干部人事档案管理和利用存在的主要问题及对策研究

王丹

摘 要：干部人事档案关乎一个单位或企业的人力资源管理，对其加强管理与利用，是为了保证干部人事档案的系统性、完整性与规范性，便于档案信息在后期的干部工作调整中发挥重要的利用价值。本文主要结合档案管理的实践经验，分析了干部人事档案在管理和利用中存在的主要问题，并提出了有效的解决对策。

关键词：干部人事档案；管理和利用；主要问题；解决对策

1 引言

对于档案管理中心而言，档案管理是一项关键性的工作。而干部人事档案正是记录干部个人信息，包括基本信息、学习经历、工作履历、晋升情况、职称等级、考核成绩等内容的载体，可以被当作后续干部任用、选拔、培养及日常管理等工作的重要依据。因此，做好干部人事档案管理工作，提升档案利用率，是当前档案管理的重点工作任务之一。

然而，由于人们对干部人事档案的重要性认识不清，忽略了对干部人事档案的保密工作，使得管理者与形成者之间未能建立紧密的联系，甚至存在一定的认识偏差。而档案信息的不完整、内容的不全面、归档的不及时及质量的不符合要求都会制约干部人事档案的管理与利用。因此，必须高度重视干部人事档案的收集、分类、整理与归档等工作，真实全面地反映干部的人事信息。

2 干部人事档案管理的重要意义

干部人事档案管理是对企事业单位、机关团体等组织对干部人事档案进行建档、存档以及提供信息服务的一项重要工作。干部人事档案管理的质量对档案服务于党和国家干部人事档案工作的质量有着直接的影响。干部人事档案管理的内容包含了干部的成长历程，是人力资源管理部门对干部进行能力、业绩和作风等方面进行科学考评的重要依据，是选拔、任用、培养、监督、考核干部的参考性材料，对干部本人来说，干部人事档案又是证明身份、维护权益、保障福利待遇等的权威性证据。总之，无论是对干部所在单位还是干部本人来说，做好干部人事档案管理具有重要的现实意义。

3 干部人事档案管理和利用存在的主要问题

现阶段，干部人事档案管理与利用工作取得了较为显著的成效，2018年11月中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，其中总结了党的十八大以来从严管理干部人事档案工作的经验与成果，对干部人事档案工作的体制机制、内容建设、日常管理、利用审核、纪律监督等进行了规范性的完善，是今后一个时期内全国各级各类干部人事档案工作的基本遵循。有了干部人事档案的专门条例规定，人事档案管理工作能够走向更加规范的道路。然而，在干部人事档案的管理实践中，仍然存在着些许不可忽略的问题。

3.1 档案管理队伍力量不足

干部人事档案管理工作涉及到数量众多的档案，包含各种各样的档案信息，工作开展的过程中需要耗费大量的时间和精力。较之于其他类型的管理工作，干部人事档案管理更加单调、乏味，要求管理人员必须有耐心、有恒心、有细心。因此，很多工作人员并不想从事档案管理工作。机关单位的工作人员数量较为庞大，干部职工档案也不下上万份，这势必会要求不下十名的专业档案管理人员开展工作。但是受到单位编制的局限，专业档案管理人员少之又少，甚至存在一人数岗的现象，使得干部人事档案所需的人手、精力严重不足。

3.2 未能对档案相关材料进行及时的分类与归档

干部人事档案管理工作中，涉及干部数量多、信息类别丰富、管理面广，是一项复杂而又繁琐的工作，再加上档案管理人员人数的不足，與干部息息相关的薪酬待遇、职位晋升、考核结果、任用选拔等相关的信息表为数众多，有限的管理人员无法及时地对如此多的表格进行集中管理，而不得不以分散的形式进行存放。同时，还有一些档案材料存在内容不完整、信息不准确、随意涂改等的不良现象，无法达到档案材料归档的标准和要求，进而使得这些档案无法得到顺利归档。

3.3 档案管理信息化水平不高

近年来，信息技术不断得到普及，档案信息化已经初具规格，并且发挥了一定作用，但是由于受到技术、资金和人员等方面的限制，干部人事档案管理工作中通常采用简单将信息录入EXCEL表格的形式，档案信息的查询、检索等仍然需要手动操作，智能化、自动化、信息化都没有被落实到工作实践中；加之有些档案管理人员尚未掌握熟练的信息技术，使得档案管理信息化水平迟迟得不到有效提升。

4 干部人事档案管理和利用问题的有效解决对策

4.1 将干部人事档案工作摆在首要位置

在单位整体的人力资源管理中，人事档案管理是一项重点工作内容，因为其是其他工作的基础。因此，必须高度重视干部人事档案管理工作。领导者和管理者要增强重视，加大档案重要性的宣传力度，强化档案相关法律法规教育，进一步提升全体人员的档案管理意识和责任意识，明确档案管理责任，将干部人事档案管理提升至新的高度，加强监督与指导，以便及时发现、分析档案管理中存在的问题，并制定科学合理的调整对策。

4.2 配置充足的档案管理人员

针对干部人事档案涉及人员多、材料多、工作复杂的情况，应当配置充足的专业档案管理人员，并要求他们按照档案相关规定和要求进行干部人事档案管理工作。对此，要按照档案管理实际需求的人数配置专职性的档案管理人员，让他们将精力全部投入到干部人事档案管理工作中，这样做的目的是尽可能做到档案信息的准确、全面。同时，要将档案管理人员纳入到技术人员的范畴进行管理，按照编制的要求设置技术层次岗位，以晋升渠道的通畅激励档案管理人员在实际中履行职责，提升档案服务的主动性。

4.3 加强干部人事档案管理信息化建设

在干部人事档案管理中，应当紧跟时代发展的步伐，引进信息技术对档案管理模式进行创新，建立数字化干部人事档案，构建干部人事档案数据库，实现干部人事档案检索、查询、归档等工作项目的智能化与数字化，真正实现干部人事档案管理的信息化，提升干部档案信息的管理与利用效率。进而发挥出档案信息的最大价值。应当注意的是，在干部人事档案信息录入数据库的过程中，应当严格审核档案信息，做到档案信息的原始化、真实性、准确性。

5 结语

鉴于干部人事档案的重要价值，其管理必须引起高度重视，并将其放置在干部管理的首要位置。因此，需要通过配置专业档案管理人员、加强档案管理信息化建设等重要举措，确保干部档案能够得到高效的管理与利用，进而为单位在人事方面的决策提供有价值的参考。

参考文献

[1]杨生俊.干部人事档案管理的现状及策略研究[J].办公室业务，2018（20）.

[2]汪建萍.浅析事业单位干部人事档案管理现状及对策[J].人力资源开发，2017（10）.