数字化档案管理在司法行政工作的运用

谢禧莹

摘 要：随着社会化不断改革，司法行政档案管理工作也在进一步完善当中，然而，在实际的改革中仍然有很多问题发生，比如，档案管理制度落后、压力大和管理模式不当等问题都在一定程度上影响了档案在司法行政上的管理。从我国进入社会转型时期，档案管理在司法行政上就经历着不断改革，但是管理上终究还是有许多欠缺。因此，本文主要探究司法档案的特征以及数字化管理档案的意义，简单叙述数字化档案管理在司法行政工作中的运用。

关键词：数字化档案管理；司法档案；司法行政工作

自打我国改革开放以来，对数字化档案的管理工作就持有很高的关注度，随着经济水平不断提高，我国的司法管理制度也在不断完善，相比之下，我国的数字化档案管理制度已经有了很大的改善，对司法档案管理来说也是一个契机，但是，司法管理工作的要求也是越来越严格，在新的契机下，做好司法行政工作，推进数字化档案管理在司法行政中的应用以及提高司法行政工作的效率是目前需要解决的重大问题。

1 司法行政机关工作的特点

档案的管理工作是和司法行政工作息息相关的。司法行政管理工作包括两部分，即行政和管理，在司法机关工作中，借鉴行政工作经验，适时有效管理行政工作，是为了更好的将数字化档案运用到司法行政工作中。档案管理在司法行政中起着关键作用，可以说司法行政的发展离不开行政档案管理，行政档案管理促进司法行政工作的发展，彼此包容，共同发展。进入司法机关工作，运用适当的方法对数字化档案管理进行不断完善，强调档案管理在司法行政工作中的决定性作用，借助决定性作用，可以解决一些基本问题，为后期司法行政工作清扫障碍。所以，只有将行政管理融合到档案管理当中，才能促使司法行政机关的不断发展[1]。

司法机关所呈现的是一种专业化模式，行政管理工作需要有大量的专业知识填充，这就导致了行政管理工作也逐渐形成专业化模式，在行政管理工作时，行政部门要根据实际情况分析解决问题。如果行政管理不能做到有效合理管理数字化档案，就会导致行政工作毫无价值，造成行政工作失误，延误，直接会影响司法行政机关的时效性和权威性。所以，司法机关对行政管理方面提高了重视，将数字化档案管理的方式运用到司法行政管理工作当中，这种档案管理方式是目前司法机关最具有特色的管理模式。由于很多司法机关受到一定的限制，数字化档案管理的水平仍然是停滞不前，达不到更高要求，究其根本是很多司法机关没有从根本上重视数字化档案管理工作，对相关工作人员的专业知识水平考核也不够严格，不能够有效利用职权传达命令完成档案管理工作[2]。

2 数字化档案管理的作用

2.1 促进工作效率

借助数字化档案管理，可以有效的将资料进行整合分类。数字化档案管理也可以将真实的情况直观的反映在用户眼前，让用户很容易就能将自己的资料进行查阅，能够减少工作人员的工作量，使工作中人员很轻松的就能对眼前发生的事情有一个全面的了解，打破了原有的管理档案的方式，应用数字化档案管理模式促进工作效率提升，真正意义上做到了跨屏浏览，使得档案管理从文件的方式转变为信息模式。

2.2 提升档案的使用率

原有的档案管理是以文件的方式进行保管，一般是保存在专门的档案室或者储藏室，这样一来就不是很利于用户查阅资料，反而延误时间，造成用户和工作人员之间的纠纷。运用数字化管理档案，可以促使用户更加方便简洁的找到自己需要的资料，为用户和工作人员节省时间。数字化档案管理工作是一种很超前的管理模式，从根本上打破了时间和空间的束缚，进一步促进档案的使用率。

