新形势下高校基建档案管理存在的问题及对策探究

张加仪

摘 要：在高校基建档案管理情况调查后，发现新形势下高校的基建管理存在很多问题。本文结合各高校基建管理存在的问题，提出了相应的措施和建议，希望可以为新时期各高校基建档案管理和基建建档提供理论基础，促进高校基建管理模式的进步。

关键词：新形势；基建档案：高校

1 基建档案的概念

基建档案指的是一个项目在建设过程中从决策到建成的整个过程中形成具有保存价值的各种文件材料。而高校的基建档案代表了学校发展的真实记录，是有效的历史凭证。一般情况下建设的项目资料通常是成套性的，是一个有机联系的整体，包括了设计文件、工程管理文件以及其他材料，是基建后期进行扩建、维修改造以及处理纠纷的重要凭证。高校基建档案涉及到很多个单位，任何一个单位或环节的疏忽都会影响基建档案建设的结果。在高校基建档案建设的过程中，存在管理服务质量不高、利用效能低等问题，十分不利于高校基建档案管理水平的提升。各高校需要明确基建档案管理过程中存在的问题，制定相应的对策，为提高高校基建档案管理水平和服务质量不断努力。

2 新形势下高校基建档案管理存在的问题

2.1 管理人员业务水平和专业素质不高

随着我国高等教育的不断发展，大部分都加强了基础建设和新校区的建设，会给档案基建管理带来了大量工程材料。学校的领导都十分重视建设工程的质量，基建部门的管理人员也十分重视工程建设的质量和进度，而忽视对于基建文件材料的整理工作。这主要是两方面的原因，一方面是由于高校通常没有固定的基建档案管理人员，因此管理人员对于工作的认识和管理不足，很难全心全意的做好基建的收拾和整理工作。另一个方面各高校的基建管理人员对于基建工程管理不了解，缺乏熟悉基建业务和熟悉基建管理的专业人员。同时，档案部门的竞争意识不强，缺乏主观能动性，导致基建工作相对滞后。

2.2 归纳文件的质量和完整度不高

在调查已归档的文件后发现，一部分基建材料收集不够齐全，也没有按照相关要求进行整理。这主要是由于基建档案文件的收集难度很大，收集来的文件材料的质量也不符合规范，还存在一些文件原价丢失，只能保存复印件的情况，造成了进行文件归档时文件不齐全。同时，由于一些工程建设的周期过程，导致基建建档涉及的范围很广、环节复杂，归档需要覆盖项目的全过程，因此资料一直处于动态变化，给建档的资料收集带来了困难。上文提到，基建部门人员十分缺乏，因此在工作过程中很容易存在对材料的认识不足，处于被动接受过程材料的状态，这也是基建材料完整性和質量不高、材料不符合相关要求的原因。还有一些管理人员只重视阶段性文件材料的收集，忽略全过程文件材料的完整归档。尤其是在纸质文件资料的收集方面，一些项目建议书和可行性研究报告缺少领导的签字或者没有具体的日期，对于设备安装文件资料的收集也不够重视。

在图纸方面，存在很多施工图加盖竣工章代替竣工图、图纸为复印件的现象。工程影像资料也十分不齐全，通常缺少开工前、施工阶段的音像资料，只有竣工时的照片，基建电子文件资料也普遍很少。

2.3 信息化水平不高，管理利用效能低

由于管理技术落后、应用计算机管理文件不多，高校基建档案管理普遍存在利用效能低的现象。一些高校即使应用了档案管理系统，但是仅仅只是对于基建档案目录实行信息化的管理，十分不利于日后的查询和使用。在遇到需要查询和使用基建档案的情况时，需要人工查找及复印，很容易发生原件破损或遗失的情况。

2.4 管理体系不健全、缺少制度保障

由于各高校对于基建档案归档的规范性要求不够造成了档案管理体系不健全的现象出现。虽然各高校制定了基建档案的管理制度及存档范围，但是在实际的操作过程中，缺乏有效的约束机制和制度保障。一些高校基建部门于施工单位、设计单位的资料管理职责不够明确，各部门遇到问题相互推诿，导致基建资料不全、管理方式落后。引起制度保障缺失的主要原因是由于人员配备不足。由于目前基建部门扩建、改造工程多，任务繁重，导致基建人员更加紧缺。同时每个项目都有大量的材料，对于一些相对复杂的基建档案材料需要专业的人员才能完成，而高校安排的人员要么专业素质不高无法胜任，要么任务繁重、容易出错。

经费不足也是引起制度保障缺少的一个因素，基建档案的管理同其他类型的档案管理不同，需要使用专门的设备，需要资金的支持。但是学校每年用于档案建设的费用很少，无法保障基建档案建设工作的顺利进行。

3 加强基建档案管理的对策

3.1 加强基建管理人员的培训、提高管理人员的专业素质

基建部门的工作在管理文件资料和归档方面起着重要的作用，因此高校要加大基建部门的宣传，争取学校管理层和领导对基建工作的重视。同时应该加强对基建管理人员的培训，例如，参加国家档案局的培训、进行业务指导等，努力提高工作人员对职业技能和专业素质。另外，还需要增强基建管理人员的服务意识，不断提高档案利用的管理水平。

3.2 遵守建设工程文件的归档规范、提高存档资料的质量

在进行基建档案管理时，需要明确各部门的职责，实行对基建资料的全程监控。同时需要健全基建工作人员和档案管理人员的沟通机制，促进双方的团结协作，避免基建管理人员由于对档案管理不理解造成资料的遗漏或丢失。另外要监督好基建部门的兼职人员做好材料的归档和部门的立卷工作，按时间节点进行交接。

3.3 加快基建档案数字化建设、提高基建档案管理的利用效能

当前，我国已经步入信息时代，实施基建档案的数字化、管理的信息化已经是不可阻挡的时代潮流。目前很多高校的基建档案现代化水平仍然偏低，不仅增加了查阅使用的时间，还会造成资料的破损和丢失，因此需要加强基建档案的信息化建设。学校应当给基建部门配备计算机专业人员，建立目录档案数据库并完善电子档案接收体系，加强网站平台的开发和利用，实现档案的现代化管理、促进资源的共享，为学校档案管理提供有力保障。

3.4 完善档案管理体系、建立基建档案保障体系

各高校需要根据国家档案部门的相关规定，制定档案归档规范的实施细则，完善基建档案管理体系，建立档案管理保障制度。有了制度保障，才能保障档案管理工作的可控性，实施责任到人制度，从而推动档案管理工作的有序开展。保障制度的实施离不开领导的支持，首先，需要有专业人员进行档案资料的收集、整理和归档工作，明确岗位职责，确保档案资料的完整性和有效性。其次需要有足够的资金支持，档案建设的信息化管理、服务的现代化离不开资金的支持。最后将档案管理工作纳入部门考核，实现基建档案管理工作的规范化。

参考文献

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