如何做好企业档案保密与利用工作研究

李蓉

摘 要：企业的重要信息资源就是企业的档案，企业进行保密工作的重点之一也是企业的档案。但是我们在进行档案的收集、整理和利用时，容易发生泄密情况，这就要引起我们的重视。由于档案工作的专业性，档案保密工作和文件、资料的保密相比有着特别地方，因此开展企业档案保密工作就需要注意到这些，制定相应的工作标准，让档案保密工作做到制度化和规范化。因此本文就对档案保密与开发利用的关系进行分析，提出了如何做好企业档案保密工作的建议。

关键词：企业；档案保密；利用工作研究

1 引言

随着社会主义市场经济的发展，市场的竞争日益激烈，各个行业对保密工作有了更新的要求，档案管理工作也不例外，尤其企业档案的保密和开发利用正是当前企业档案管理工作中十分突出的问题，我们新时期所面临的问题直接影响到党和国家的安全和利益，保守国家机密是我们每一个人应尽的义务，因此我们要做好保密工作，切实完善档案管理工作的技能，让档案资源可以更好的为企业生产经营服务。

2 档案利用在档案工作中的地位和作用

档案工作服务于企业的直接方式就是提供所保管的档案资料的利用，是兼承档案工作内外关系的重要环节。档案法中的第一章第一条就提出了：“为了加强对档案的管理和收集，整理工作，有效的保护利用档案，为社会主义现代化建设进行服务，制定本法”。因此档案利用在档案中占有重要地位，制定档案法的目的其中之一就是为了有效的保护档案，因此我们进行档案保护就包括了维护档案的实体安全和保护档案的信息安全，防止档案的失密泄密。

身为档案管理人，其职责就是要维护档案的完整和安全，并且在确保档案的完整和安全前提下，为企业生产经营所需提供利用档案，这是进行档案保管工作的基本任务，也是开展档案保管工作的目的。

3 做好档案利用中的监督工作

档案的监督和档案的利用是做好档案保密过程中一项重要的措施，是对档案管理过程中的不利行为进行及时的纠正，防止在利用过程中出现档案的丢失与损毁，让我们不仅可以有效的利用档案，又能保证档案的完整性。因此，我们从以下几个方面进行：

3.1 制度建设

档案利用规章制度包括了阅览制度、外借制度、复制制度，根据实际的情况对不同的人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，让提供利用档案的工作有章可循，在我们大力开展档案利用工作中，确保不泄密、不失密和文件的完好无损，各项档案的规章制度就要严密简明，方便执行，在实践中总结，进行完善和充实。

3.2 队伍建设

档案管理的工作人员是利用制度的贯彻者和执行者，他们对档案的安全要肩负责任，所以对我们自身的素质提出了高要求，一是政治素质，要具备保密意识和高度的政治责任心，有全心为人民服务的责任心，热爱自己的档案管理事业；二是要有业务素质，要有专业的知识素养，对档案保管利用工作要十分熟悉，对档案的法规要牢记于心，特别是保密法更要牢记于心，能够利用已有的档案管理知识引导指导档案利用者，以免造成档案的缺失或损毁；三是要有文化素质，要有文化知识素养，能进行总结和分析利用工作的经验和问题，掌握工作规律。此外还要有敏锐的观察力，善做利用者的工作，并且有独立的处理问题的能力。

3.3 监督措施

我们要根据使用对象的不同进行不同的监管，掌握使用者的心理动机，进行监护，有条件的档案室还可以安装监视器，防止进行偷撕或者涂改档案，防止把档案原件偷带拿出档案借阅室，做好利用监督。另外我们还要勤于向人们宣传档案的制度和规定，多和使用者进行交流，掌握利用目的和动机，二是眼勤，勤观察，三是手勤脑勤对使用者的情况和效果进行分析，勤检查被利用的案件，督促利用登记制度的落实，在利用者归还档案办理归还手续之时，仔细的检查被借阅之文件，是否有损毁等现象，一旦有损毁要及时的查处，并且在登记簿上说明，对损毁严重的，要及时报告，并且及時的查处，挽回损失。

3.4 保密宣传

我们的档案法治宣传工作需要进一步加强，这是我们档案管理工作中需要高度重视的一个问题。加强保密工作的宣传，是我们加强档案保密建设的要求，能让广大档案利用者受到教育，知道档案有关的法规，明确相关法律责任和义务，减少犯法，不犯法，档案法已经颁布多年，就目前的实际情况看，但是这个法律在实际工作中产生的影响力十分有限，产生这种现象的原因之一是我们的宣传不够，其次是我们的执行的力度不够。

4 正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是我们每一个公民应尽的义务，也是档案管理工作人员的责任，在日常工作中，档案管理人员十分重视档案的保管，工作十分认真，但是由于在传统观念的影响下，档案工作存在各种问题，有利用不足的现象，因此存在一定的弊端，导致了档案的利用不充分，一些有价值的档案长期放置在库房中，无法有效利用而变成了废纸，造成了档案资源的浪费，因此就会导致企业发展生产中没有好好利用档案资源，我们档案管理工作人员的管理价值也就难以在利用档案的效果中体现。所以就要求档案管理部门改变以往的观念，不仅要对工作职能进行完善，还要对领导决策进行服务。对有密级的档案要保管好，保密的同时也要切实完善工作职能，但保密的目的之一是为了利用，利用要有时间、地点、范围，只是保密而不利用就会失去价值，当然，利用要在保密的基础上进行，不能无限制的利用，这样会给国家和企业的安全和利益带来危害。所以，对档案工作来说，保密和利用都是十分重要。

5 总结

档案利用和保密的关系，在利用工作中表现得最为突出，所以我们要解决好，保存档案的目的是为了提供档案给本企业生产经营服务，在开展利用工作时，要坚持保密的原则，在实际的工作中，要明确保密范围，保密期限的长短要根据具体问题进行分析，还要加强对档案法治的深入学习和舆论宣传，充分的发挥档案的价值。总之，开发利用档案信息资源，为经济建设服务，是市场经济条件下档案工作的重要内容。档案工作者的职责是维护档案信息资源秘密的安全，保护知识产权。档案的利用体现出档案的价值，档案价值的实现依靠有效的保密措施。我们档案工作者要在做好档案开发利用工作的同时做好保密工作，为国家为单位贡献自己的一份力。

参考文献

[1]沈雪娟.如何做好企业档案开发利用工作中的保密工作[J].机电兵船档案，2016（1）：35-36.

[2]高慧.如何做好企业档案利用过程中的保密工作[J].科技信息：学术研究，2007（27）：56.