信息化背景下高校档案的管理模式分析

【摘要】本文首先分析了信息化背景下高校档案管理工作面临的一些问题，然后以此为依据，明确了信息化背景下高校档案的管理模式，并提出了提升管理团队整体素质、实现数字化管理、完善档案信息网络和数据库以及档案管理体系等措施。

【关键词】信息化；高校；档案；管理模式

【中图分类号】G271 【文献标识码】A

为了实现高校档案管理效率的提升，不少高校都基于信息化形势下实施电子档案的管理模式，不但使高校档案管理工作效率大大提升，而且实现了理想的档案管理工作效果，从而极大地方便了档案管理工作者的工作。下面，笔者主要对信息化背景下高校档案的管理模式进行了简要的分析。

一、信息化背景下高校档案管理工作面临的一些问题

（一）高校档案管理工作者的整体素质比较低

不少高校的档案管理工作仅仅限制在复印、查询纸质材料，很少应用发达的信息技术，比如应用网络技术来收集、整理、保存信息资源。为此，需要档案管理工作者务必具备较高的职业素养、较强的专业能力，这样才可以切实学会高水平的档案管理和信息开发技术。然而，针对当今的实际情况而言，不少高校档案管理的团队整体素质不高，这主要表现为档案管理工作者缺少丰富的专业知识。再者，掌握的网络技术水平有限，造成较难提升高校档案管理和服务水平，从而不利于高校档案管理的顺利进行。

（二）高校档案服务和管理的形式较为单一化以及缺少馆藏资源

国内的档案具备悠久的历史，可是在服务方式上较为单一，基本应用的服务方式是面对面，缺少传真、电话之类的高科技服务方式，更是缺少网络、邮件等在线服务途径。在国内各个行业渗透信息化的形势下，高校档案服务很少应用先进的信息网络开展档案管理和服务工作。通常高校档案的服务中心是学校本身，全部的工作只是局限在高校校园当中，这样一来，就出脱离现代社会发展的现象。除此之外，高校档案服务不具备多样性，常常落后于社会发展的步伐。

高校档案馆馆藏不多，并且管理不标准。高校档案缺少馆藏数量，这从某种程度上制约了高校档案信息的综合性。在一部分用户需要有关档案的情况下，由于高校档案缺少综合性的信息，所以难以很好地体现档案的意义，从而使用户的需求难以实现，不利于高校档案服务形象与质量的提升。造成高校档案缺少馆藏的因素在于高校往往重视政治档案而不重视一般档案，长期如此，高校档案将面临严重的政治档案化倾向。

（三）高校缺少完善的档案管理体系

近年来，各高校间为了实现自身教育质量的提升，常常拆分与合并院系，这导致高校档案管理工作存在重大的困难，这重点表现为下面两点：一是职责的划分不清晰。各個高校标准化的学生档案管理工作制度没有形成，不具备一致性、清晰化、专业性的档案管理机构，造成由团委学生负责一部分学生档案、学院招生处负责一部分学生档案，从而较易使重复采集档案信息材料的现象形成，使很多的时间造成浪费。二是不具备高效化档案管理模式。绝大部分高校会在二级学院移交和分散管理学生的个人档案，然后，在学生毕业的时候让有关部门进行一致传递与移交。这样一来，临时的兼职工作者会突击整理学生档案的归档工作，这会大大降低档案管理工作效率与质量，经常出现残缺、乱放、丢弃学生档案的情况。

（四）高校档案管理工作的效率低、任务重

在高校传统的档案管理工作中，重点以纸质形式记载档案，而在档案的校对与分类中纸质形式的记载面临非常大的难度，并且纸质档案非常容易被损坏，这就要求档案管理工作者非常细心和认真，在档案管理的整个工作过程中会消耗比较高的时间成本与人力成本。尽管高校投入了很多的档案管理工作者，可是由于每一年都持续增加档案的数量，所以，造成固有的档案管理工作者较难迅速地做完档案管理工作。因此，立足于整体来讲，高校学生档案管理工作的效率不高。并且，档案管理的纸质化形式使档案管理工作者的工作量大大增加，一是档案工作者在迅速记载时候较易犯错，二是在调取档案时候难以迅速查找，为此，在整个过程中的人力、时间损耗比较大。

