浅析高校档案信息化建设的困境及对策研究

吴卓阳

摘 要：高校档案信息化建设是学校发展的重要组成部分，对提高高校档案利用率和管理工作效率具有重要的意义，已逐步引起各大高校的重视，成为一种必然趋势。但在其建设过程中还存在一些困境，本文针对这些困境也做出相应的对策研究，促使高校档案信息化建设工作更加完善。

关键词：高校档案；信息化；建设

高校档案信息化是高校文化产业发展的一部分，是实现人工操作模式向大数据应用的转变。为迎合互联网、社会信息化的发展方向，高校档案逐步实现数字化、信息化网站及信息化档案馆的建设，是高校档案管理上的一种升级，具有重要的作用。

1 档案信息化是高校档案建设的必然趋势

高校档案是高校发展历程的各阶段、高校师生资料及科研活动的重要记录载体，高校办公自动化和教学科研等都离不开信息化，档案管理也必须在日益复杂的大环境下把握新的发展趋势，采用信息化方式不断进行改革与创新，适应信息时代的发展迈上一个新的台阶。

传统档案管理方式已不再满足于大量档案信息的存储与利用，从数量与质量上都无法与高校发展的整体进程相适应。信息技术的发展要求高校档案管理必须进行信息资源的有效整合与管理，使管理趋于协同化，形成动态管理工作模式。在档案信息收集、利用及业务管理等方面都需探索档案信息化建设工作，改进自身档案信息管理的方式方法，要求改革与创新工作同时进行，提升档案工作的管理水平。因此，无论是从高校整体发展角度，还是在档案工作发展本身而言，档案信息化建设是不容忽视的重要发展方向。

2 高校档案信息化建设面临的困境

2.1 档案信息化管理系统功能不完善

高校档案信息化是突破传统档案信息刻板化使用局限的重要举措，高校档案管理也不断致力于运用大数据自动进行信息挖掘、预测等功能的探索，但其整体还呈现不均衡性，多功能形式的档案信息检索功能、检索速度都存在一定的局限性，档案信息化开发和利用效率相对落后。不同高校也出现不同发展层次结构，主要体现在重视程度和成效性方面。档案信息化建设是一个系统化的且相对复杂的工程，其安全系数也是必须着重建设的一环。计算机技术在维护高校档案信息过程中存在更新缓慢漏洞，档案信息安全在大数据时代下档案信息化建设水平中存在滞后性，信息安全防范措施无法与计算机技术发展相同步。目前高校档案信息化自身的应用系统就存在安全隐患，不仅体现在档案信息网络环境中，还体现在用户访问过程中，如窃取档案信息资源、病毒等攻击档案信息系统的威胁，直接影响整个档案信息化管理系统的正常运行。

2.2 管理机制及供需关系不对称

档案管理体制不合理，制度建设较为滞后，传统的管理制度无法满足信息化档案工作的现实要求，自上而下的管理部门缺少统一的管理流程，即便是有相应的流程审批管理办法，但在执行力上还存在各種问题，管理标准制定缺乏规范化，档案信息化各要素之间不协调，档案管理资源有效利用率降低。档案信息化管理受信息化环境变化、档案资源管理方式等的影响，监管力度不到位。同时档案信息化供需双方缺乏双向互动沟通，档案供方虽在人力、财力等方面的投入有所增加，但仅仅是局限于自身单方的建设，与档案需求方的沟通严重不足，不能及时得到档案信息利用的反馈，因此，在建设方面就会反应出各种问题，阻碍高校档案信息化建设发展进程。

2.3 专职档案管理复合型人才匮乏

高校档案信息化建设工作虽然在不断推进，当有关档案信息化技术工作在得到新的突破时，与此相对应的档案管理工作综合性复合型人员却配置不足或参差不齐，结构设置不合理。现有管理人员观念陈旧，停留于传统的档案管理方式，档案信息化概念认识不足，缺乏档案信息安全管理技术能力，专业性知识不全面。档案信息化的发展使档案工作成为一种动态化的管理过程，其信息无论是在存储过程还是在调用、检索等过程中都需要专业的集技术与管理于一身的复合型人才，因此档案信息化专业技术人员的缺乏势必会造成管理与服务之间严重脱节，使管理或服务本位化现象凸显，进而影响高校档案信息化建设的发展。

3 高校档案信息化建设的对策

3.1 注重档案信息化系统建设工作

档案信息化建设在数字化设备投入的基础上，充分运用好计算机大数据、云计算等对档案信息的管理，将档案数据以更加灵活智能的方式进行存储、管理及利用，开发出适合于高校本身的档案软件管理平台，利用新媒体技术丰富档案信息的存储与传播方式，以合理的方式转换历史性档案，优化档案信息化内容与档案信息检索技术，提高档案管理人员的工作效率，强化档案信息化建设的理念体系，使档案信息化建设更加规范化、科学化。此外，应不断健全档案信息安全工作，构建一系列安全防护措施，如保密管理制度工作、数字化档案成果安全控制、档案信息化网络系统局域内网安保措施等等。

3.2 加强档案信息管理机制建设

高校档案信息化建设是一个循序渐进的过程，制度建设也应与此相适应共同向前发展，在现有档案信息化管理基础上不断整合各种资源从多种角度考虑去建立多层次管理制度，不断完善并根据具体情况细化制度内容，以适应复杂的档案信息化环境。注重规章制度在高校档案信息化建设中的保障作用，其中规章制度既包括宏观层面设定的标准化规定、也包括微观层面的各项具体施行办法以及考评成效制度，达到制度管理机制的权责一致。将管理理念与服务模式相耦合，提升管理服务质量和服务效率，多领域多元化的档案服务工作要求拓宽信息化服务视野，通过一系列档案资源的信息化开发解决档案供需信息及信息互动管理、监管机制问题，与办公自动化系统相接轨，提升用户体验感，进而形成科学统一的高校档案信息化建设。

3.3 打造高素质复合型专业人才队伍

档案管理越来越趋于现代化、科学化，档案管理人员应树立档案信息化自觉参与意识，提升业务素质能力，从思想意识到管理及执行方面都做到统一。此外，档案信息化工作是一项长期不断更新发展的任务，在高校档案管理员招聘的同时增强专业型人才的引进工作，适当提高招聘门槛，着重考察其专业素质、业务能力以及对办公自动化设备的运用水平，并对现有档案管理人员进行业务培训，提高其业务管理能力，打造符合高校档案信息化发展的高素质复合型专业人才队伍，并鼓励人才队伍不断提升其管理创新能力，可设置一定形式的奖励机制，激发档案信息化工作人员的热情，使他们积极投身于高校档案信息化建设的重要使命任务中。

高校档案信息化建设应立足于发展现状，无论是从技术角度，还是思想意识、人才队伍等方面都应协调发展，正确处理好档案管理发展变革进程中所遇到的问题，提升档案信息管理工作效率，拓宽档案工作的服务领域。

参考文献

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