中职校秘书专业学生职业能力培养探索

宋晓瑛

[摘           要]  秘书是企事业单位不可或缺的职业岗位之一，具有特定的职业能力要求，围绕中职校秘书专业学生职业能力的培养，从专业能力、方法能力和社会能力以及职业素养的培养等四个方面展开论述，旨在准确定位中职校秘书专业学生能力培养的目标，探索积极有效的培养方法。

[关    键   词]  中职校;秘书;职业能力

[中图分類号]  G715                 [文献标志码]  A              [文章编号]  2096-0603（2019）06-0232-04

一、中职校秘书专业学生职业能力内涵探索

（一）学术界对秘书职业能力的界定

秘书是企事业单位不可或缺的职业岗位之一，具有特定的职业能力要求，而对秘书职业的能力包括哪些方面是文秘专业教育工作者和相关专家和学者一直在探讨的问题。教育部职业技术教育中心研究所研究员姜大源在2007年4月出版的《当代德国职业教育主流教学思想研究：理论、实践与创新》一书中提到：德国职业能力的基本结构包括了横向层面的能力，即专业能力、方法能力和社会能力以及纵向层面的能力，即基本职业能力和综合职业能力即关键能力，如下图所示。

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职业能力的结构示意

有较多的专家、学者采用了上述观点，认为秘书的职业能力包括了专业能力、方法能力和社会能力。也有部分学者如丁建平博士将秘书的职业能力概括为五个方面：多元化才能、组织能力、沟通能力、获取新知识的能力及团队合作能力。史振洪教授等专家从岗位需求出发，认为秘书应具备六方面的能力：理解与判断能力、沟通与交际能力、组织与协调能力、收集与选择信息能力、口头与书面表达能力、操作与办事能力。还有相关教科书经过归纳后认为秘书应具备较强的文字与语言表达能力、综合协调能力与合作能力、逻辑思维与分析能力等。各类研究真是百家争鸣、百花齐放。

笔者通过多方面的研读、分析，认为丁建平博士的“五个能力”和史振洪教授的“六方面能力”可以与德国职业能力的基本结构相融合，也就是说笔者更认同将秘书的职业能力分为专业能力、方法能力和社会能力。专业能力是指具备从事职业活动所需要的技能及其相应的知识，如丁建平博士倡导的组织能力、沟通能力、团队合作能力，史振洪教授主张的口头与书面表达能力、操作与办事能力等;方法能力是指具备从事职业活动所需要的工作方法和学习方法，如史振洪教授主张的收集与选择信息能力等;社会能力是指具备从事职业活动所需要的行为能力，如丁建平博士提出的获取新知识的能力等。

（二）对中职“秘书专业”教学标准的解读

《上海市中等职业学校文秘专业教学标准》明确了中等职业学校文秘专业的培养目标是培养在现代化办公环境中能从事办公室日常事务处理、信息收集和处理、文书拟写与档案管理等工作，具有公民基本素养和职业生涯发展基础的中等应用型技能人才。该教学标准对中职秘书专业的基本定位体现在了两个方面：（1）培养中等应用型技能人才;（2）从事办公室的基础管理岗位。对职业素质的具体要求为能从事办公室日常事务处理、信息收集和处理、文书拟写与档案管理等工作，具有公民基本素养和职业生涯发展基础。以上“标准“实际上就是要求该专业的人员需要具备应有的专业能力、方法能力和社会能力。

（三）企业对中职秘书专业毕业生的能力要求

为了更好地了解市场上秘书岗位对专业人员的职业要求，以便对本校文秘专业的培养目标有清晰定位，我们邀请了相关企业人力资源部的经理或主任以及文秘专业的学术专家，围绕秘书岗位专业人员需要具备的专业技能、职业能力和职业素养等相关话题展开了激烈的研讨。通过调研，笔者得出了这样的结论，专业的文秘人员应该具备三个层面的能力：专业能力、方法能力和社会能力。专业能力是指具备从事职业活动所需要的技能及其相应的知识，包括口头与书面表达（写作）能力、操作与办事能力、协调与沟通能力、团队合作能力等;方法能力是指具备从事职业活动所需要的工作方法和学习方法，包括收集与选择信息的能力、自我学习的能力等;社会能力是指具备从事职业活动所需要的行为能力，包括适应社会的能力、获取新知识（发展自我）的能力等。除此之外，企业的HR和专家学者还表示良好的职业道德也是秘书人员需要具备的素养之一。

