信息化条件下的档案管理与服务创新

王玲

当今信息以及科技快速发展，在当前的信息化条件之下，我国正在积极迎合现阶段的发展形势，将信息化建设运用到各个行业。其中，档案管理在企事业单位中的地位是非常重要的，同时也是需要我们关注的重点工作。在当前信息化条件之下，应当如何进行档案的管理与服务创新，为客户提供优质的服务质量，同时提高自身的工作效率，本文将围绕这一方面进行具体的分析和探讨。

在当前信息以及科学技术飞速发展的现阶段，各个行业都在不断抓住互联网带来的发展机遇，同时也在利用信息技术实现转型或者工作效率的提高。在档案管理中运用信息化技术在当前来说是符合时代特征的，同时也是提高档案管理效率的必然选择。当前，计算机以及科学技术使得传统的服务模式已经难以满足当前的需要，而且现阶段随着人们对服务质量以及要求的不断提高，更加需要通过科学先进的管理方法进行档案管理与服务创新，这样才能够满足现阶段的需要，同时也能够使得档案管理更加专业化规范化。

1 当前档案管理信息化的现状分析

当前我国的档案管理工作在信息化方面处于相对较为落后的状态。首先，从档案信息系统建设的阶段来说，属于档案信息系统建立的初级阶段。其次，从档案工作的管理方面来说，当前的档案管理工作缺少信息化以及专业化的管理水准。再次，从信息化特点方面来说，当前对档案管理的层面没有将技术标准以及程序标准进行充分地结合，使得当前的管理缺少科学性，不符合现代化的发展特点以及发展进程。下面就从这几个方面出发，对当前档案信息化管理的现状进行具体的分析。

1.1 档案信息系统处于初级阶段

现阶段，在档案的信息管理方面，我们仍然处于档案信息管理的初级阶段，并且仅仅满足与档案信息系统处于一个目录，便于查找的阶段。而且，从总体上来说，我国当前对于档案的信息化建设分为很多种，但是这些不同种类的建设仅仅停留在较为浅显的层面，缺少专业性以及规范性，同时也难以满足现阶段档案管理的信息化建设的要求。

1.2 档案管理工作较为传统

当前，从档案管理工作的日常调查来说，对于档案管理工作仍然处于一个较为落后的阶段，使用的管理方法非常传统，对于档案的扫描记录以及整理归档往往是通过人工方式进行的，再加上各种客观因素的影响，使得当前的档案管理效率极为低下，且查找和归档所需要的时间也较长。如此一来，受到各个方面的影响，当前的档案管理以及档案目录的建立就具有了一定的困难。而且尽管现阶段倡导建立档案的信息化管理以及服务创新，但是从目前总体环境上来看，大多数的档案室仅仅停留在半信息化甚至不足半信息化的状态。

1.3 信息化特点方面缺少有效的结合

信息化的特点就是速度快、及时有效、信息量大，同时还具有较快的更新速度，但是档案室在进行档案管理的过程中，没能够及时将档案管理的技术标准以及档案管理的程序标准进行有效地结合，这就导致了尽管处于信息快速发展的阶段，但是当前的档案管理工作仍然使用磁盘或者光盘进行储存，方法过于传统，难以适应现阶段的信息化水平。

2 信息化条件下的档案管理及服务创新分析

通过上述分析，我们可以看出当前的档案管理对于信息化技术的运用较为欠缺，同时也处于一个运用的初级阶段，因此各个方面都不成熟，使用效果也不够理想。那么应当如何在信息化条件下进行档案的管理工作呢，下面就进行具体的分析。

2.1 实行档案数字化管理

档案的数字化管理是提升档案管理效率以及管理速度的一个重要的方式，一般来说，档案的数字化管理就是指将传统的纸质档案转化成为电子档案，通过这样的方式便于对档案进行提取以及搜索等具体的操作，这可以算是技术上的提升与飞跃，同时也是档案信息化管理一个最为直观的表现形式。但是在这一阶段中需要我们尤为注意的就是在对电子档案进行归档整理的过程中，需要对电子档案进行详细的分类以及编码，并且对于同一种类型的档案来说，要使用同样的形式，严格控制好档案管理的系统，使得电子档案在信息化的管理下既方便调取与查找，同时也能够充分保证电子档案的安全性，防止出现丢失以及被泄露的现象。对于电子档案的储存载体来说，通常为了长久保存以及具有较强的实用性，需要尽量选择大容量的储存载体以及高质量的储存载体。

2.2 实行双向管理机制

双向管理就是指不仅仅要依靠档案的信息化管理提高管理的质量以及效率，同时也不能够放弃对纸质档案的管理以及维护。因为每個事物的存在都具有其优势以及缺点。首先，纸质档案的管理来说，对于原始材料的保留较为全面，同时具有较强的说服力，从形式上来讲也较为正式，但是纸质档案往往需要占据较大的空间，且管理起来需要花费更多的时间以及精力。而电子档案具有方便快捷、容量大，不占据地方等优势，但是也具有其局限性，首先，电子档案依靠电脑或者网络等硬件及平台进行，因此它的储存具有一定的不稳定性，并且受到网络上各种客观因素的影响，使得其安全性也受到威胁。因此纸质档案以及电子档案两者各自具有其优势，这样一来，单纯通过一种当时进行管理，不仅仅是对于另一种方式的浪费，同时也是一种较为局限的做法。因此在进行档案工作的时候，可以通过建立健全全面有效的档案信息化管理体系来提升信息化管理的水平，同时还需要及时加强对纸质档案的维护以及规整，实现两者的优势互补，取得更好的档案管理效果。

2.3 建立健全数字化档案管理系统

数字档案管理系统在档案的信息化管理过程中尤为关键，通过上述分析可以看到当前对于档案管理的系统处于初级阶段，因此就需要不断完善以及提升，将档案室的档案转化成为电子档案，并且详细划分档案的类型，同时为了保证档案的安全，可以通过数字化档案管理系统进行登录授权，只允许某些管理员登录，方式出现安全问题。

2.4 完善好电子文件自动收集系统

电子文件自动收集系统解放了大量的劳动力，同时也提升档案收集的能力以及速度，首先，需要在急性电子文件的收集过程中对电子文件进行适当的编辑以及处理，其次就是需要我们建立自动上传平台，实现电子文件的审查以及上传，具备专业性以快捷性。

3 结语

总而言之，当前的档案管理处于一个初级阶段，需要不断进行提升和努力，同时也可以充分吸收和借鉴国外在档案管理方面的先进经验，并且结合自身的形式进行合理的变通，从而形成符合我国档案管理的方式，提升档案管理的效率，为向人们提供优质的档案服务奠定良好的基础。

（作者单位：四平市疾病预防控制中心）