人事档案在新形势下人力资源管理中的作用

张艳歌

摘 要：随着时代的发展，人力资源管理对于企事业单位的发展的影响越来越大，其中人事档案管理与人力资源管理发展相辅相成，互相影响。因此，事业单位人力资源管理对人事档案管理需要进行创新和研究。本文针对人事档案管理中存在的档案管理方法较为落后、人事档案管理制度不灵活的问题进行分析，针对这些问题阐述采用先进的檔案管理方法、建立灵活的人事档案管理体系、严格管理人事档案，提高人员综合素养的方法。

关键词：人力资源管理；人事档案管理；左永刚

人事档案对事业单位以及职工自身具有重要作用，人事档案对职工的学历、工作经历以及工作能力等都进行相应记载，它反映着职工的基本情况。而事业单位在选拔人员时，会通过职工个人档案对该人员进行大致了解。伴随着我国经济的迅速发展，事业单位中的人力资源部门已经成为重要组成部分。而人力资源管理工作中的人事档案管理，是推动其发展的重要前提，它为事业单位的更好发展带来重要影响。本文主要针对人力资源管理与人事档案管理，以及人力资源管理工作中人事档案管理的价值进行基本阐述。

1 人事档案在人力资源管理中的作用

1.1 提高人力资源管理工作效率

传统的人力资源管理工作主要依靠纸质档案进行事业单位职工资料和信息的储存，这种档案管理方式存在着非常多的问题，电子人事档案出现后，传统档案存在的问题都迎刃而解。并且电子人事档案还拥有存储量大、修改方便，并且不易丢失等优点，保存时间长等特点，并且非常便利，让人力资源管理人员的工作变的非常轻松。因此，努力做好电子人事档案的管理工作就是在提高我国的人力资源管理效果。

1.2 推动事业单位人才的利用

人力资源部门能否对人事档案进行有效管理，直接关系到档案能否发挥自身最大价值。事业单位在进行人才选拔，岗位调动等，通常都会以人事档案作为基本参照。通过人事档案了解该人员的家庭情况、学业水平、道德素质、工作状态等。所以对认识档案进行有效管理，能促使事业单位在用人之前对该人员有个大致掌握，从而为其分配合理、适合的工作，发挥其自身最大价值。并且人事档案内容真实全面，避免了人才被遗漏任用的现象。与此同时职工任职在适合自身的岗位中，能调动其工作积极性，发挥自身的专业技能，从而为事业单位带来更多效益。人事档案的有效管理，能更好促进事业单位选人，用人，从而推动事业单位的更好运作。如果对人事档案管理不能进行更好管理，那么档案则很难发挥自身价值。

1.3 为事业单位决策提供相关依据

人力资源作为事业单位中非常重要的一个部门，日常工作对于事业单位的重要决策也具有一定的影响作用。而电子人事档案在人力资源管理部门的地位直接决定了人力资源管理质量的高低，也决定了事业单位职工是否具有凝聚力。事业单位在进行决策时，必须以职工的利益和事业单位的发展为主要出发点，必须重视电子人事档案管理工作。因此做好电子人事档案工作，对于事业单位的相关决策具有非常大的影响作用。

1.4 有效培训职工，提高职工综合素养

在职工在进行工作之前，事业单位都会对其进行相应的培训。但是如果在培训前对该人员的档案先进行了解，例如学历、年龄、工作经历等。那么事业单位在进行培训时就可以设置有针对性的培训问题。比如培训年轻人时，可以向他们传授一些单位理念、工作性质与工作内容等，这样在培训时也不会枯燥无味，也使其对事业单位的历史与未来发展有基本掌握，激发年轻人的一腔热血，从而进行更好的工作。在培训一些稍微年长的人时，除了传授基本理论知识，还可以向他们传授一些有关健康的知识。让他们在工作中保持一个健康的身体，致使事业单位内部有良好工作氛围，促进事业单位更好发展。在一个事业单位的招聘工作中，人力资源的工作涉及到内部招聘以及外部招聘。在事业单位内部进行工作优秀的职工招聘就是内部招聘。外部招聘则是通过人才市场、网络或者高校进行的招聘。但是在事业单位内部招聘中，往往有职工利用人脉关系进行升职，对职工的工作水平以及道德素质没有进行正确评判，从而导致事业单位内部职工的整体素质不高，事业单位自身形象造成严重威胁。与此同时，事业单位内部的管理也会因此造成混乱。如果对人事档案进行管理，那么事业单位在选人，用人之前可以对该人员档案先进行一番了解。比如在档案中了解其工作经历、道德素质、学业水平等，从而保证招聘的职工较高素质。在事业单位的内部招聘中，也防止职工利用人脉关系进行优秀职工选拔。