（四）秘书专业标准和市场调研对秘书专业能力培养的思考

整合了学术界对秘书职业能力的界定、《文秘专业教学标准》中的相关内容以及市场调研的结果，笔者研究了其中的共同点，发现了它们之间的交集在于：中专的秘书专业是中等应用型技能人才，主要从事办公室的基础管理岗位，于是针对现代中职生的特点，最终笔者将中职校秘书专业学生的培养目标定为——以学生的能力培养为核心，以学生的职业发展为本位，学生的能力包括如下。

专业能力：包括专业技能和技术技能，如办文能力（以公文写作为基础的文字能力）、办事能力（人际沟通、办事流程、办公设备的操作）、办会能力（各种会议流程、沟通协调、团队合作）等能力。

方法能力：包括学习和思考的能力。对中职生来说，是自我学习的能力、信息的处理能力以及选择、判断和处理信息的能力。

社会能力：包括自我评价、适应社会、悦纳自我、融入团队，发展自己的能力。

二、中职校秘书专业学生职业能力培养探索

（一）创设职业化训练环境，在职业化训练中培养学生的专业能力

专业能力包括专业技能和技术技能。刚进入专业学习，学生大脑的这部分区域是一片空白，如何在这张白纸上留下漂亮的图片，就要看专业教师如何挥好这支画笔。第一个阶段自然是在一年级的专业初始化学习中在学生大脑的白纸上留下深刻的烙印。作为专业教师，笔者教授了秘书学概要、秘书实务、秘书写作、档案管理、中文速录等专业课程。在教学过程中，笔者不断强化学生的理论知识，用强化记忆、多角度练习、分析游戏、任务引领等教学方法和手段，引导学生学习秘书专业的理论知识。笔者会不断创设职业化训练场景，培养学生的专业能力。

比如说，办文能力的培养，课堂上讲解的理论知识是远远不够的，因为这么专业的知识学生有时就像在听天书一样，所以除了在课堂上会通过实践操作的案例进行辅助教学外，笔者也会利用平时班里经常收到学校发文的机会，借助主题教育课的时间，将理论知识和实践继续“合并”和延伸，让学生能充分理解并“能够做”。

对办事能力的培养，笔者充分利用“班主任”这个平台，在班级管理中建立“秘书处”制度，“班级”就是一个“企业”，学生就是员工，在“企业”中设立行政秘书，让他们力所能及地管理“企业”的日常工作，培养秘书的角色意识。笔者也会不断地给“秘书处”制定不同的任务，让学生运用所学的秘书理论知识管理日常事务，并定期对任务进行检查和分析。通过这个平台给予学生更多实践的机会。如每次主题教育课的组织其实就是对会务组织知识的运用;各种文档、表格、文件等资料的制作，就是对Word和Excel的实际运用。

对办会能力的培养，在学习会务组织的知识时，笔者将会务组织的所有知识分为会前准备、会中工作和会后收尾三个阶段的内容，将知识进行分割，目的是让学生有个清晰的概念和学习过程。同时在每个学习阶段笔者采用的学习方法也是不同的，在会前准备阶段，笔者采用了任务引领的教学方法，先设置了一个会议场景，然后边讲解理论知识，边设置一些练习，让学生边学边做。在讲解会中工作时，笔者采用了会场模拟的教学手段，讲解完相关的理论知识后，笔者设计了一些模拟题，让学生根据所学的知识进行运用，现学现做。而在会后收尾工作的讲解时，笔者又采用了做练习的方法，在讲解完相应的理论知识后，让学生完成笔者设计的相应练习。学生刚接触专业知识，出错自然很多，笔者便鼓励学生，犯错反而是反思的良好机会，并帮助学生纠正错误。理论教学结束后笔者会设计出不同场景的会议案例，如表彰会、座谈会、签约会、新闻发布会等，明确不同的要求后，根据学生不同的特点分成小组，让学生根据不同的会议案例自行组织会议，通过角色扮演模拟出不同的会议场景，并实时录像，最后通过录像进行讲解与分析，达到融会贯通的效果。

