谈完善高校离退休人员档案管理

摘 要：老干部是财富，老干部是资源，老干部是历史，做好老干部工作，涵盖老干部工作的方方面面。服务至关重要，教育不可缺少，管理尤需加强，引领时刻需要，精准特别关键，但它们的共同基础是信息且是准确的信息，而信息来自档案。

关键词：高校；离退人员；档案管理

2011年9月，习近平总书记在全国老干部工作表彰会上曾讲：尊重老干部就是尊重党的光荣历史，爱护老干部就是爱护党的宝贵财富，学习老干部就是学习党的优良传统和作风，重视发挥老干部作用就是重视党的重要政治资源。多年来，老干部管理部门秉承这一重要指示，恪尽职守，殚精竭虑，精心服务，从早从深厚植离退休老同志管理、教育、服务理念，做牢做实离退休老同志管理服务工作，为离退休老同志颐养天年、安度晚年创造一切可能的条件，提供一切可能的服务手段，得到广大离退休老同志的赞赏和美誉，可以说取得了丰硕成果，收到党和政府领导的高度认可和赞同。但随着新时代的到来，离退休老同志队伍无论从年龄结构还是知识结构等诸方面都发生了新的变化，比如：离休干部越来越少，退休干部越来越多；离休干部进入“双高期”，对很多事都显示出心有余而力不足，与之相反，退休干部大量增加，年龄上、思想上、活跃度等诸方面已成为主力军。

1 当前离退休老同志档案管理的现状浅析

1）组织人事部门对离退休老同志档案管理碎片化严重。在工作开展中，笔者发现组织人事部门对某人的档案化管理虽然做到了一人一档，逐年进行登记管理，但是打开某人的档案从参加工作起到离退休止，几乎就是纸质材料的简单堆砌，这种碎片化的管理造成查找信息非常困难。分析其成因，一是领导重视不够，二是档案管理人员更换频繁，很少有长久做，做长久的，三是受管理工具的影响，从一开始就没有做好建档立卡管长久的打算，四是管理人员责任心不强，人员越来越多，档案也越来越多，新官理不了旧账，以前的乱象不是我造成的，不去管我前任的事，但受以前乱象的影响，自己任内分管的新的档案也没按照档案管理的要求认真去做，去管理。

2）丢失残缺率高。在对离退休老同志档案整理过程中，发现没有一个人的档案是完整无缺的，都不同程度地存在着白页、缺页现象。从阶段上看，有的一个阶段甚至多个阶段的档案内容几乎全失去了，了解其全貌相当困难，因为和其同龄、同阶段健在的老同志也不多了，知道其经历的尚健在的老同志也很难说的清楚。分析原因，一是档案资料归档不及时，管理易人率高，二是搬家率高，整理过程中尽责不到，在搬家过程中丢失的档案资料较多。

3）鼠咬霉变率高。从整理档案过程中看，由于人们重视不够，没有专兼职档案管理人员，加之房屋短缺，又由于思想上认为档案都是已经过去的东西了，就不加分类随便找个房子堆砌起来，加上一把锁了事，很少打开房间进行查对、核实、除霉处理。

4）张冠李戴，串户率高，电子文档建立不全。档案数度易手，多人管理，没有形成好的管理传统，新的接管人和旧的管理者之间没有交接记录，即使有，也仅仅是表面文字交接表的传递或大宗的过目，细到个人的几乎没有点接记录。整理档案还见到，张三的内容装到李四的袋子里去的不少，串户现象偏高。受历史因素的影响，电子文档建立的不全面、不严谨、不牢固，对离退休老同志的档案建立的不多，几乎为空白，全靠纸质档案材料支撑。

5）缺乏行之有效的建档管理办法和手段。由于在档案管理岗位上待的时间都不长，学的又非档案管理专业，基本上是门外汉，加之钻研不够，参加培训不多，脑子里没有立体概念，面对堆砌的档案资料往往是一筹莫展，没有好办法、好手段，也没有下大力气去克服困难，请教行家里手，二是“萧规曹随”，得过且过，延續旧有方法乱下去。

