经验的员工逐步被新进的员工替代，然而，经验的累积其实就是时间的积累，由于培训的力度不够，也加之员工的激进式换血，青黄不接情况严重，无法实现老带新的渐进式改革模式，新员工无法实现快速抓住问题的症结，发票的滞留无法得到快速处理，造成付款的延误，不仅收到了很多供应商的投诉，西门子内部客户满意度也陡然下降。在发票集中入账的高峰时段，更是加重了员工的简单机械的重复工作，员工看不到职业发展的希望，自身专业技能也得不到提升，所以就造成了很高的员工离职率，这也进一步加剧了共享中心服务质量的下降。

四、财务共享服务中心应付账款流程问题的改善对策

随着ERP系统的不断升级完善，ERP的信息整合性、弹性、集中的数据储存、便利性、增强企业管理绩效，系统的不断自动化，电子化等现代科技的发展为进一步优化和改造现有的应付账款流程提供了可能，我们也应该力求在通过不断的完善和改造ERP系统，实现流程的再造和进一步自动化。

（1） 建立集团公司发票扫描中心

对于频繁的出现发票寄错地址的情况，我们可以建立一个发票的扫描中心，利用现代影像管理系统、集中处理所有发票，利用现代影像技术帮助共享中心实现了发票的统一收集，避免了发票的错寄，节约了发票往复邮寄的费用和时间，不仅如此，所有发票的信息完全实现了电子存档，为发票信息的透明化和进一步共享提供了数据保障，也为进一步实现发票校验自动化提供了可能性。

（2） 在共享中心建立统一系统收货流程

对于收货随意性的问题，通过对库管人员或者收货人员的培训和教育等软约束的手段完全不能限制乱收货情况的发生，我们需要转换思路，通过流程再造的手段寻求创新的解决方法，可以利用供应商的管理平台来提高我们的收货质量。从整个公司层面来说，把所有收货操作统一收归共享中心，然后与供应商的配合遵守集中收货流程。这一机制建立的基础是来源于共同的利益绑定，有效的促进了双方的积极配合，收货越是及时，供应商越是能尽早的回款，同时也满足了西门子对于收货绩效的控制。集中收货流程的建立一方面收货证明上送货地址和仓库编号等明确的信息标识可以避免张冠李戴的收货现象的出现，另一方面，由于收货是由独立于业务部门的共享中心完成的，由没有利益牵扯的部门完成收货可以在很大的程度上避免了其利用采购订单假收货来调节成本费用等舞弊行为的发生，实现了对这一环节的控制。

（3） 组织机构设置优化，业绩评价指标的重新设计等是解决发票滞留问题的关键点

发票滞留的问题一直是应付账款流程很大的困扰，针对于产生这一问题的成因我们提出如下几点解决方案：

1.组织机构重新规划。机构的建设是实现流程优化的基石，各自为政的两个孤立的信息岛是无法实现有效的配合的，整个应付账款的业务链从采购订单到付款，各个操作环节都相互衔接，上一级的任务输出构成了下一级的任务输入，而各个环节任务的操作时间和操作质量与该环节输入任务的质量息息相关。因此，改革的策略应该是把原来相互孤立的分属于两个部门的同属于应付账款流程的3个职能部门划归到统一组织下。

2.关键业绩评价指标的重新设计。可以通过相互的质量校验来实现互相制约，互相监督和矫正的效果，以期实现整体服务质量的提升。建立供应商的优选机制和流程规范供应商的选择，以及进一步优化整合，建立健全供应商的信息系统库，加强供应商的管理，优化供应商信息的建立，维护，信息变更，锁定与解锁等流程，对于减少拒付发票的堆积也是至关重要的。

3.建立相关责任人的审批约束机制。从西门子的审批流程上不难看出，造成发票付款滞留的两个原因，错误的会计科目以及税号，就在商务人员的审批范围内，因此可以建立起商务对于采购订单审批的约束机制，通过KPI的绩效考核增加对商务人员审批的约束，以此来提高采购订单的质量。

（4） 营造良好的文化环境，设置有效的员工激励机制

任何一个流程的有效运行，无论其设计的有多合理，多优化都离不开每个员工的贡献，只有高素质的，相对稳定的人员构成才能真是实现流程的优化。对于共享财务中心来说，工作细分化程度不断提高，标准化程度也在的不断提高，每个员工的工作变得越来越单一，重复性强，这就造成了大量人员流失。

五、总结

对于共享中心的应付账款流程来说，现代科技的发展让我们从简单的流程中每个环节的单纯的效率的提高，逐步转化到颠覆性的流程创新，因此，我们要进一步转化固有的思维模式，在现代科技的帮助下不断的更新再造现有流程，不断的提高其数字化自动化的水平，升级我们的服务水平。当然任何一个流程的有效运行，无论从其开始的设计，到后期的不断完善，到升级换代都离不开人，这一根本要素，因此加强对员工的人文关怀，保持共享中心的员工的高素质水平才是让这流程保持活力和高竞争能力的内生动力。同时，科技的进步助推了共享财务中心的进一步优化和发展，很多的企业开始引入人工智能技术替代当前的单纯靠人来完成的简单重复的劳动，这也为我们进一步优化应付账款流程提供了更廣阔的思考空间，相信在未来的一段时间，机器人理念的引入会带来应付账款流程更加颠覆性的变革。

参考文献

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