同时，笔者也会借助各种校外的机遇创设职业化的训练环境。如上海市一年一度的政协会议中我校文秘专业的学生担任了简报组和提案组文字录入等会务工作，每年笔者都会抽调近30位该专业中优秀的学生前往政协担任此项工作。这项工作是一个很好的锻炼学生实际运用能力、组织协调能力、临场发挥能力等综合能力的平台。笔者有幸担任了这项工作的负责教师之一，同时自己也直接参与了这项工作，因此深刻体会到其中的感受，这对笔者现场指导学生更有帮助。借助这样的实践平台，能让学生在学会做事中充分培养专业能力，这项工作笔者是分了三阶段进行的。

第一步：在学校期间，通过我校德育选修将会务的速录工作融入到课程学习中，从学生的基本指法到速录速度的提升，从中文字符的初步录入到最终100%的准确率，强化学生的速度和准确率。

第二步：距离会议开始前的一个月，笔者将重心移到了辨认各种手写字体的能力上。因为在会议中人们输入的资料是文字秘书总结好的政协委员的发言稿，是手写体，然后发言总结稿要让委员“过目”，在“过目”的过程中需要委员进行修改，也是手写体，而且政协委员来自于各个领域，有单位领导，有医疗卫生系统，也有文体或主持明星等，他们的字体缤纷多样，有时很难辨认，这对学生来讲是一个巨大的考验。于是笔者积累了大量各种字体的手抄本让学生进行强化训练，所以说政协的工作是一个很好的教育契机。

第三步：亲自带领学生前往会场参加政协的会务工作。每次开会前叮嘱学生需要注意的问题，进行必要的心理疏导等，目的就是保证高质量完成任务。每次会议结束又给学生进行总结，提请注意的事项，并将大会会务组的反映及时反馈给学生，就这样在指導—实践—总结—反馈的过程中让学生得到锻炼，在实践中提升自己。

平时我们也经常承接校外各种会议的会务接待工作、会议记录工作、礼仪接待工作、资料输入工作、上级教委的成绩输入工作等，笔者也都会将这些机会作为实践教学的一种扩展，通过任务引领，让学生学会在做事中培养秘书的角色意识，这比课堂上单纯的理论教学的效率要高得多，学生也更容易接受，更容易提升自身的能力，更容易发展自己。

（二）理实一体，让学生在“做中学”，培养学生的方法能力

方法能力包括学习和思考的能力。中专类学校的学生普遍存在学习力差、思维不够严谨、分析力低等问题。这些问题并不是仅仅通过课堂能够解决的，所以笔者首先将课堂的学习引入理实一体化的教学形式，笔者会先抛给学生一个案例，然后根据案例引入对应的知识点和技能点，无须面面俱到，因为当学生没有真正具备相应的方法能力的时候，他的大脑是装不进太多的理论知识的，于是让学生做，并引导学生在“做”中去学习、去思考，当学生面临问题需要求助的时候，笔者再发挥教师的作用，详细讲解相关的技巧和方法，这样学生才会积累相应的方法和经验。但是学生在课堂上学习时会运用得很好，一旦离开课堂可能很快就会忘记。于是笔者将课堂形式进行了扩展和延伸，将平时的各种锻炼也都视为实践教学的一种形式，创造各种实践的机会，让学生克服学习力差、思维不够严谨等困难。在实践教学中，笔者不断提醒、督促、耐心讲解，帮助学生建立爱动脑、会思考的好习惯，将所学的理论知识实践化。

每次带班，笔者都会设立班主任助理的岗位，相当于笔者的“小秘书”。交给“小秘书”的每项任务笔者都会有所设计和思考，让学生有机会去亲身体会课堂之外的秘书工作，而且这个岗位会不定期地换人，以便让更多的学生有机会去体验。云就是其中一位女孩，每当她完成一项任务后，笔者都会用专业的角度去评判和指导她完成的情况。她是一位聪慧的姑娘，每次只要笔者稍加提点，她都会学着去思考、去探索，在中职校期间她创设了动漫社，并成为晋江文学网的网络签约作者，拥有了自己的“Fans”。毕业后考取了上海行健职业学院计算机网络技术专业。

