关于信息时代下档案管理工作的创新思考

董剑

摘 要：档案管理作为记录各企事业单位的重要信息资源，其重要程度不言而喻，一方面档案管理关系着个人和单位，另一方面关联着社会关系。然而随着社会发展的不断进步，我国信息时代，互联网技术的飞速发展，档案管理作为信息来源的主要渠道之一，也迎来了新的机遇与挑战，档案管理的作用也变得尤为重要，档案管理的创新，也成了当下急需改变的现状之一，本文就是对信息时代下档案管理的创新进行简单的分析和思考。

关键词：信息时代；档案管理；创新

1 传统档案管理的现状

1.1 管理模式落后

自古我国就有材料编写入册的传统，档案管理是社会重要信息，人力资源的信息基础。传统的档案管理信息的采集比较简单，大多是以人工收集、查询方式为主，容易出现信息错乱、偏差、重复、采集不全等各种原因，后期需要用到的时候发现问题浪费大量人力物力来修正，而且档案管理工作主要就是分类、整理、存放、日常维护等简单的工作内容，基本都是靠人工操作，往往需要耗费大量的时间，档案的更新速度也相对较慢，档案安全保存难度较大，远远跟不上现代发展的步伐，浪费大量人力还有宝贵的时间成本。在现代化的管理工作中，档案管理也应当顺应时代的发展，推崇出新，降低档案管理的工作强度，提高档案管理的工作效率，尤其是在现代档案管理工作中，人们对档案信息在提出了更多的要求，数据的采集以及数据的依据越来越重要，所以改变固有的管理模式势在必行。

1.2 缺乏专业档案管理人员

在各企事业单位中，能够为档案管理专设的人员岗位非常少，专业技术人员更是稀缺，专业对口人员少。据统计显示，应历届毕业学生中，有关于信息技术管理专业人员少之又少，市场供不应求，部分专业人员在实际工作当中因为得不到重视，薪酬少等问题转岗，大部分的档案管理人员都是其他部门兼职合并。在现代信息化档案管理中，档案管理人员应具备过硬的专业知识，减低关于档案管理中不必要花费的成本，掌握信息管理的技巧，熟悉计算机等应用设备的使用。

1.3 管理制度不够健全

在档案管理制度中，有很多单位因没有管理制度或管理制度不够健全的，导致档案管理方面的工作进度慢成效差，管理档案的相关人员由于其他岗位，技术不专等原因对各类资料的整理收集入册等不够规范，在实际应用当中，导致很多相关材料缺失、断层，这就造成了很多单位的档案管理形式大于实际，执行力度低，管理人员并没有投入太多时间和精力，缺乏耐心和责任心。

2 档案管理提升思路

2.1 转变传统管理理念

在信息时代的发展普及下，为方便各资料整理归档，各企事业单位也逐步采用计算机等设备来进行档案管理工作。各单位对档案管理要重视起来，之所以很多企事业单位没有把档案管理重视起来，大部分原因是因为很多单位觉得档案管理就是一个应付式的工作，传统的档案管理只是作为记录和保管的功能，大部分都是存放、收藏，并没有发挥到实际的作用。但是在现在信息化时代中，信息对个人以及单位来说都有举足轻重的意义，很多工作的开展，项目的实施中，档案的各类材料就可作为一个很直觀的参考作用，因此，明白档案管理的重要性，是单位中每个人都应该重视起来的事情。

2.2 提高管理岗位的要求

提高档案管理的工作中，管理人员是整顿环节中相对重要，人员的选择直接影响整个管理工作的质量。首先要做到专人专管，杜绝一人身兼多职，档案管理形同虚设、长期不在岗这些问题存在。有关单位也要注重引进以及培养相关方面的人才，本单位有相关特长或技术的人员优先培养，招聘过程优先录用专业对口有专业知识的专业人员，熟悉掌握现代新科技、新技术、电子计算机等应用，对档案管理人员岗前进行专业的技术培训，着重提升档案管理人员的整体素质，可采取定期培训，外聘的方式，不断让管理人员吸收更多与时俱进的管理知识，使得管理人员在接受培训的过程中重视档案管理的工作。

2.3 加大档案管理各方面条件的提升

档案管理建设方面的资金投入要提升，包括但不仅限于档案管理室的单独设立，各部门不再单独零散的保管档案材料，统一由档案室管理人员统一收集管理，另外还档案管理中的软硬件设施的完善，购置相对配置的计算机，档案管理软件的开发或购买，岗位人员的人工费用以及培训费用等。此外，各单位档案管理之间定期沟通，相互交流档案管理心得或档案管理新方案，保障档案管理能及时跟上社会发展步伐，与时俱进。

3 创新思路探究

3.1 新科技创新

首先，信息化时代的档案管理，应当跟上国家发展的脚步，根据国家相关文件的规定，明确当下社会档案管理记录里需要保存的内容，明确范围以及保存期限。其次，转变原来的记录方式，运营信息化技术对档案管理中的资料进行采集、保存，不仅要对档案管理进行实物的收藏，更注重的是由实物管理的模式向电子版本的方向转变，充分利用网络，电子等技术减轻工作强度，尤其是一些信息管理系统、资料管理系统等，将这些先进的信息化技术引入到档案管理工作当中，不仅可以减少人工、人员成本的投入，档案的录入，还可以更高效的推进档案管理的信息化建设，工作效率上也可以得到很大的提升。档案管理信息化建设中，数据信息库也是顺应了档案管理工作的发展需要，运用现代化思维，建立网络数据信息库，强化数据信息库的各项数据指标，在固有的档案管理收集选项中拓宽到现代社会需求的数据选项，充分发挥信息化技术，数据库的便捷和优势。

3.2 服务优化创新

档案资料、数据信息库等建立的完善，是服务于国家、单位、个人的先进技术手段，档案数据实现网络自动化，档案管理服务与国家相关单位关联，利用权限制、一次性登录限制、可公开信息部分实现与合作单位的信息共享，做到随处随时查询，大大缩短档案资料信息的文件查询、档案交接，改变传统档案管理的管理模式，提高信息化档案管理的利用率，实现档案全覆盖，内容丰富真实有效。采取创新的举措，适应现代化管理的发展需求，使得现代档案管理工作跟上时代的发展需要，从根本化实现档案管理现代化，提升档案管理的经济效应和社会效应。

3.3 规范考核、奖惩、激励机制

档案管理工作者要热爱事业，有良好的职业道德素质，在原有的工作基础上，设立管理工作中的行为规范以及行为准则，作为档案管理工作结果的考核。对于在档案管理中发现的漏洞或更为高效的档案管理方法的人员，给予适当的奖励作为激励，让大家都有管理工作的参与感。

4 结语

综上所述，时代发展的背景下，各行各业都被重塑，信息的管理的重要性也被慢慢体现出来，如何做好信息化档案管理建设也成了必须面临的一个重要问题，如何利用新科技，新技术来保障档案的完整性是我们一直想要完善的一项工作。实现档案管理的现代化变革，从改变思想观念开始，提高管理意识，建立完整高效的网络信息数据库，从而更好的服务国家以及社会，促进社会发展进步。

参考文献

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