提升档案管理效率和档案管理质量的措施探究

王岩

[摘要]档案管理是现代化国家民生建设的重点内容，也是基层工作的重點和管理的必要所在。档案管理既要依据国家法律规章执行，又要充分地了解基层工作的需求和业务发展方向。因此如何提升档案管理的效率和质量是工作过程中的重点，也是执行整体计划的基础和依据。当前的档案管理和建设中由于新旧交替以及信息平台的各种原因，产生了很多疏漏和不足，想要形成高效稳定的档案管理工作流程还需要进行关键问题的针对性措施调整，从而改变现有的不足和滞后。

[关键词]档案管理;效率;质量;措施

一、提高档案管理效率和质量的重要性

档案管理在基层工作中具有重要的意义，从整体的工作环境和状况，到新时期的工作要求和民生发展需求都是不可或缺的条件因素。在现实的档案管理和工作信息中，工作人员的档案管理和工作环节都具有可塑性，其中的工作重点依然是抓住档案管理质量。根据工作信息标准和服务管理的内容应该强化工作质量以及提升工作效率。这样便能够在实际工作中形成有条不紊的工作秩序，整合人才，形成有利的建设性依据，巩固档案管理工作的水平和人才的应用。

二、阻碍档案管理工作效率和质量的原因

（一）档案管理的标准规范问题

在档案管理工作中，进行多方位的工作体制运转，形成了各种保障制度的调整，但是在实际工作过程中会出现很多标准化制度匮乏。如缺少严格的档案销毁机制，并且在执行过程中，交接工作也尚未得到有效的误差改良。很多档案管理人员在工作过程中没有实现标准规范的渗透，也在工作执行方面出现了滞后和疏漏问题。档案规范执行标准不完善，形成了很多潜在的问题，严重影响档案后续管理以及工作细节的核对，也是规章体系和资金管理等方面的重要隐患。

（二）档案管理的人才配置问题

当前的档案管理需要多方位人才。在专职的档案人员信访和调查过程中，了解到了兼职比重较多，全职和公益性岗位劳动量大，在职挂名的现象还屡禁不止。人员无论从管理上还是专业水平上都成为主要问题。各种不良因素导致基层档案管理工作效率下降，并且缺乏标准的培训机制。部分工作的法律意识淡漠，并且对档案管理机制和工作流程不够熟练，严重影响档案管理的工作水平和技术性标准。根据档案工作的重点，应该强化人才管理和培养，这样才能从根本上解决工作疏漏和人才流失的问题。

（三）档案管理工作中的硬件保障问题

在档案管理工作中，很多工作效率低下以及工作质量问题是由于硬件保障不足造成的。现代化建设中，应该强化硬件的规范化和普及。尤其在档案管理应用中，更应该加强基础硬件以及标准化硬件的配备，必要时更应该对相关的高端硬件进行申请和配置。当前档案管理工作环境中，关于消防设备、档案室的电子化设备以及管理的信息化流转硬件标准很多都缺失。在信息化建设中已经缺乏了重点偏离。也失去了档案管理工作中的硬件保障标准和管理作用。

（四）档案管理工作中的责任管理问题

在档案管理工作中应该强化管理体系的应用，形成在工作中的高效对接。而在实际工作过程中，需要更多的管理体系运转，而这种运转过程中需要进行档案制度管理，基于管理效率和运转机制的偏差会出现业务部门对管理机制干涉问题，也没有及时的按照规范处理。很多情况下形成了责任分配不均和责任模糊问题。目前，还存在很多档案管理不足以及效率低下等问题，剖析这些问题的主要原因，有责任管理分配问题的重要因素，责任管理的改良迫在眉睫。

三、提升档案管理效率和质量的有效措施

（一）强化档案管理的标准规范

在档案管理的日常工作中，需要对标准规范进行强制性执行，只有这样才能够真正捋顺工作一体化和标准化。从细节出发，带动管理工作的重点以及工作中遇到的重要难题。形成有力的意识流管理，并且对管理中的问题进行细化和分解。找到问题的根据，进行全面富有建设性意义的组织与互动。工作人员需要在这个问题中进行及时的沟通以及主动的工作任务互助。依据实际工作中的内容对档案管理的标准进行有效规范。其一，要争取上级领导以及相关部门的同意和引导，并且得到有力的支持和保护。完善档案的报送规范，并且在进行业务交流的过程中实现及时回馈，对工作中的及时问题予以充分的调度，并且能够形成完善的修订流程。其二，认真地执行档案管理的实际工作需求，根据工作体制进行业务流程运转。强化关于社保、医疗、基金等具体的工作内容认定，并且对相关业务进行具体化落实。其三，落实全面有效的经验积累，并且进行典型示范以及强化推广，对于档案管理中的工作态度以及工作能力问题进行有效的调整，并且对出色的工作人员进行奖励，完善档案管理标准规范的不足与疏漏之处。

