浅析我国人事档案信息服务网络管理机制

李星月

摘 要：网络建成初期可由人才服务机构来运作，从提供免费试用开始，待形成一定规模效应时可考虑提供有偿服务，逐步发展成市场化运作。这样做可以充分发挥人才服务机构的职能优势和品牌效应，便于同有关部门开展联合征信，丰富人才公共服务内容。

关键词：人事档案；信息服务网络管理机制；策略

国家人事档案信息服务网络在纵向涉及国家级、省级、人才服务机构三级管理，所以，首先要树立全国“一盘棋”的思想，特别是我国人事部与劳动和社会保障部已经合并为人力资源和社会保障部，这样的统一领导使国家人事档案信息服务网络建设不仅有了体制保障，也更有了可操作性。通过网络这种现代化手段开展人事档案信息服务工作，是一项崭新的业务，必须要在管理模式、运行机制方面进行认真的探索。

1 指导思想

1.1 信息化

所谓“信息化”，就是建立人事档案信息数据库，由纸质型档案向数字化档案转变，对人事档案进行电脑化、集约化、动态化管理。可以把档案中人员按照年龄、学历、专业、职称、职务等进行分门别类，编制成不同的检索工具，把每个人的基础信息制成电子文件，并加强技术处理以达到保密目的，通过全国联网使人事档案信息的查阅、利用、更新方便快捷，在全国范围内实现资源共享。出于管理的需要，对于每份人事档案应设置电子档号，具体可以考虑采用类似二代身份证的 IC 卡形式，方便人才流动时携带。比如使用已在深圳率先发行的全国通用型社会保障卡，卡号全国唯一，其中储存个人的基本数据，由个人持有，转换单位的时候出示该卡即可办理相关事务，这样，用人单位只需要根据应聘人员的社会保障卡号通过网络发出查询请求即可获得此人的相关信息。

1.2 社会化

所谓“社会化”，就是完善人事代理制度，由人才服务机构根据国家有关政策法规，接受用人单位或个人委托，代为管理单位或个人的人事业务，人才服务机构根据委托人的纸质人事档案为其在人事档案信息服务网络数据库中建立电子文件并扫描原件存储到人事档案全文数据库。当人才发生流动时，无需再“档随人走”，因为通过人事档案信息服务网络用人单位进入任何一家人才服务机构的网站发送查询请求即可获得该人才的人事档案信息；而人才想要增加本人后续人事档案信息记录，只需将工作经历、业绩的单位证明及新近获得的能力资格证件、获奖证书等相关材料通过一定手续交给某一家人才服务机构验证后录入到人事档案信息数据库，而纸质原件中应存档的部分则由该人才服务机构机要转递到人才所委托的人事代理机构存入其纸质实体档案，以保持纸质档案与电子文件的一致性。

1.3 信用化

所谓“信用化”，就是把现行人事档案所具有的“政治档案”特点逐步转化为“信用档案”，建立主要包括个人基本履历、能力、诚信状况、社会责任意识、不良记录等方面信息的信用档案。作为中介的人才服务机构由于都是人事部门审批成立的，所以数据库中人事档案信息的建立与更新都能得到可靠保证，但还应该加大联合征信力度，与公安、银行、工商、税务、民政、法院、企业及相关单位联网，收集相关信用记录，为相关部门提供资信证明材料。信用化的管理还使得人才会积极主动地将自己新近的工作经历、业绩的单位证明或新近获得的能力资格证件、获奖证书等材料及时地到就近的人才服务机构申办人事档案信息更新手续；如人才不理会其人事档案信息更新的话，则会造成后续时段其工作经历业绩能力等记录空白的局面，必将对其以后的应聘造成影响，这是其本人所不愿看到的。这样，既有利于关联机构和用人单位可凭特定的手续上网查询获取人才信息，又有利于整个社会信用体系的建设。

2 管理机制

2.1 “双轨制”运行

电子文件确实具有诱人的魅力：它存储密集、便于修改、传输快捷、查找迅速、输出灵活，各种媒体信息的集成化利用，可以产生图文声像并茂的效果，这些优点都是纸质文件所无法比拟的。但考虑到因特网的开放性、松散性和不设防性，为了避免网络瘫痪等事故所带来的不可估量的损失，网络数据还是应该实行人事档案实体与电子文件并存的“双轨制”管理模式。纸质文件是电子文件的根本所在，其具备的载体耐久、内容直观、信息稳定、管理简便、真实可靠，且具有原始凭证作用等优点，也是电子文件暂时所无法替代的。人事档案纸质实体还是应该由各人才服务机构按相关规定保存好，与电子文件长期共存，优势互补。人才服务机构基于网络瞬间实现电子文件更新的同时，相应的纸质材料也应及时地被转递到人事档案实体的委托保管机构，以保持二者的一致性。

2.2 市场化运作

人才服务机构在向人事部门申请设立时，可选择是否购买人事档案信息服务网络的终端，如选择，则由网络省级管理中心配发客户端软件及账号密码，并对外公开发布可经营此项业务的人才服务机构名单，供用人单位和个人选择。用人单位和个人可通过前往人才服务机构或浏览其网站注册成为正式用户，具体访问机制可以借鉴“联合参考咨询与文献传递网”图书文献查询请求的方式：在人才服务机构内部，注册用户输入账号密码即可直接访问人事档案资料，在人才服务机构之外的用户则需登录人才服务机构网站经一定的确认手续后间接进行查询。由于人才服务机构主要是通过提供服务收取费用来维持运行的，所以人事档案信息服务网络应采取市场化运行体制，用人单位和个人申办相关业务时应向人才服务机构缴纳一定的服务费。具体收费标准应由网络主管部门制定，全国统一执行，人才服务机构定期将所得收益按一定比例上缴网络建设主管部门。

2.3 安全保密意识及法律责任

具有用人自主权的用人单位和人才本人，均可向人才服务机构申请人事档案信息服务账号和密码，但为了保证数据安全和保护公民的隐私权，我们应当将网络安全、信息保密放在首位。单位申请的必须派人事干部持单位介绍信、營业执照及机构代码证等有效证件前往人才服务机构申办才能取得账号和密码，并应妥善保管，不能转借其他单位和个人使用；个人申请由人才凭本人身份证件亲自前往办理，申请的账号权限只能是查询本人的部分人事档案信息。为了增强查询人员的安全保密意识，应在返回查询结果时声明法律责任。网络的快捷同时给人事档案信息资料随意外泄带来了便利，所以对于非法传播的单位和个人一定要有相关机制来约束以规范其行为，比如建立黑名单制度，特别是对通过提供他人隐私牟取不当得利的行为应通过法律方式追究相关责任。