6）老干部管理部门档案管理的信息量严重滞后。由于当前我们的档案管理沿袭多年来的旧有管理模式，离退休管理部门对离退休人员的档案内容知之甚少，数据库建设停留在浅显的层面上，某同志退休，仅是做一些简单的面上统计工作，例如姓名、年龄、籍贯、政治面貌、家庭住址、联系电话、出生年月，身份证号、批准退休日期，邮箱等简要信息。离退休人员参加工作日期也是他们自己所谈，具体准确与否有待考证。

在高校知识分子扎堆的地方，离退休人员在离退休前，从事哪些领域研究，有何著述、发表过哪些重要文章，取得过什么教科成果，获得过什么荣誉称号等都很难知晓。一旦国家遇到重大事件，要统计离退休老同志具体情况，老干部管理部门往往还要借助组织人事部门帮助方能完成，工作中常出现部门间推诿扯皮现象，造成的后果，轻者离退休老同志不满，重者耽误大事要事办成的质量。

2 做好离退休老同志档案管理工作的价值

做好老干部工作，从政治高度上讲是对离退休管理部门对离退休人员离退休后开展“六个老有”教育与服务的创业，因而做好做强老干部工作，基础在信息，信息强、信息准，就能做成事，创好业，否则就会引起老同志的不满，贻误身事、家事、单位事、国家的事。

离退休老同志在职时爱好不一而足，有的爱好伴随其一生一世，不因其身份因退休而裹足不前。离退休管理部门接纳他们退休后，根据他们的兴趣爱好开展有组织、有意义和针对性的工作，使其继续耕耘自己的那块天地，甚或带动一片有共同志趣者寓教于乐、寓乐于教，讴歌社会、赞颂祖国、颂扬人民，继续为社会发展发挥余热都有不菲的价值。

3 做好离退休老同志档案管理的建议

在新时代条件下，要让广大老同志搭上信息化的“快车”，一是必须充分利用档案资料，用好信息化手段，加快推进离退休干部服务管理信息平台建设和普及应用；二是充分运用档案资料，践行精准化理念，通过健全党内关怀机制、推进志愿服务、开展帮扶救助等形式，开展各种献爱心、送温暖活动，对有特殊困难的老同志，给予更多关心照顾；三是积极应对离退休干部队伍结构变化带来的新挑战、退休干部服务管理面临的新情况、人口老龄化发展对老干部工作带来的深刻影响等问题，利用档案资料提升规范化水平，推动老干部工作与时俱进、提质升级。

1）依法办事。《中华人民共和国档案法》自1987年9月5日颁布以来，至今已过了32个春秋，影响应当说深远，厚植人心久矣。当前，我们国家大力推进依法治国，高校纷纷推出依法治校方略，出台文件，落实中央精神，把“权利放进制度的笼子里”。档案是对历史的真实记录，具有不可复制性，事关大局，马虎不得，松懈不得，迟延不得。依据法律，保存好离退休老同志档案，留得住他们的声音，保得住他们的笑容，展得出他们的身影就是对历史的传承和延续。

2）选人用人要准。做档案管理工作，对个人来讲可能一辈子出不了什么大成就，因而要能耐得住寂寞，受得了清贫，稳得住心神，坐得了冷板凳，功成不必有我，功成必定有我。对组织来讲，要注意观察，确实把踏踏实实，一步一个脚印，不追求功利化的，有奉献精神的同志安排在档案管理的岗位上。对默默奉献者，要落实《机关档案管理规定》，给予表彰奖励，给予提拔重用。

3）抢救性发掘。对有重大影响的任务、事件，要保得住音像资料，要定期拷贝，要坚持与时俱进策略，不断翻新资料的存储介质，跟上时代前进的步伐，与时代同步，与时代同进。有必要每隔一段时间，就要对重大事件和人物的档案资料进行更新、整理、还原，以及必要的抢救性发掘保护。

1部法律、2个条例、1个实施办法和《机关档案管理规定》都明确规定：对于档案管理一要有专（兼）职档案人员，二要有完备的基础设施，三是所需经费列入预算。一部档案向世人展示的不仅仅是文字和影像资料，而是透过资料反映出的背后深藏的诸多价值，如某个人的成长史、某个单位的延续史，一个国家的兴衰史。保有完整的档案资料，进行必要的人财物的投入是值得的，有价值的。

作者简介

马秋妍（1987-），女，硕士研究生，现供职于河南科技学院，从事档案管理工作，研究方向：档案理论、档案实务。