二、信息化背景下高校档案的管理模式及其措施

（一）实现高校档案信息化管理团队整体素质的提升

为了使数字化的高校档案管理工作目标得以实现，应注重建设档案管理工作团队，以使高校档案管理的信息化团队提升整体素质。一是高校应将先进的技术设施提供给档案管理工作，实现传统档案管理条件的优化，推动档案管理工作者实时学习操作新设施的知识和技术，且转变为管理档案的手段，结合信息技术取代纸质管理方式，进而使档案管理室的空间大大节省，提高档案管理工作者的效率；二是高校应定期培训档案管理工作者，重点培训的内容是操作办公软件的基础知识和技能，要求计算机系的教师培训档案管理工作者，由内部实现档案管理工作者综合素质与操作能力的提升；三是吸收档案管理的复合型人才。因为高校的档案管理工作不但要求是专门的档案管理工作者，而且要求是系统把握信息技术的人才，所以，只有具有计算机方面专业丰富的知识和技能，才可以真正搞好档案管理工作，再让复合型人才推动高校内部的档案管理工作者持续增强自身的业务能力，从而使高校档案管理的数字化时代到来。

（二）注重创建高校档案信息网络以及健全档案数据库

高校应注重建设档案信息网络，结合发达的信息资源整合高校档案，从而将快捷、方便的服务提供给广大用户，以显著改进与优化高校档案服务单一化的情况。另外，需要实现高校档案数据库的建设，这是高校档案管理工作开展的前提条件，只有具备系统、综合的档案资源，才可以实现用户的需要、师生对档案资源的要求。因此，为了使此目标顺利实现，务必要将大量的财力、人力、物力投入到高校档案，然后配合现代化信息技术，从而使档案管理工作者便捷地开展工作，这不但大大减少了平时的档案管理工作量，而且明显节省了人力和时间成本。当然，需要确保档案数据库具备下面的一些特性：一是档案数据库具备自身的特色，结合档案服务功能凸显档案数据库独有的特色，从而提升服务质量，使用户的体验更优；二是注重档案数据库的实效化。

（三）实现高校档案工作的数字化模式

基于不断进步的信息技术，数字化档案管理可以推动高校档案管理的信息化，因此，在现代信息社会背景下，高校档案管理工作中迫切要解决的问题是实现档案管理与应用特点的转变，只有综合解决此档案管理问题之后，才可以使高校的发展中具备档案服务的支持。具体来讲，一是实现数字化的高校档案馆藏目录，也就是对分类档案电子目录予以编制，以便于检索档案，并且也可以实现高校档案数字化目标管理水平的提升；二是高校档案管理工作者应系统地管理高校的馆藏档案，在比较短的时间中数字化管理高应用率的档案，以便于实际工作的开展；三是高校应有效统一档案馆藏特色以及数字化管理，进而在高校电子档案的管理过程中创建特色的档案馆藏风格，以使高校自身的特色良好体现出来。

（四）创建和完善高校档案管理体系

创新高校档案管理的模式与制度能够引导高校档案管理工作跟社会发展的脚步相适应，使之得以可持续发展。一是清楚职责的划分。高校应注重领导组织好协调统筹，根据当前学生档案管理工作面临的一系列问题加以具体分析，遵循一切从实际出发的原则，对各种问题区别看待。清楚二级院系跟档案管理机构间的联系性，以更加有序地实现档案管理工作的信息化，防止重复与浪费物力、人力；二是创建高效的管理模式。实现高校档案管理的标准化这项工作任重道远，高校需要创建和完善档案管理工作体系，在推动建设档案管理的数字化中应用科学的管理模式。平时要注意收集本校的档案资源并及时对其进行信息化处理，确保档案的归档内容达到统一的标准，这样既克服了纸质档案材料管理工作中出现的遗失、错乱、残缺等问题，又保证了学生档案信息的及时归档。此外，在管理模式上，信息化背景下的高校档案管理工作必须依托信息技术，结合数字化技术对本校档案进行规范化管理，节约档案管理成本，提高工作效率。

三、结语

总而言之，数字信息化背景下，高校档案管理创新虽然具备了技术支持，但各种新技术在实际应用上的难度依然存在，很多高校档案管理创新进程缓慢也与这一原因有直接关联。高校档案管理本身是一项系统性管理，数字信息化背景下，进行档案管理创新务必要对各种新技术进行较好的应用，并在坚持从档案管理实际出发这一基本原则指导下，积极进行档案管理创新尝试，将信息化技术的运用作为档案管理创新主要途径。

参考文献：

[1]聂敏.云时代背景下的高校声像档案数字化管理[J].电脑知识与技术，2016（27）.

[2]张立华.高等学校声像档案及其内容研究[J].兰台世界，2017（4）.

[3]梁驍.高校声像档案数字化管理策略研究[J].传承，2016（1）.

[4]梁骁.高校声像档案数字化管理的实现路径[J].办公室业务，2016（18）.

[5]杜鹏鹏.高校声像档案管理模式创新研究[J].金华职业技术学院学报，2015（1）.

[6]石星.信息化时代人事档案信息管理的现状与对策探索[J].办公室业务，2018（1）.

作者简介：阮淑琼（1990-），女，广东广州人，本科，广东财经大学华商学院，研究实习员，研究方向：实验教学、信息管理。