浅析天津市社会保险业务档案一体化建设

杨茜

摘 要：2016年8月，经市政府批准，天津市人力社保局金保二期系统进行系统升级改造。借此契机，原本独立的档案管理系统同步升级，正式纳入金保二期系统，推进了天津市社会保险业务档案一体化进程。本文从这两年多的系统运行实际出发，分析运行效果，考虑存在问题及原因，提出合理化建议。

关键词：天津市；社会保险；业务档案一体化

随着“全面建成覆盖城乡居民的社会保障体系”进程的稳步推进，社会保险业务档案已成为群众依法维权，监督经办管理服务质量的重要依据。但长期以来，社保业务与档案管理相剥离，造成了业务程序不规范，档案管理困难等现实问题，推进业务档案一体化既是规范业务程序的过程，也是保证档案规范完整，保证人民群众权益的有效手段。

1 天津市社會保险业务档案一体化建设

目前全国各级社会保险经办机构在社会保险事业发展中，注重同步推进业务档案管理。相较于传统的档案管理事后处理机制，将业务处理、档案管理进行一体化操作，既解决了档案信息滞后性的问题，又避免了整理档案耗费大量人力物力。基于这种思路，天津市社会保险基金管理中心努力推进社会保险业务档案一体化建设，将业务档案的管理嵌入到业务经办的各个环节，目前已完成金保二期投入使用，实现了将社会保险的业务经办与其形成的档案进行统一管理。在实际应用中取得了一定成效。

1.1 电子档案缓解了纸质档案的存储压力

纸质档案的存储一直是档案学界的重大难题，与日俱增的档案数量更是挑战了传统库房的存储压力与管理模式。电子档案的应用很大程度上减少了纸质档案的数量，尤其是像公民身份证复印件、单位营业执照、单位组织机构代码证等重复要件之前在多个业务中都要留存，现在大部分业务不用留存，不仅减少了存储压力，更是大大节约了纸张，避免了资源浪费，一举两得。

1.2 业务档案一体化建设提高了档案的质量

金保二期上线前业务系统与档案系统是分开的，而且业务档案的电子影像是档案馆后期数字化扫描形成的，与业务经办没有直接关联，档案馆档案管理人员无法查验档案数据是否准确，从一定程度上来讲，除了当事人的签名和签章，当时的档案是不能完全发挥考证作用的。金保二期上线后，业务系统与档案系统统一管理，业务经办的同时就可以执行高拍操作，由经办人员审验电子影像与纸质材料是否一致，而且高拍形成的电子影像后期无法篡改，这就从源头上确保了业务档案的原始记录性。除此之外，档案系统接收的数据是由业务系统发送过来的，呈现的是一一对应的关系，也在很大程度上保证了业务档案形成的原始记录性。

1.3 业务档案一体化建设提高了整体办事效率

一是缩短了归档时间。时间就是效率，无论是条形码技术的应用还是集中扫描的尝试，都是为了缩短归档程序和归档时间，在工作时间有限的前提下，缩短归档时间就是要给业务经办留下充足的时间，保证效率。

二是权限管理保证业务经办的准确性和业务档案的真实性。金保二期系统中，为所有用户分配了权限，重新规划层级审批流程，且每个角色的权限非常有限，确保业务经办的准确性[1]。前台经办人员也全都是一人分饰两角，业务经办与档案管理同时进行，自我校验，确保业务档案的真实性。

三是业务档案一体化建设提高内控水平。业务档案一体化建设有利于从档案角度重新审视业务数据，不仅为审计稽核提供了切实证据，更是提高了社会保险内控水平，减少差错和舞弊事件的产生[2]。

2 天津市社会保险业务档案一体化建设中存在的问题

金保二期的上线应用，虽然基本上实现了业务与档案的同步生成、统一管理，相较于传统档案管理，既提高了办事效率，又保证了档案质量，但在实际应用中，仍然存在一些问题亟待优化解决。

2.1 高拍没有发挥应有的作用

高拍本来是将电子影像的形成放在了事前，确保电子影像与业务数据的一致性，但是由于业务量大、高拍仪运行速度慢等原因造成大量参保群众排队、经办积压等情况，后期为了弥补这个不足，增加了中速扫描这个功能，导致现在大部分经办人员即使在经办压力不大的情况下也用中扫代替高拍，现在大量高拍仪闲置，不仅浪费了资源，也是违背了初衷。

2.2 档案辅助人员分配不合理

本来档案辅助岗人员只是归档操作的辅助配备，现在却成了主力，所有档案工作几乎全部交给档案辅助岗去做，这样还是将业务经办与档案管理割裂开来，“以档案促经办，以经办助档案”的目的并没有实现。而且个别分中心将档案辅助人员挪作他用，更是违背了初心。

2.3 综合处理单格式不统一

对业务处室而言，综合处理单只是用作归档的“一张纸”而已，并没有将太多心思放在“一张纸”的设计上。但是，综合处理单的设计不光只是关乎美观与否的问题，更是直接关系到后期归档是否顺利。尤其是综合处理单上面的条形码，过大或者过小，横排或者竖排都会影响到条码枪的使用，不少分中心反馈，有的处理单上面的条形码不规则，识别困难，给归档工作造成了一定的压力。

2.4 档案管理人员专业化水平不平衡

目前除了档案馆以外，分中心的档案管理人员基本都是兼职人员，专职管理人员非常少，而且分中心的工作重点确实也是业务经办，普遍档案意识淡薄，知识欠缺，难以从档案角度开展工作[1]。档案始终是作为分中心的外围工作出现的。

另外，业务处室与档案馆的配合度问题、不同软件公司口径不一问题等问题也给业务档案一体化建设带来了阻碍。

3 天津市社会保险业务档案一体化建设的改进建议

一是优化中扫功能。用户在使用中扫的过程中可以直接对电子影像进行分类，采用开放式设计，可以自由定义档案结构，也可以自由建立和修改分类，分类可以是一级，也可以是多级。但是系统必须自动对浏览文件时在计算机上产生的临时文件进行安全保护[2]。

二是实现系统自动识别不合格档案。系统可以事先录入合格档案标准，当电子影像出现不合格影像（影像模糊、倾斜、影像数量不对、综合处理单缺项、综合处理单缺少签字盖章等情况。）时自动识别并报警。系统报警后阻止用户进入组卷环节，改正后方可进行操作。

三是推行数字认证并且继续优化保管期限。推行数字认证以后，一些简单的业务，尤其是一些保管期限为30年和10年的业务档案就无需留存纸质档案了，不仅能给库房减压，还能为鉴定销毁节约人力物力。

参考文献

[1]钱海波，顾沁雯.人社系统“全能经办”业务档案管理之思考[J].档案建设，2016，（3）：90-91.

[2]谢晓娜.南宁市社会保险业务档案一体化管理系统设计与实现[J].企业科技与发展，2015，（6）：15-17.