只有不断地实践、不断地“做”，才会更好地将理论知识转化为实践经验，才会充分体现实践教学的优越性，让学生在“做中学”，培养学生的方法能力。

（三）任务引领，让学生在学会做事中培养社会能力

“学会做事”已经不能再像过去一样简单地理解为就是为了培养某人去从事某一特定的具体工作，不能看作是单纯的传授多少重复不变的实践方法，知识和信息的支配作用使得专业资格的概念变得有些过时，企业越来越注重能力方面的要求，能力是每个人特有的一种混合物，它把通过技术和职业培训获得的严格意义上的资格、社会行为、协作能力、首创精神和冒险精神结合在一起。这里所提的社会能力包括自我评价、适应社会、团队合作的能力。当今的孩子由于是家长的“独宝”，所以集全家人之爱于一身，从小娇生惯养，“自我”的意识太过突出，因此培养学生的社会能力并不是一朝一夕的事情。于是笔者“两手都抓，两手都要硬”。一手抓课堂教学效果，按照工作任务的相关性进行课程设置，以工作任务为中心组织课程，通过任务引领的方式，消化所学的理论知识;另一手抓平时任务的训练，在完成实际任务的过程中，让学生相互磨合、相互协作，当有风险发生的时候，笔者只是起杠杆的作用，引导和协调。

笔者带班的班委采用的是部门负责制度，部门的负责人竞聘上岗，每个部门都有各自不同的班中成员，负责人和部门中的成员就是一个团队，一个团队完成他们所负责的任务，学期初笔者会指导他们制定部门一学期的计划和任务，一学期中分两个阶段进行评估和小结，以保证任务的顺利完成。当一个团队在制定任务时由于各人的不同意见，大家需要配合、需要分析，通过多次讨论后制定出最终的计划，制定计划就需要运用秘书写作的专业知识。然后分工合作，分配任务，有的时候会因为任务分配的问题而发生冲突，笔者就会运用冲突处理的知识指导他们，引导他们用正确的方法化解矛盾。到了评估小结阶段，有的学生因为功劳分配的问题又发生分歧，这时笔者又会运用按劳分配的制度、奖惩分明的原则、团结共进的原则进行指导，引导他们正确看待奖与惩，认识到精诚合作意识的重要性。通过实际任务的操作，学生“懂理”“明理”的过程会更快，更容易接受，社会能力的培养也就更容易。

目前，在上海中学工作的小孙同学，刚进校时虽然成绩在班中名列前茅，但与教师、同学之间的相处一度进入到冰点，自我意识膨胀，缺乏正确的自我评价能力，缺少与他人合作的意识。于是笔者借助他英语强项的特点，通过做英语课代表，每阶段布置给他不同的任务，让任务引领他成长，通过完成任务的过程让他慢慢意识到没有正确的自我评价、没有适应社会的能力，没有团队合作的精神和意识，即使再好的成绩也是徒劳，慢慢地他学会了去改变，学会了去适应，学会了去合作，曾在上海市星光计划—英语口语演讲比赛中获得二等奖的好成绩。终于这只长满“刺”的刺猬逐渐蜕变成一个成熟、稳重、优秀的男孩。进入上海中学的工作岗位后，他也以优秀的表现获得了部门领导的肯定和喜爱。

三、过程育德，让学生在践行中培养职业素养

学生的职业化教育是一个长期的过程。素质靠养成，能力靠训练。职业化教育的最终目标不是仅仅让学生能找到合适的工作，能胜任岗位工作，还要能在今后的职业生涯中做一个有道德的合格职业人，因此，职业人的敬业意识和职业责任意识培养是职业精神培育的重要内容，专业教师就是要把敬业精神的培育渗透在学生专业教育的各个环节。蕴涵在学生职业活动的过程中，让学生在实践活动中体验什么是职业人的责任意识，什么是职业人的敬业精神。指导学生在“成事”中学会成为一个合格的职业人。

