浅谈农业科研单位科研物资管理

2019-06-10陈世海

中国农业会计 2019年3期

陈世海

随着国家对科研工作的日益重视；科研单位科研经费逐年增加，规范使用科研经费，加强科研物资管理，受到前所未有的关注。2013年，中纪委书记王岐山在中纪委二次全会上重点指出，科研院所要着力解决科研经费使用管理方面存在的突出问题。

科研项目物资管理是科研项目管理及科研经费规范使用的重要组成部分。科研物资是指因科研活动需要而采购的，未达到固定资产标准而不属于固定资产管理范畴的物资。通常包括大宗物资和低值易耗品，如材料、产品、包装物和低值易耗品等，以及未达到固定资产标准的用具、装具、动植物等，例如试验过程中购置的绿化苗木、种子、种苗、低值仪器、仪表、工具、量具、科研器具、玻璃器皿、元件、零配件、化学试剂、农用物资、燃料等。因此可见，科研物资存在种类繁杂、规格多变、用量少、质量高、变化大等特点，如何加强科研物资的管理，实现提高科研经费使用效益、减少财务监管漏洞及内部控制风险，是每一位管理人员迫切的心愿。本文结合作者工作实际，就如何加强农业科研单位科研物资的管理进行了一些思考和探索。

一、科研物资管理现状及存在问题

（一）管理职责不清晰

研究室(课题组)负责人、资产管理部门及财务部门三者在农业科研单位科研物资管理中应该各司其职、各尽其责，但是在实际操作过程中存在职责不清、责任不明的现象，往往将研究室(课题组)负责人作为科研物资管理的责任主体，在科研物资采购、验收、登记、保管、领用等环节中，由研究室(课题组)一手包办。财务部门在财务报销时，为了达到形式合规，通常要求提供材料验收单和领用出库单，单据只流于形式，而缺乏对实物的有效监管。

（二）管理意识不到位

1.项目执行过程缺乏管理意识/部分项目负责人错误的认为科研物资采购回来，顺利通过财务报销，与供货商结清货款后，科研物资就不需要管理了，管理意识缺乏，抵制库存账簿登记工作，导致了库存物资数量不详，从而重复、多次购买，形成浪费。尤其是可以多次重复使用的量具用具，由于没有做好领用、归还登记手续，极易导致人为性丢失。

2.项目结题验收后缺乏总结意识。目前大部分的农业科研单位科研物资都是由研究室(课题组、项目)的负责人提出购料需求、采购并使用，项目或者课题任务完成后，只注重对研究结果、经费执行情况的总结及验收，对科研物资的管理和消耗、剩余等情况，缺乏相应的总结和分析，这极其不利于科研物资的综合利用和下段科研工作的开展。

（三）账簿登记不规范

账簿登记是科研物资的数字化体现，是库存管理的重要工具。在农业科研单位中，由于科研人员专业性限制，缺乏统一、正规的财务培训，导致账簿登记五花八门、千奇百怪。主要表现为账簿信息不全；账簿登记不及时；库存数量不实；无物资领用记录等。例如：部分记录人员只是简单将到货物资按送货单顺序抄录在“进销存”台账中，错误的将“进销存”台账当做流水账记录本；由于缺乏有效的、及时的监管，部分记录人员通常都是一段时间或者月末统一次性记录物资入库情况；在物资领用过程中存在不登记，或者另行设立出库台账，导致无法结出准确的库存数量；可以多次、重复利用的量具用具通常采用一次性出库，缺乏领用记录，导致无法进行后续跟踪管理。

（四）制度制定不实际

近年来，财政部陆续发布了加强内部控制制度建设的一系列文件要求，各单位也陆续出台了科研物资相关的采购、管理、领用等管理制度。但由于农业科研单位科研物资的现实特点限制，同一单位不同的研究团队或者课题组之间的物资特点各不相同，导致物资管理方式方法大相径庭。然而内控制度主要是由各管理职能部门起草制定并监督执行，缺少必要的调研和了解，虽按时完成了上级交代的内控建设任务，但是在制度执行时却变成了一纸空文，使得制度无法落地。

（五）实物管理不重视

部分项目负责人认为只要做好账簿登记，在单位内部审计或者科研项目审计的时候能够给出账簿记录就可以了，缺乏对实物的管理，从而将管理的目的变成了为了规范而规范，应付单位检查或审计。在研究室(课题组)内部实物物资混乱，无法做到账实相符。由于科研物资的特殊性，资产管理部门无法计入固定资产也未进行库存台账记录，从而导致大量科研物资游离在单位有效监管范围之外。

鉴于农业科研单位科研物资管理中存在的情况，笔者提出以下改进对策，以供参考。

二、科研物资管理改进措施

（一）明确职责分工，加强内部控制

农业科研单位可以明确研究室(课题组)为科研物资的采购、使用主体，主要负责物资采购和领用；资产管理部门为科研物资的实物保管主体，主要负责物资验收及库存账务登记；财务部门为科研物资的监管主体，主要负责物资盘点和账务核对。科研物资流程见下图：

图1 科研物资管理流程图

（二）加强政策宣讲，提高管理意识

农业科研单位每年专用材料支出占比较大，而且项目经费通常由国家或地方财政拨款无偿资助，但所有通过单位平台立项的科研项目所购买或形成的科研物资，均属于国有资产，而非研究室(课题组)或个人私产，资产管理部门或财务部门需加强政策宣讲，让所有经手人员需充分正确认识这一点。采用多种行之有效的形式，充分发挥内部培训、案例分析、移动互联网等的作用，增强大家的法制观念和制度意识，从而牢固树立严格按制度办事的观念，提高管理意识。

（三）增加财务培训，规范账簿登记

增加财务培训，购买或制定统一的“库存物资进销存”台账记录本。要求记录人员务必做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。月度或年度终了，需要将所有的物资结出库存数量，和财务部门进行账账核对。

（四）细化管理制度，督导制度落实

首先，出台制度前，需要深入基层认真调研，集思广益仔细论证，要准确的分析每个环节的风险点，针对制度制定和执行过程中存在的问题，要不断改革创新，不断完善，科学制定制度，提高制度建设质量。其次要严格落实奖惩，正确引导和鼓励按制度办事，对责任履行不到位的进行追究问责。

（五）加强实物管理，确保账实相符

建立实物类资产信息数据平台，及时收集、更新物资库存变动情况；加强仓库环境监控，防治因管理不善导致的物资损失；实物管理部门应于月度或年度终了对库存物资进行盘点，确保库存物资数量准确、状态良好；财务部门应定期或不定期的对库存物资进行抽盘或全盘，以达到账实相符，应于月度或年度终了对实物管理部门台账进行核对，实现账账相符。