探讨做好企业设备档案管理的对策措施

梁小霞

摘 要：本文阐述了企业设备档案管理的重要性，分析了存在的问题，并对这些问题提出了相应的对策措施。

关键词：企业；设备档案管理

设备是企业生产经营的基础，设备管理的好坏直接影响企业的生产成本和经济效益，因此加强设备管理是企业管理的永恒主题。设备档案管理是设备管理的一部分，完整系统的设备档案，有利于实现设备的全过程管理，有利于设备管理的连续性，有利于设备的更新改造，有利于设备维修保养，因此企业要把设备档案管理作为重要工作来抓。

1 设备档案的概述

设备档案，是指设备在购置、验收、调试运行、管理维修、改造报废等设备管理全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等形式的文件材料。设备档案一般包括设备前期与后期两部分。前期档案包括设备订购、随机供给和安装验收的材料；后期档案包括使用后各种管理与修理的材料。前期档案：订货合同；装箱单和说明书及资料、附件、工具明细表（原件）；出厂合格证书、出厂精度（性能）检验记录（原件）；开箱验收单；自制设备的有关说明及图纸、资料；设备基础及隐蔽工程图纸；动力管线图纸；安装、调试验收单；购入二手设备的有关原始材料。后期档案：设备使用初期状况记录；定期维护记录；定期检查和监测记录；设备故障分析报告；设备检修记录；设备封存（启用）单；设备润滑卡片；大修任务书与竣工验收报告；技术改造申请书及项目技术经济论证报告；技术改造说明书与图纸及试用效果鉴定；设备事故报告单；设备报废单。

设备档案具有综合性和动态性两种特点：一是综合性：设备档案的形成涉及到多个部门，从设备的购置计划、采购、开箱验收、试运行等环节需要由企业的技术管理部门形成，而设备的日常运行记录、维修改造等多由使用部门产生，因此设备档案管理具有关综合性。二是动态性：设备档案是一个不断变化和发展的过程，一台设备在使用过程中，会不断形成日常保养、检修记录、大修记录、更新改造记录、转移记录等文件资料，直到设备报废。

2 设备档案的重要性

设备档案是了解掌握設备性能，正确使用和定期维护、保养、修理的重要依据和记录凭证，在企业生产中具有十分重要的意义。

2.1 设备档案是设备维修、保养的依据

设备在使用过程中，经常会发生零部件的损坏，需要更换和维修。如果设备档案齐全，能够查阅到相关的设备档案材料，掌握零部件的规格型号、生产厂家、及其它相关的安装参数，就节省了大量的时间，缩短了维修周期，提高了工作的效率。

2.2 设备档案是设备技改技措的依据

设备档案中设备的技术资料详细介绍了设备的性能、使用方法、注意事项和维护保养的要求，使操作者能够按操作规程使用，安全规范操作，按规定进行维护保养，延长设备的使用寿命，节省了设备投资；通过设备日常运行记录，对比同类型产品的能耗水平，优化生产运行，起到节能降耗的作用，节省生产运行成本。

因此，设备档案的管好、用好，能为企业带来良好的经济效益。

3 设备档案管理工作的存在的问题

3.1 设备档案文件材料收集、归档不及时

有些人认为项目任务是硬指标，文件档案归档是软任务，把任务的完成与档案工作隔离开来，只注重任务的完成，忽略了档案工作，在进行设备档案材料收集归档工作时，经常性拖延时间，不能及时归档，造成档案材料丢失或损坏。

3.2 新购设备的材料不齐全

有些新购设备原厂家因为技术产权的原因，没有带随机技术资料，归档时没有相应材料，给日后设备的维护、保养和检修工作，带来很大的麻烦，有可能因为没能零件的供应而报废。

3.3 设备移交工作不清不明

由于人员变动，管理档案的设备员工作交接不清不明，使得有些档案资料缺乏连续性，不全、不系统，没有把相关的数据、记录归档，当再次出现同样问题时，无从下手，严重影响正常生产。

4 设备档案管理工作应对的措施

4.1 规范设备档案管理工作

在设备档案管理工作中，首先要建立一系列管理制度：制定《设备档案收集工作制度》、《设备档案的鉴定制度》、《设备档案的归档制度》、《设备电子档案的信息工作制度》等。用制度明确归档范围、收集、鉴定、保管等规定，用制度规范设备档案管理工作。

4.2 做好设备档案归档工作

设备档案文件材料的形成分为四个阶段：1）设备购置阶段形成的文件材料，主要包括设备购置计划、设备购置订货合同等；2）设备开箱验收阶段形成的文件，主要包括设备开箱验收记录、设备安装调试记录、设备说明书、操作手册等随机文件；3）设备安装使用阶段形成的材料，主要包括设备的型号、规格、生产厂家、使用日期、附件明细，操作规程、事故及损坏记录、保养记录、检查记录、使用记录、维修记录等；4）设备报废处理阶段形成的文件，主要包括设备报废申请表，设备报废鉴定与审批表，设备报废处理转交表等。结合工作实际，进行认真仔细审核。

4.3 搞好设备档案数字化工作

设备档案的藏档案载体主要是传统的纸质档案、实物档案和声像档案。对纸质档案可进行数字化处理，存储到计算机中。将纸质档案进行数字化处理主要有三种方式：第一种是人工录入计算机；第二种是通过扫描仪扫描识别，制成文本文件；第三种是将档案文件由数码照相机或扫描仪按页拍照或扫入计算机制成图形文件，做成图片，保存了档案原件本来面目，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使阅读者可以获得更多信息线索，进行更深入的了解档案的情况。对于实物档案也可以通过对实物进行拍照，保存成数字图像格式，存储到计算机存储设备中。

4.4 提高设备档案的利用效率

设备档案数字化后，变成电子文件，可在线传输，灵活、方便，档案利用者无须亲自到档案室查询，可直接通过微信、OA等服务平台在线服务，提高利用效率。

总之，设备档案管理是一项长期的工作，需要档案管理者与时俱进，不断学习新知识，掌握新方法，真正用好设备档案这把钥匙，为企业设备管理发挥更大的作用。

参考文献

[1]谢秀红.企业信息环境下档案信息化建设[J].山西财政税务专科学校学报，2007，（1）.

[2]周颖明.企业设备档案的管理探讨[J].科学信息，2007，（6）.