新闻纸消耗管理存在的问题——从内部审计的视角

付小妮

关键字：新闻纸消耗；假退库；定额管理

一、引言

对印刷企业来说，新闻纸非常重要。以某企业2018年数据为例，当年新闻纸存货约占原材料的92%，采购新闻纸的资金支出约占当年资金支出的30%，新闻纸成本约为生产成本的55%。近几年，多家报刊停刊停办，加上报业广告经营的下滑以及发行量下降等因素，报纸出现减张、缩版、减量的情况，致使印刷企业的印量不断下降，规模效应逐年递减。于此同时，印刷企业人员开支、机器设备厂房等运行维护成本却逐年增加，在这种背景下，加强新闻纸消耗的管理对于印刷企业成本控制意义重大。

新闻纸消耗的管理是一门系统工程，与采购、仓储、市场、财务、人事、设备维护等部门都密切相关，需要多部门协作。采购不严新闻纸质量差、保管不善新闻纸受潮、机器设备没有及时维护故障多等原因都会导致印刷过程断纸频繁，废角料多，增加新闻纸的消耗量。

二、相关概念

新闻纸消耗管理要清楚代印、承印、节纸、外部定额、内部定额的概念。代印是指由印刷业务委托方提供新闻纸，印刷企业只收取印刷费；承印是指印刷企业提供新闻纸，向印刷业务委托方收纸款和印刷费，两者的区别在于供纸方式的不同。节纸是指代印模式下，新闻纸理论用纸量（理论用纸量=印量*合同定额）与实际消耗量之间的差额。内部定额是生产车间各班组新闻纸用量的标准，主要用于班组的考核。外部定额是代印模式下与印刷业务委托方结算新闻纸用量的标准，在双方印刷合同中做出规定。

三、新闻纸消耗管理存在的问题及原因

（一）生产车间管理方面

1.剩余新闻纸没有办理退库。印刷结束后剩余新闻纸没有办理退库，以新闻纸出库量作为实际消耗量，虚增了新闻纸消耗量，易造成浪费。例如当月领用10卷45g781的华泰纸印刷大众日报，剩下不到一卷，如果不进行退库，物资部新闻纸出入库明细账上，大众日报新闻纸用量为10卷，而不是估算后的9.4卷。

2.生产车间现场管理随意。印前领用的新闻纸由物资部提前摆放到生产车间、剩余新闻纸也在生产车间存放，生产车间现场管理的标准宽松，或者标准执行不严格，地面脏乱卫生没有及时打扫、人员随意进出等，很容易造成新闻纸外皮刮擦等，形成废纸，虚增新闻纸消耗量。

3.定额管理效果弱化。定额管理有效与否关键在于定额是否合理，定额制订是需要多部门博弈、协商，受多个因素的影响，例如印量、新闻纸质量、人员技能水平的不同都会影响定额。印刷企业制订的新闻纸消耗定额考虑到因素变动的影响，以及人员积极性的调动，标准都相对宽松，且长期内相对稳定，后续即使调整，也是微调，上调的多下调的少，随着时间推移，定额失去了在成本控制、成本分析方面的作用。另外定额节支的奖励力度小，定额超支也总以各种借口解释，定额管理的结果失去了权威性，造成定额管理流于形式，成为了企业宣传的噱头。

4.新闻纸消耗量没有按照印刷的报纸分别统计。目前各班组多按照新闻纸规格、新闻纸生产厂家统计新闻纸消耗量，没有按报纸分别统计。例如大众日报和光明日报都用781mm的纸，在内部定额相同的情况下，各班组没有分别统计。但大众日报是代印，光明日报是承印，如果不分开统计就导致光明日报的成本核算不准确。

（二）会计核算方面

新闻纸消耗会计核算方面的问题主要有两个：一是新闻纸成本不完整，二是新闻纸节纸形成账外资产。这两个问题的产生源于新闻纸印刷有代印和承印两种模式，源于印刷企业采用外部定额（也称为合同定额）、内部定额进行新闻纸用量的管理。新闻纸成本不完整是因为将代印报内部定额与实际消耗的差额冲减了承印报的印刷成本，主要原因是生产车间没有将代印报和承印报的实际消耗情况区分开，导致物资部提供的新闻纸用量的明细账无法准确统计出各报的实际消耗量，进而会计核算难以统计出承印报的内部定额与实际消耗的差额。账外资产是指代印报形成的节纸没有确认资产和收入。

（三）人员管理方面

人员管理对新闻纸消耗的影响主要表现在印刷工人技术操作水平高低，技术水平高，操作上纸、接纸、机器设备运行规范，能减少新闻纸浪费。目前印刷企业人员管理存在的问题，主要是印刷工人流失率高（离职人数/离职前总人数），且上岗前未经严格培训，导致操作不规范，加上责任心不强，在处理上纸、接纸时，出现了上错规格、对接缝隙大等问题，进一步分析主要原因是一线工人工资低、不同身份人员工资待遇差别大，挫伤了积极性，难以培养并留住技能娴熟的人员。以2018年某印刷企业人员工资为例，在编人员125人，工资1169万元，人均工资9.35万元/年；合同招聘人员112人，工资总额509万元，人均工资4.54万元/年。从2018年人员在各部门的分布情况可以看出，招聘人员主要分布在业务部门，如印前、印刷事业部及市场部，印刷事业部招聘人员占71%。在编人员则多分布在行政管理部门，如企管中心、考评委等。

