试论信息化背景下高职学生档案管理的过程与方法.

王建刚

[摘要]21世纪是信息时代，信息化技术在不断发展与完善，其应用领域越来越广泛，并取得一定成绩。信息化技术在高职院校学生档案管理中的应用增加了档案管理的方法、提高了工作效率，具有一定的研究价值，主要从信息化建设对高职院校学生档案管理工作的意义、高职院校学生档案管理工作存在的问题、改进高职院校档案管理工作的方式三方面进行阐述信息时代下高职院校学生档案管理，希望为研究档案管理工作的学者提供理论参考。

[关键词]信息化背景;高职学生档案管理;过程与方法

[中图分类号]G717

[文献标志码]A

[文章编号]2096-0603（2019）07-0182-02

高职院校学生档案管理过程及意义

（一）高职院校学生档案管理过程

高职院校学生档案是指学生在校期间接受教育、培养和管理的过程中直接形成的，反映学生德、智、体、美、劳和家庭政治、经济情况的档案材料。高职院校学生档案管理的内容比较庞杂，根据以往的文献，笔者把学生档案管理内容分为两个方面：（1）对学生实体和信息档案的直接管理。包括学生档案的收集、整理、鉴定、保存、利用到档案的留转全过程的管理。（2）对学生档案工作的管理，主要是指在学生档案形成过程中的转移、审核、监督、归档、指导和协调等工作。学生档案的形成通常涉及学校的多个职能部门，例如学生的党团关系涉及组织部和团委;实习鉴定材料涉及具体的系和专业;学籍材料和成绩单涉及教务处;学生参加各种活动的获奖记录涉及学生档案等。为了完善和规范学生档案管理，以便将来各用人单位调阅学生档案或者因为工作调动时供组织部门或人事部门调阅学生档案，因此必须明确界定各个职能部门有关学生档案管理的职责和任务，設计各职能部门关于学生档案的管理流程，保证学生档案完整、清晰、规范、合理、合法。

（二）高职院校学生档案管理的意义

首先，学生档案是毕业生就业的助推力。学生档案管理，充分反映出学生在高职院校中的主体地位。学生是学校的主体，学生的综合素质在一定程度能反映出一所高校的教学和管理水平，学生素质的高低、能力的强弱直接影响着学校在社会中的声誉，学校培养学生的最终目的是为社会输送更多的优秀人才，而相关部门特别是用人单位对学生综合能力的了解是通过学生档案进行的，因此学生档案是相关部门特别是用人单位甄选人才的第一手材料，学生档案管理工作的好坏，直接影响毕业生的就业。其次，学生档案管理，体现了“以人为本”的档案工作理念。学生是学校赖以生存和发展的源泉，为了稳定生源，提高生源质量，学校学院需要采取多种措施，其中一个重要方面就是学生档案管理。为了学院和学生的发展以及为家庭和社会负责，学生档案管理应该本着为学生提供优质服务的宗旨，体现“以人为本”的档案工作理念，真正使学生受到优质的档案管理所带来的好处。在高职院校中，学生的任务不仅是学习文化知识，更重要的是要掌握实践和操作的能力，为自己的人生树立远大的目标。学生在校期间体现文化素养和各种技能的各种材料都必须在学生档案材料全面反映，这是学院评估、上级检查以及用人单位甄选人才的有力证据，因此，我们必须本着“以人为本”的原则优质、高效地做好学生档案管理。

二、信息化背景下对学生档案管理的影响

（一）信息技术对学生档案管理带来的机遇

首先，信息技术提高了档案部门对学生档案管理的效率。信息技术的应用方便了档案管理人员对数据信息进行采集、鉴定、转换和保存，从而减少档案管理人员的工作量，提高工作效率和效能。其次，信息技术使学生档案资源得以共享，降低工作成本。信息技术的推广应用，使学生档案信息资源达成共享，有效降低了学生档案的管理成本。例如，学生档案信息管理系统中建立的学生信息数据库，可将在校生的各项资料纳入电子数据库，为学生信息的再利用提供了方便，节约时间，降低学生档案管理的成本。最后，信息技术为档案部门能以更方便快捷的方式管理学生档案信息资源提供了保障。由于校园网覆盖了全校各个职能部门，并且各部门都使用计算机进行管理，这就保障了档案部门与相关职能部门和系部之间的信息链接，从而对学生档案进行更高效的管理。

（二）信息技术对档案管理带来的重大挑战

首先，信息技术改变了建档方式，从纸质档案转变成虚拟的电子信息，促进了数字档案馆的建立，这就要求参与档案管理的人员熟练掌握计算机以及互联网相关的专业知识。其次，信息技术使档案的纸质载体与档案中所记录的内容分离。实体档案馆对二者实行双重管理，即纸质档案的建立与管理和数字档案馆的丰富与更新，无形之中增加了实体档案馆的压力。最后，信息技术改变了以往档案材料收集整理方式的弊端。以罗定职业技术学院为例，档案管理仍然由学生工作办公室负责，具体收集工作由学生工作办公室的档案员完成，辅导员和相关职能部门协助完成，档案工作始终得不到重视，信息管理工作一般是草草完成，往往是以毕业前突击的方式进行。信息技术彻底解决了这一问题，高职院校电子档案的建立需要根据电子档案的特征，按步骤统一填写统一格式的信息，系统时间的限制杜绝了各系部突击整理的方式，要求各系部必须在规定的时间内汇总学生的相关信息，保证档案管理工作的顺利进行。

