职业院校档案管理工作的问题和对策研究

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职业院校学生档案是记录学生成长和学习情况的重要载体，对于职业院校教学规范运行具有重要意义。随着现代信息技术的发展，职业院校学生档案建设进程不断推进，有效提升职业院校教育综合水平。

1当前职业院校档案管理工作存在的问题

1.1学生档案内容不全面

目前大多数职业院校对于学生的档案管理不能充分重视，也没有明确学生的檔案材料归档和要求。档案是反映一个学生综合素质的最佳材料，没有将其进行明确的归档和要求，会导致学生的综合素质得不到充分的反映，不能全面了解一个学生。还有大部分院校中目前所存在的档案问题之一是主观内容过多，例如常见的一些，“同意以上意见”“以上内容属实”等，这些大都来自于班主任、班委以及团支部提供的一些意见，在一定程度上，并不是全面反映学生于客观情况的材料。对于能够全面评价学生的客观性材料相比甚少，导致学生的整个档案内容显得过于单薄，质量并不会很高。此外，职业院校的教职工对于学生的档案管理意识也很淡薄，导致档案并不能满足一些用人单位对于人才选择的需求，特别是一些私企，更加注重招聘学生的能力而轻视档案问题。职业院校在办学条件、教学水平、科研以及学校的办学规模各个环节都有待提高，所以档案管理的工作由于其特殊的工作性质，虽然在短时期内并不能影响到学校的大局，但是长期以往，可能会导致学生档案不能及时归档整理以至于档案散失。并且在这样一个职业院校的认同率并不高的社会中，很多院校在学生毕业前会将学生之前记过的处分消除，并且成绩造假问题比较严重，这样导致档案失去原本的真实性，也会使得档案的利用率逐渐降低。

1.2档案管理制度不够完善

学生档案管理没有一个统一、详细的管理制度，基本上按照原先流传下来的老办法，缺少与时俱进的标准，难以使学生档案材料尽善尽美。在整理档案方面，缺乏科学的管理制度，在保密、管理、核对等工作中显得不规范。管理制度不完善，主要是在工作方法上有很大出入，有的学生档案是按照入学年度进行编制的，有的则是按照专业进行编制的，没有一个规范的方法，虽然短时间内影响不大，但是时间一长，没有一个目录，也没有一个统一的页码编排，甚至有一些档案袋都没有密封，导致学生档案管理混乱。

1.3档案管理人员素质不高

职业院校学生档案管理人员，真正科班出身的很少，很多人员是兼职做这项工作，专业性不是很强，自身业务能力或许不符合当前工作要求，主要表现在档案记录、档案传递等方面，没按照规定及时完成有关工作，造成部分重要档案内容缺失。

2做好职业院校档案管理工作的对策

2.1完善健全院校档案管理规章制度

当前，国家及我省相继制定出台了《中华人民共和国档案法》《企业档案工作目标管理办法》等一系列法规制度。职业院校应加强这些法规制度的宣传贯彻，并结合院校实际情况，建立和健全档案管理制度，并将其纳入整个教学管理制度建设，确保档案工作有章可循。

2.2逐步加快档案信息化建设步伐

档案部门进行信息化建设，首先要解决的一个观念问题，就是档案的信息化建设不是简单地用计算机检索档案，也不是仅仅是用计算机保存档案，而是要借助信息技术，引进先进的管理理念，改善、改革档案管理中的一些做法。这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，不断在工作实践中改进。坚持档案信息化建设与院校信息化建设统筹规划、同步推进。同时，认真研究档案信息资源的开发利用，建立网络服务系统、充分挖掘档案信息化平台的潜力。

2.3提升档案管理的信息化水平

档案管理数量巨大，现代科技可以有效提升管理效率。随着互联网和大数据技术的发展，现代信息技术与传统职业院校学生档案管理工作开始深度融合。职业院校学生档案管理工作量很大，而且较为复杂，通过引入现代信息技术，可以减少人工操作的失误，提升档案管理的规范性和科学性。在职业院校学生档案管理工作过程中，要注重数据技术的应用与分析，通过多种方式提升工作的信息化水平，让信息技术充分融入到学生档案管理过程中来，实现规范化管理目标，提升综合管理水平。

2.4提高学校领导档案管理的意识。在职业院校的档案

管理工作中，由于经费的投入不足，并且基础也比较薄弱，档案的管理设施和管理方法都比较落后。职业院校的教职工对于学生的档案管理意识也很淡薄，导致档案不能很好地发挥应有的作用。所以应该加强学校领导对档案管理规章制度的意识，建立与学校规模相当的档案管理工作制度，加强档案管理与保护意识。同时也要求管理工作者丰富学生的档案内容，档案是一个学生综合素质的体现方式之一，所以除了提供一些主观的学生分析材料以外，还应该提供一些客观的分析材料，而不是在社会对于职业院校认同率步步高的前提下修改学生的一些信息甚至是处分，以备能够更加全面地了解一个学生。例如，可以在学生的档案中增加诚信，这对于培养学生在平常的诚信待人中能够起到很大的作用，让每个学生意识到维护诚信的重要性，将考试作弊等都可以写入档案，在职业院校中营造诚信的氛围，当然还有学生在校期间表现良好的材料也要记入档案，这对于用人单位更好更全面地了解一个学生有很大的帮助，同时也为全面推进素质教育打下了坚实的基础，提高职业技术院校的教学质量。

（作者单位：黑龙江生物科技职业学院）