（二）充分培养档案管理人才

无论在任何工作岗位中，人才的重要性都是不言而喻的。根据当前的工作趋势以及政务管理的方向，应该对现有的档案管理人员进行标准化培养，依据国家的建设人才标准和规范制度，形成对档案管理人员水平的衡量机制。运用现有的制度和人才在实际工作中的建设标准，进行有效的社区档案规范以及工作中的制度化要求。其一，在提升档案管理和工作进程中，形成政务和社区规范化人员到位。运用人员的实际工作内容以及工作中的经验进行强有力的政治化思想约束和人才培训的思想教育。在人才培养过程中，应该重视人才培养的机制性建设，根据档案管理的工作重点以及建设需求完成档案管理人才的岗位认定，形成真正意义的在岗就职和认真的工作态度，以此强化人才的岗位意识。其二，具体落实到部门工作单位，对于档案人员的工作过程以及工作的细节进行具体检测，运用监督机制形成业绩培养标准和具体任务，并且从上级部门规范具体的辅助性指导措施。其三，强化档案管理的交流空间，并且按照重要的示范标准，形成主要培训机制和运作的方法。根据人才的具体需求完成培训重点。最后要落实管理人员社群布置，形成成熟高效的业务工作流程，对人员进行培养示范。

（三）巩固保障工作重点

在档案管理工作中，应该强化硬件的应用，并且对硬件规格及时更新。对于新时期的工作需求很多管理内容已经形成了具有现代化高技术水平。应该形成共管应用，并且落实到基层工作之中去。对于档案管理中的主要内容应该强化保障工作的具体要求，落实到位，应用其中。其一，认真地对待基层社区管理，形成人员的经济治理和人才的交互。将主要的人性化管理和关怀落实到档案管理之中。运用各个部门的工作建设以及基础问题进行规划和建设。其二，强化档案管理的人才基础以及民政等部门的工作。针对专业内容进行档案管理方面的必要性指导。运用社区资源以及合作档案管理工作的主要任务进行信息化应用以及档案内容的系统完善。从专业的角度进行真正意义的现代化档案管理保障。其三，进行资源整合，运用综合性档案管理任务，针对社区信息和档案管理的主要规范形成工作的集结，全面落实电信化网络化管理。其四，形成城市化空间共享，针对工作内容执行高端化和标准化的条件提升工作水平和质量，从根本上巩固保障工作重点。

（四）严格执行责任制度

很多工作任务的完成依赖于严格的责任制度。无论是行政部门还是事业单位，都应该履行这个规范和习惯。根据档案工作的性质以及工作习惯，应该强化档案管理的责任制度，并且对基层工作重点进行积累和完善，形成工作的监督，运用明确的档案管理工作重点，严格执行责任制度。只有强化责任制度，具体工作内容落实到个人头上，才能够真正意义上实现高效的工作和任务管理。其一，明确档案管理相关工作的领导责任，从头抓起，要提升集体的工作水平，首先要从领导入员人手，领导入员不仅要从基层把握好监督工作环节，更应该从自身做起，强化管理并且调控好整体的工作布局和任务分配。其二，营造优良的工作环境并且进行维护。良好的工作环境有利于提升工作人员的积极性和工作的信息，在此基础上强化工作人员的执行力度，并且扩大宣传。以法律法规为主要的依据，实现正确的管理宣传。其三，强化档案管理的人才拷贝，根据业务需求形成有效的测评和人才培养。提升業务水平并且做到具体化以及合理的资源分配。严格执行责任制度是高效完成档案工作的具体体现，也是提升整体工作质量的重要依据。

结语

本文从整体出发，了解了当前档案管理工作中的效率和质量的重要性。从宏观上能够适应工作机制的调整，并且根据业务的范畴以及工作的精细化程度对人员以及管理体制进行整体调整。从大方向出发，对档案管理工作进行监督，也完善硬件保障，规范档案管理的水平。解决实际问题，并针对主要的人性化需求进行建设性规划，形成有力的改良趋势，从而适应新时期的社会需求和公益建设标准。运用档案管理的新理念和技术的需求性，针对业务操作重点，进行基础落实和现代化科技的有效应用，形成建设性措施的新型指标。

参考文献：

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[2]吴梦甜，任黎曼.科技档案管理质量的提升措施分析[J]办公室业务，2017（19）：98.