三、信息化背景下高职院校学生档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏对学生档案管理工作的高度重视

就目前而言，高职院校工作人员没有认识到学生档案管理工作的重要性，致使高职院校学生档案管理工作出现了很多问题。一部分高职院校的领导认为档案管理工作与学校的发展没有必要的联系，因此对其设备以及资金上的投入较少;还有一部分学校领导认为学生档案工作比较简单，只需要对学生的档案进行保管，并且提供相应的查询服务即可，没有专业性与技术性的要求，因此在对学生档案管理的人力资源配置上也存在一定的忽视。

（二）没有树立正确的档案信息化管理意识

虽然当前是信息化高速发展的时代，但是很多高职院校依然采用传统的方式对学生的档案进行管理，导致落后的管理理念在高职院校中根深蒂固。同时，现在大多数高职院校在档案管理中都配备了电脑、扫描仪以及打印机等设施，但是学校还是会以保护学生的档案实体为由，导致学生无法查询到关键的信息，使学生信息资源共享的理念成为一句口号。高职院校内部还缺乏对计算机管理系统的维护工作，导致学生在查阅档案信息时问题频出。

（三）档案管理人员专业素质低，整体管理水平不高

前文提到，高职院校对学生的档案管理工作不重视，导致对档案管理人员的配置方面存在不到位的问题，很多高职院校参与学生档案管理的都是一些兼职教师甚至兼职学生，缺乏专业化的技术人才，现有的管理人员不具备丰富的管理知识与管理经验，对档案管理工作的重要性认识不足。还有一部分档案管理人员的福利待遇水平较低，导致他们在工作中缺乏必要的激情，对自身的工作持敷衍了事的态度，更谈不上正确的管理方式。高职院校在对档案信息进行采集、整理、存储以及利用等多个环节都缺乏系统化的管理，导致学校档案管理整体水平无法得到有效提升。

四、改进高职院校档案管理工作的方式

（一）提高校领导对学生档案管理工作的重视程度

学生档案管理工作的质量与效率将会对高职院校的整体发展起到直接影响。因为学生档案所记录的是学生的重要信息，能够向全社会展示学校在各个阶段所取得的工作成就以及为社会发展所提供的大量专业人才。另外，高职院校的学生档案不仅记载着学校的发展历史，同时能够对学校对当下以及未来的发展提供指导与借鉴作用。档案管理水平的高低直接受到高职院校领导的重视程度影响。因此，学校档案管理人员需要定期向学校领导汇报与档案管理工作有关的事项，包括当前的管理现状以及对未来发展的具体规划。学校领导也需要加大对档案管理工作的支持力度，加大相关政策与资金的扶持力度，要将档案管理工作放在重要的议事日程上，提升关注度。只有加快学校档案管理工作的信息化建设，才能实现档案资源的高效利用，实现档案管理工作价值的最大化，进而推动高职院校的自身发展。

（二）加快实现信息化管理，创新档案信息服务观念

随着我国对教育教学工作重视程度的日益提升，我国高职院校也在实施大规模的扩招工作，使学校的规模不断壮大。高职院校在开展日程教学、学校管理以及科研项目工作上对学生档案管理工作提出了更高的要求，因此传统的档案管理方法已经无法适应学校发展的需求。为了提升高职院校整体的发展速度，在开展学生档案管理工作时，要求学校需要借助信息化技术，实现档案管理的信息化、数字化、智能化和网络化管理。要充分利用信息技术的高效、便捷性对档案资源进行采集、整理、存储查阅工作。学生可以利用手中的电脑、手机等电子设备远程查阅档案信息，实现工作效率与工作水平的提升，进而满足人们的不同需求，实现高职院校档案资源真正地共享。

（三）提高档案管理工作人员专业素质，提高档案管理水平

隨着我国政治体制改革、经济发展和科学技术的进步，高职院校档案管理工作不断使用计算机、扫描仪、打印机等设备，信息技术水平也不断提高。因此，要提高企业管理水平，就必须提高员工的专业技能，提高他们在新时期处理问题的能力，提高他们的创新思维和创新意识。定期组织相关档案管理、计算机技术培训、专家讲座、员工交流工作经验和方法在档案管理信息化建设过程中，仅掌握计算机技术是不够的，工作人员需要熟练使用各种相关软件，同时还需要加强对自身专业工作能力的培养，进而加快信息管理在高职院校档案管理中的实施进程。

五、结语

总体而言，在信息化背景下，高职院校的学生档案管理工作需要进行深化改革，保证能够适应时代发展与学校发展的需求。信息化技术在高职院校档案管理中的运用为学生提供了更加宽广的空间，可以利用信息技术对学生的档案进行电子储存，非常轻松地对学生的档案数据进行分析，进而实现学生档案管理工作科学与有效地发展。高职院校档案管理工作人员需要掌握先进的信息技术，不断提升自身的业务水平，采取行之有效的管理措施，实现档案管理工作乃至高职院校的整体发展。

参考文献：

[1]吴玉.信息化对高职院校档案管理的新思路[J].办公室业务，2016（8）.

[2]王英.提升高职校档案管理人员素质的策略[J].中国管理信息化，2016（9）.

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