2 人力资源管理对人事档案管理创新的方法

2.1 制度上，完善人事档案体系化建设

人员是基础，制度是保障。人事档案馆事业单位理要严格遵循人事档案管理规律和各项规章事业单位制度。如根据有关人事档案鉴别归档方面的制事业单位度，做好人事档案内容及资料的鉴别，使其满足事业单位人事档案管理的现实需要，做到去事业单位伪存真，查漏补缺。根据《中华人民共和国保事业单位守国家秘密法》和人事档案查询、利用保密方事业单位面的制度等，规范人事档案保密程序，保障事业单位档案安全。总之，要结合人事档案管理特点，事业单位完善人事档案收集、归档、查询、利用及管理事业单位等方面的规章制度，助力人事档案管理步入规事业单位范化、标准化轨道，为事业单位人才资源应用事业单位和管理提供决策支持和保障。

2.2 提高人力资源管理工作效率

传统的人力资源管理工作主要依靠纸质档案进行事业单位职工资料和信息的储存，这种档案管理方式存在着非常多的问题，电子人事档案出现后，传统档案存在的问题都迎刃而解。并且电子人事档案还拥有存储量大、修改方便，并且不易丢失等优点，保存时间长等特点，并且非常便利，让人力资源管理人员的工作变的非常轻松。因此，努力做好电子人事档案的管理工作就是在提高我国的人力资源管理效果。

2.3 细化人事档案管理工作

在事业单位发展的过程中，应该重视人事档案管理工作的进行，将人力资源管理同人事档案管理二者相结合，相辅相成，将人事档案管理的发展趋向全面性、客观性，丰富事业单位职工的人事档案信息，使人事档案充分体现出事业单位职工工作发展的真实情况，能够使事业单位对职工做出更全面的评价，进而分析出事业单位对于人力资源的需求。同时，还应该注意对人事档案的分类管理，适应事业单位发展的情况，科学合理的进行划分种类，摒弃传统的人事档案管理方法。另外，人事档案管理工作人员在收集事业单位职工的工作信息时，需要注重信息的真实性和全面性，对职工在单位的发展进行有效的总结，在档案信息上反映职工真实的工作能力。除此之外，还需要对职工的档案信息进行及时的补充更新，从而客观的为人力资源管理提供人事档案信息，促进事业单位更好地发展。

3 结语

根据以上描述，人力资源管理中人事档案管理占据着重要的作用，同时也能够一定程度的激发职工的工作积极性，促进企事业单位更好地发展，提高其经济效益。人事档案管理在一定的基础上可以为事业单位提供职工工作表现最真实的情况，是事业单位考察职工的基础。现如今，部分事业单位中人事档案管理仍存在着许多的问题，因此，就要求企事业单位为了更好地发展，不断地进行创新和研究。企事业单位要想提高人事档案管理的工作效率与质量，需要对于其自身的发展情况进行分析总结，制定适合自身发展的人事档案管理制度体系，最大程度的发挥出人事档案管理的作用。

参考文献

[1]孙旭东.浅析人事档案管理在人力资源管理中的作用[J].人力资源管理：学术版，2009（5）.

[2]孙迎滨.浅析人事档案管理在人力资源管理中的作用[J].科技致富向导，2011（33）.