国企公文电子化归档之提效保安对策

摘 要：本文具体分析了国企公文电子化归档阶段中存在的归档工作效率停滞，容易产生不安全的问题，并提出了相应的对策，以期望使国企公文电子化归档工作的效率提高、安全得到保障。

关键词：电子公文；电子化；归档；提效保安；对策

公文是国企进行公务活动的重要工具，及时地收集齐全公文进行归档整理，是国企档案工作必不可少的一部分。当今，档案电子化风起云涌。档案电子化包括归档、整理、保管、借阅等各方面的工作。如何使国企公文电子化归档既效率高速又保证安全不散失，这是档案归档电子化工作的一个重要课题。国企公文的电子化自动归档工作可以通过国企公文档案的电子化管理系统和与之接口的OA系统来完成。国企档案电子化自动归档管理系统和与之衔接的OA系统，都应该通过相应的涉密等级的保密测评和保密认证。国企档案电子化归档全过程都应处于人员安全控制和技术安全控制环境之内。

1 存在的问题

1.1 网络归档环节受阻 效率低且易散失

国企公文分外来公文和内部公文。国企公文归档、整理的量一般比较大，时间较长，效率需要快速提高。公文电子化网络归档是国企档案电子化归档的重要组成部分。由于存在归档时滞，在一定程度上，存在电子公文散失的安全隐患。电子公文通过电子公文流程流转，流转承办的中间环节比较多，一般是经过传阅、承办、办结后最终才归档的。见图1。

图1 电子公文的承办传阅归档图

目前，对于重要的文件，我国尚存在纸介质文件和电子文件同时保存的双套制。实际工作中，高层领导经常由于长时间出差或大量会议等原因，没有时间及时地将每一份电子公文都阅览完毕、办结，导致部分需归档的较重要的电子公文无法及时流转到“归档”这一环节，使得公文电子化归档工作效率低且有时近乎停滞。电子公文理论上是能流转到“归档”环节的，但实际上电子公文在流转过程中经常停滞，经常到不了归档环节。如果按图1的流程，档案部门静等所有电子公文传阅、办结后的自动归档，则有部分从电子渠道自动接收的公文无法及时电子化归档。随着时间的流逝，会造成部分较重要电子公文散失的安全问题。

1.2 未有效审核校验 归档数量不全

因为档案电子化管理程序系统是由人的大脑思维开发的，总有BUG的存在。实际工作中，电子公文归档会有数量不齐全的现象产生。归档的电子公文在一定程度上，不一定能自动地归档齐全，存在有某些电子公文无法自动地齐全地完成归档的问题。这个问题会造成某些电子公文散失，而档案人员又不知晓。等发觉后，再想办法找回那些电子公文，费时，费事，甚至有些电子公文无法找回。

1.3 未完善开发元数据 归档元数据不全面

国际档案界提出电子文件（档案）的元数据的定义是：“在对电子文件及其与文件创建和管理有关的人、过程和系统进行确认以及为其提供凭证和背景信息的过程中，有关文件的管理、利用和文件可理解性的元数据”。[1]电子文件的元数据包括信息的来源、信息的内容、信息的形式和信息的效用等四个方面[2]。

有的单位，只注重归档电子公文的正文内容，忽略了归档电子公文的元数据。这样，会导致电子公文相关数据信息散失的现象，使得电子公文无法反映其全部的综合信息，不利于对电子公文后续的高效管理，不利于电子公文充分发挥其综合价值的重要效用。在后续电子公文迁移中遇到技术障碍时，某些电子公文数据会因为元数据不足，而导致电子公文的综合信息价值的损失，迁移后某些数据会失真，不利于安全，且解决电子公文损失问题时，耗时耗力耗费用。

2 对策

2.1 “传阅流转”和“自动归档” 分设独立流程

以往，一般的公文归档模板设计开发时，电子公文要运行完毕公文承办传阅的全流程，然后再归档。这样，效率低且易散失的问题就产生了。对于电子公文，既要保证电子公文呈阅流程完整，又要确保及时归档、效率高且安全。有一项设计开发措施可以达到这个目的：即“传阅流转”和“自动归档”分开设计，分设独立流程。也就是说：在档案电子管理系统程序开发时，可以分设两条独立的流程，将电子公文呈阅流转流程和电子化自动归档流程相对独立地分开设计。见图2。这个措施既可以解决由于承办传阅停滞而无法及时归档，造成部分电子公文可能散失的安全问题，又可以解决因归档缓慢时滞造成的电子公文归档工作低效，甚至归档工作停滞的问题。

图2 电子公文呈阅流转和自动归档分设独立流程图

2.2 审核、比对、校验

实际工作中，会发现，档案电子化管理系统成功收集到的已归档的电子公文数量不齐全，与实际需归档的电子公文在数量上有差异。尤其是有少许比较重要的电子公文，因为系统开发等等原因会接收不到，而档案员又不知晓。因此，对于已归档的电子公文的数量需要进行核对、校验。方法一：可以和单位机要处取得联系，获得每年全年的公文收文明细电子版。在Excel中，利用Excel自动比对审核。这样，能快速完成审核、比对、校验，对不足的一些电子公文进行人工补充。方法二：还可以在档案电子系统开发时，开发电子系统自动比对功能，设计电子系统自动将OA接收到的总的外来电子公文数目和档案电子系统已接收到的已归档成功的电子公文数目进行自动比对、校验，发现差异。

2.3 开发并归档完整相关元数据

物理结构、电子文件产生的软硬件平台等技术信息是在纸质环境中不曾出现过的，却是管理电子文件的重要信息。文件的过程管理复杂且动态。随着系统各方面环境因素的不断变化，电子公文必然也会随之变化，数据迁移时元数据能发挥重要的作用[1]。因此，很有必要开发并归档相关的完整的元数据。

在宏观层面：對于电子公文归档的元数据的开发，单位领导层应重视并给予足够的开发经费支持。在微观层面：开发电子公文元数据时，应将元数据的完整的类型全面融入到档案电子化管理系统中，尽量做到元数据开发的完整性，即元数据应涵盖：管理类元数据、应用类元数据、保管类元数据、描绘类元数据和技术类元数据[1]。

3 结束语

总之，从上述图1和图2可以看出，在公文电子归档程序功能模块开发时，将公文电子归档的流程分开独立设计，避开长时间的承办传阅流转的等待过程，直接自动归档，将大大缩短公文电子归档的时间，从而解决电子公文中有部分电子公文由于长时间无法完成传阅流转，而造成散失的安全问题。开发好元数据，管理好元数据，将使公文归档工作高效且安全，将使档案综合信息保持完整不散失。公文电子化归档中的电子公文数量和元数据的齐全，可以更有效、更安全、更及时地发挥电子公文在国企工作中作为参谋助手的重要效用。

参考文献

[1]周耀林、王艳明主编.电子文件管理概论[M].武汉：武汉大学出版社，2016.8：96，326.

[2]朱汇川.论元数据在电子档案管理中的应用[J].安徽科技，2008.10：41.

作者简介

梁旭（1969-），女，硕士研究生，馆员，研究方向：档案管理。