笔者所在学校的文秘专业，近年来培养的学生一直受到用人单位的青睐，毕业生经常是供不应求，除了扎实的专业理论素养娴熟的职业技能以外，学生到岗面试时的严格的时间观念，整齐的职业着装，饱满的精神状态往往会使用人单位眼睛一亮。众所周知，对今天的独生子女来说，尤其是生长在上海这样大都市的青春年少中职生来说，从事秘书职业所需要的耐心、细致、服从和集体荣誉感以及对企业的忠诚度都是一种挑战，要能够做到从学校到岗位的无痕过渡，这就需要在学校期间就有意识向他们播撒“敬业爱岗”的种子。

当他们初步学习了专业知识以后，学校还给他们提供在学校的各办公室做见习秘书的机会，让学生近距离融入职业化的氛围，尽早地遭遇问题，深刻地了解自我，在体验式教育中感悟职业素质和职业道德在职业岗位上的重要作用。提高学生的实践能力、应变能力、合作能力等各种综合能力，为今后的职业工作打下良好基础。

同学小陈平时学习成绩名列班级前茅，在专业学习上也自我感觉良好。一次，在学校市场部做见习秘书，指导教师让她发一封邮件，当时指导教师嘱咐她，邮件写好，一定要仔细检查，让教师看过以后，再发給有关单位，当时她嘴上应着，心里却在嘀咕，“不就是发邮件吗？教师上课时都教过了，我也在实践课上操练过了，那么简单没问题的。”她把邮件写完后，想等教师来检查，可当时指导教师有事走开了，眼看下班时间到了，于是，她就自作主张将邮件发了出去。心里还美滋滋地等指导教师表扬她工作效率高，可是，对方单位很快来了回复，由于她的邮件中有一个数据不准确，导致了理解上的歧义，引起了对方的误解，造成了不必要的麻烦。这件事对小陈的触动很大，“原来秘书工作对责任心和仔细程度的要求这样大，我真是没想到”。

第二次见习实习，她选择了学生会秘书的工作岗位，在这个岗位上她运用课堂的理论知识运用指导实践，工作忙而不乱，有条不紊，充分显现了她作为秘书的职业素养。回顾这段工作历程，她说：“在秘书处的工作的日子里，我遇到了很多，学习了很多，掌握了很多……我学会了如何去写会议记录，学会了如何去搜集资料、统计资料、管理资料，学会了如何去处理事情……许多的学会都是经过无数次的失败后所积累而成的经验，这更使我明白了一句话‘只有经历过，才会懂得如何才能做得好。有时候，我会把在秘书课上学习到的东西结合实际情况，运用在秘书处的工作中;有时候，我会去询问教师，学习那些从来没有遇到过的事情的解决方法、处理办法。在不断的失败与挫折中，我增长了很多经验，为我今后能够立足于社会起到了很大的帮助。在做秘书处的工作的时候，需要的是比平时更多的仔细与认真，因为一个小小的数据上的错误都将会影响最终的结果，所以在做秘书处的工作时一定要认真、仔细，避免错误的产生。有些看来是一些不经意的小事，但有关职业素养和职业道德，在平时的专业考卷上是很难反映的，很多细节只有在实践中才能去体会、去感悟。比如：在工作中，如何遵守秘书的保密原则，如何和不同的服务对象交流，秘书需要具备忍耐的能力，那么在具体的工作中，忍耐度如何把握，这些其实都是職业素质，也只能在实践中去体验和把握。这段时间我总结了这么一句话：面对群众，耐心听言;面对领导，诚心进言;把握分寸，细心传言;担负责任，静心补漏;勤于学习，充满自信！”

没有经过实践的磨炼，是得不出这样的结论的。综上所述，对中职秘书专业的学生培养需要多方面、多途径、多元化发展和培养，通过培养学生的专业能力、方法能力和社会能力，才会不断适应现代社会的高速发展，才能成为合格的符合市场需求的专业人员。

参考文献：

[1]姜大源.当代德国职业教育主流教学思想研究：理论、实践与创新[M].北京：清华大学出版社，2007.

[2]丁建平.企业秘书必备的五种能力[J].办公室业务，2006（5）.

[3]史振洪，吴良勤，段赟.秘书职业能力的分解研究[J].现代企业教育，2010（11）.

[4]许宪国.论秘书职业能力培养[J].合作经济与科技，2014（3）.

◎编辑 武生智