2.3 提升档案管理的经济效益

传统的档案管理模式，为了实现社会经济发展对信息需求的目的，并没有运用科技技术改善当前状况，反而是利用增加办公人员和办公费用的方式改善现状，这样做直接增加了管理工作的成本，而且浪费了一定的人力资源和社会资源。数字化档案管理技术是结合现代化经济需求推出来的信息化档案管理方式，打破原有的管理模式，从文件为载体的档案信息变成以计算机为主的档案信息，降低了档案管理工作成本，节约了占地面积，从而提高了档案管理的经济效益[3]。

3 分析数字化档案在司法行政工作中的运用

3.1 完善数字化管理制度

为确保数字化档案管理工作有效开展，作为司法行政机关，应该严格建立档案管理制度，比如，归纳档案制度、安全网络制度、数字档案真实制度、档案保密等管理制度。档案有时候就像人类一样，都会有隐私，有些档案内容是不能对外公布的，需要保密，运用数字化档案管理，要着重注意其安全问题，尤为突出的是司法行政档案的安全性和重要性。因此，需要有关人员对保密文件进行电子文档存储，电子文档中硬件设备的使用是非常重要的，要严格审查硬件设备的综合性能，不能有丝毫差错，当每项指标都通过审核后，再将档案存储于电子文档中，做好电子文档的保存工作，增加电子文档的保存时间。同时，要派专门的工作人员负责检修电子文档的故障，防止由于外界温度高低影响对电子档案的保存工作，软件设备主要就是负责利用密码和防火墙装置手段提高数字化档案管理系统的严謹性，确保数字化档案管理不被损坏。

3.2 构建信息技术支持系统

数字化档案管理系统是司法行政进行数字化管理的可靠性保证。所以必须要保证数字化档案系统具有升级能力，提高档案管理的保密性。借助光纤设备提高数字化档案管理的综合性能，利用增加扩展模块来增加数字化档案的储存容量。为了让数字化档案管理系统正常运行，采用的设计理念一般都是冗余技术，为了满足司法工作要求，磁盘必须采用不同级别的性能保护，使数字化档案管理系统具有连续性。另外，数字化档案管理系统必须采用全光纤的磁盘设备，提升数字化档案管理系统的良好性能，实现在线升级的功能[4]。

3.3 成立信息查询子系统和案件管理系统

利用自身的优势，司法管理人员应该建立司法查询系统，提高司法办案的工作效率，节省司法工作的时间，降低司法工作成本。利用信息化技术构建一套司法机关的信息库，科学合理管理档案信息，提高司法办案的工作效率，最大程度做到案件处理的公开化，透明化。比如，人口资源查询、审判结果查询等系统，原来这些流程都是需要当事人提供相关资料才能对案卷进行人工逐一排查调阅，自从实行数字化档案管理后，只需要根据当事人提供姓名，时间，地点等等在计算机上进行搜索，便很快能找出相应的资料，当事人只需要知道其中的一项或者两项内容，就可以快速查阅所需要的案卷，不但方便了当事人，而且减少了工作人员的工作量，节省工作时间，提高工作效率。由此看出，在信息化技术下，更多的文件资料从开始建立到归档都是在计算机上完成的，从而将档案的管理方式逐渐推向数字化档案管理方式发展。

4 结语

总之，原有的司法档案管理模式已经不能满足目前司法工作的要求，也不能适应社会不断发展的要求，在司法行政工作中，借助数字化档案管理模式，不仅可以提高司法工作人员的工作效率，提升档案的使用率，还能够促进档案管理的经济效益。所以，司法工作人员要在使用数字化档案的同时不断完善数字化档案管理制度，增强数字化档案管理的安全性和可靠性，做好数字化档案管理工作的保密工作，建立相应的查询系统，共同促进数字化档案管理在司法行政工作中的应用。

参考文献

[1]熊海丽.关于规范教务档案数字信息化管理的思考[J].现代信息科技，2019，3（04）：128-129+131.

[2]张莉.浅析科研院所档案数字化建设的意义[J].中国管理信息化，2019，22（04）：174-175.