四、新闻纸消耗管理的对策

（一）加强生产车间管理

1.推行新闻纸假退库。假退库是指退库时新闻纸实物不移动，只在物资部出入库明细账上记录。这主要考虑到新闻纸移动可能造成的外皮破损，以及减少工作量。假退库需要估算剩余新闻纸数量，并且要区分承印和代印分别统计。另外，为了避免出入库明细账记录混乱，可考虑每月月末一次假退库，不是每天的剩余新闻纸都进行假退库。假退库后，物资部的新闻纸出库量就是各报新闻纸的实际消耗量。

2.制订现场管理标准，并确保标准执行结果的权威性。例如印刷企业推行6S精细管理，制定现场管理评价考核表，对现场环境管理、现场生产管理、现场设备设施管理、现场定置管理进行打分考核，并将考核结果纳入生产车间对班组的总体考核中。需要注意的是，标准不在于规范程度的高低，指标的多少，关键是标准要符合实际业务管理的需要，对实际业务具有导向性，即可操作性要强。

3.对机器设备正常检修，降低设备故障率。要定期进行检修，尤其是印刷任务重时，不可为了多揽外活，减少检修频次。而且机器设备的检修要选择正规厂家，零配件的采购也要正规渠道，最好是选择印刷机原产厂家的质检和零配件。另外要鼓励印刷工人对机器设备进行改进，根据印刷量、工人技能水平和熟练程度、工人数量等因素优化印刷工序，改进机器设备的操作管理，以降低废报率等。

4.强化定额管理。定额管理是指利用定额来合理安排和使用资源的一种管理方法，定额是指资源的分配、使用所应遵守的标准或者应达到的水平。定额管理的关键是定额，定额受多种因素的影响，而且随着各因素的变化，定额要及时修正，否则定额就失去了约束和指导作用。所以强化定额管理，要做好两个工作，一是协调好相关部门。定额制订时要考虑多方利益，需要多个部门协作制定，定额只有得到各部门的认可和支持才能到执行到位；二是挖掘定额制定的影响因素，掌握各因素间的相互关系。印刷企业制订定额时，要考虑实际成本、业务规模、人员技术水平、纸张质量、机器设备的使用情况等因素，而且随着各因素的变化，以及因素间此消彼长的关系，定额要适时调整。

2018年部分部门人员分布情况

（二）规范会计核算

规范会计核算的关键是区分承印报和代印报的新闻纸实际消耗量，并调整会计核算的依据。承印报的新闻纸成本先按照内部定额核算，即新闻纸成本=各承印报印量*内部定额，再根据物资部月末的新闻纸出入库明细账中承印报的出库量调整成本，调整后的成本就是承印报的实际成本。代印报节纸的核算首先要计算节纸的数量和金额，节纸数量=合同定额-实际消耗量，节纸金额=节纸数量*最近一批新闻纸的采购金额，再进行账务处理，借：原材料贷：营业外收入，在原材料的辅助账中不记录数量，在物资部的出入库明细账中不予增加，因为代印报的节纸在物资部已经做了入库。例如代印报委托方发送了新闻纸20吨，按照合同定额本月新闻纸消耗量是18吨，根据生产车间的统计该代印报的实际消耗量是16吨，2吨的节纸在物资部已经做了入库。如果在进行账务处理的同时，在办理入库，造成重复入库，虚增新闻纸库存量。另外，计算节纸金额时新闻纸价格有多种选择，仅定价方法中就有成本导向、需求导向和市场导向三种，这里采用最近一批新闻纸的采购金额，一是基于公平透明的原则，以降低人为调节的影响；二是为了简便操作，减少工作量。

（三）完善人员管理

人员管理的完善可从两个方面着手：一是完善绩效评价体系。要修订绩效评价指标和方法，应遵从三个原则，要与组织目标一致，起到导向作用，例如设置废报率、节纸率等，可激励员工提高技能增强责任心，以提高报纸印刷质量，实现拓展市场增加收入的目标；要简单易行，指标计算所需要的数据要方便获取，计算的结果要具有现实意义；要增加量化指标的数量和权重，尽可能减少定性指标，确保绩效评价结果更公平公正。印刷企业的考核指标要向生产一线倾斜，要实现同岗同酬，，消除身份差别。二是提高员工福利待遇，包括给员工缴纳五险一金，提供员工提升技能的平台等，让员工尤其是印刷工人的工资待遇在行业中具有竞争性。

五、结语

新闻纸消耗管理对印刷企业非常重要，但目前新闻纸消耗的管理粗放、不精细。新闻纸消耗管理是一个系统工程，与采购、仓储、人事、财务、市场等都密切相关，需要多部门协作。要实现精细化管理，需要通盘考量。为了推动新闻纸消耗的管理，文中分析了实务中存在的问题，也提出了对应措施。但更应该注意到，机器设备智能化、信息系统的应用对新闻纸印刷前后的精细化管理将是重要推动力。