浅谈运用现代技术手段做好档案管理工作

白桂芝

摘 要：运用现代技术做好档案和档案管理工作，是整个档案工作适应社会发展，实现其记录历史，服务现实功能、功效的基础条件。档案工作的现代化具有十分丰富的内容，如果把档案工作技术与设备和组织管理的科学化作为管好档案工作的目标，那么档案工作的标准化进程就更为坚实，专业化的档案人员就是技术娴熟的实施者，缺乏任何一个条件，档案工作现代化都无法实现。

关键词：现代化技术手段；做好；档案管理；工作

21世纪，被称之为后工业时代，亦称知识经济时代，也叫信息时代。顾名思义，由于计算机等现代技术的广泛运用，信息的发展与更新，已经走上了快速发展的高速路。现代技术，已经成为当今社会发展至关重要的科学技术支撑。而记录不同历史时期发展实况的档案工作，也必须以科学发展观为统领，与时俱进地适应经济及社会事业发展。因此，传统的手工、半手工的档案管理方式，已经远远不能适应现代经济工作和现代社会发展的需求。时代发展的脉搏，急切地要求档案管理工作，必须紧跟时代步伐，适应发展。档案工作只有与经济、社会发展接轨，同步发展，才能充分发挥其记录历史，服务现实的功能和功效。这一切都取决于现代技术在档案管理工作中应用的深度、宽度和广度。所以，探讨现代技术在档案管理中的合理应用，探索现代化方法管理档案的规律和特点，研究解析各方面客观因素在档案管理工作中的作用与影响，也是我们档案工作者面对的重要课题之一。

笔者欲就现代技术在档案管理工作中的运用等一系列问题，谈点个人的体会与管见，求教方家。

1 从实用价值，看档案的基本特点

档案，是最真实的史料，档案文献是了解过去，预测未来的重要依据，是政治决策、经济决策的重要参考，档案信息是现代化科技、经济社会信息的重要组成部分。是原始的历史记录，不是事后编写的材料，具有记录性和原始性集于一体的特点。档案的产生与存在，始终源于其专门的形成单位，并由此构成档案文件之间的外在和内在联系。档案的积累性和历史联系性的特点，使得档案存在和传递的形态及保存与其他资料有所不同，它要求尊重档案来源与原始的记载内容等方面固有的联系，维护保证档案文件形成体系的历史面貌和历史记录，只有这样，才能有效地发挥档案信息资源特有的作用。由于档案是原始记录，故除具有可靠性外，还具有真实性，参考性和实用性。正因为档案资料这种原始而珍贵的特点，对于档案的管理保护和信息资源的利用也产生了特殊的要求。档案资料的种类和形式的丰富多彩，应用范围的广泛，需要对一些历史悠久、内容比较特殊的档案，要进行专项保管。有些资料与图书等有一定关联，部分还存在重合关系，为此，对具有重合关系或多重性档案的利用，就要求档案保管部门和图书管理部门等单位密切联系，相互协作使各类档案最大限度地发挥其作用和价值，为经济发展以及各领域开发建设服好务。

2 从计算机的效能，看现代技术功能

计算机是目前社会比较大的科技成就之一，它在各领域的应用中十分广泛，从它诞生的第一天起，就以其延伸人类大脑的一特殊性能，以及巨大的信息存储和永久保存的能力、能按照人的思想和指令提高自动化的工作方式，具有惊人的运算速度，极高的计算精度和极强的逻辑能力。成为人类的得力助手，极大地减轻了人的劳动强度，提高了人的工作效率，解放和发展力生产力。计算机正是以它不同凡响的特点，不仅承担了大量的、复杂的、工人难以完成的数据计算，而且计算机作为现代化的工具和手段，应用于各种领域、组织的管理工作和信息处理服务之中，计算机在数据处理方面的卓越功能，例如数据的存贮、数据的自动分类、排序、数据的运算、数据的检索、数据的效验及数据的远距离传输和计算机办公自动化及图纸的存储，在流动、传递等方面一进或正在为人类做出了重大贡献。

3 从社会发展，看计算机在档案管理工作中的应用

作为现代化重要工具和手段的计算机技术，应用在档案管理工作中已是势在必行。由于现代科学技术——计算机的迅速发展，特别是计算机汉字处理程序方面取得的突破性的成就，为计算机在档案管理工作中的应用创造了有利条件。

在档案工作中运用计算机管理的各种系统软件，通过对已收集、积累的大量原始的、真实的档案资料进行多层次、多范围、多门类的储存，快速的资料检索，客观地提示档案各项工作的规律及相互之间的内在联系，从而为计算机在档案管理工作中，以及档案学的理论研究等方面提供了客观、科学、可靠的依据和资料，辅助档案行政管理机关对档案工作的改革作出科学的决策，使档案管理工作步入一个新的时代。

4 档案工作的标准化目标管理，需要应用现代技术

建立标准化目标管理体系，是档案工作现代化的基础部分，它是档案管理业务工作的规范化、档案术语的标准化以及档案工作技术与设备的标准化等一系列内容的协调统一。标准化是档案管理现代化的重要标志之一。只有建立数据库建设中采用统一的标准，如统一的著录项目，数据形式，著录规则，统一的分类和语言规范等为内容的，以标准化为基础的档案计算机检索系统。才能保证有较高的检索效率和检准率。以计算机等为标志的现代技术，可以很便捷地建立统一的标准，使标准化目标管理的最先进的手段。

5 应有现代技术，有利于维护档案的完整与安全

档案的形成，具有多面性、零散性、不规范性等等。维护档案的完整与安全，延长档案的寿命是档案工作者的基本任务之一。随着现代化技术的发展，档案载体形态、结构、耐久性等发生了很大变化，这就是对管档案工作者提出了更高的要求，即如何根据各种档案的特点，尽可能地减少人为或自然因素对档案的损毁，延长档案的寿命。档案工作者认识到这个问题的解决措施，就是采用先进和库房设备和档案保护技术。

长期以来，档案工作者都重视改善保管条件。许多档案保管场所都发生了很大的变化，馆内设有专门防火安全設施、除尘消毒等专门工作间，有的还实现了库房温湿度系统，自动记录，如果与要求不符，就会主动显示在荧光屏上，并通知控制系统进行调整。此外，在档案的修复、加固、字迹恢复等方面应用现代技术也都取得了一系列研究成果，档案在近些年的管理工作中，有了很大的改观也取得了可喜的成绩。