会议论文的著录难点及改进措施

韩学凤，李金龙

（汕头大学 学报编辑部，广东 汕头 515063）

参考文献是学术论文的重要组成部分，是作者对他人研究成果中的理论、观点、资料和方法的引用和借鉴，对文章内容起着支持、佐证和揭示其信息来源的作用［1］.学者陶范［2］在文中综述了参考文献的10项功能，包括提示研究起点、知识传承、鸣谢归誉、学术评价、预测分析、文献检索、学术论证、著作权保护、学术规范、节约篇幅等.可见合理规范的著录文献十分重要.会议论文作为参考文献的一种，其著录存在很多问题，甚至有学者提出应对GB/T 7714－2015《文后参考文献著录规则》［3］（以下简称《规则》）进行适当修订补充以满足会议论文著录要求的建议［4-5］.笔者倒并不赞成修订《规则》以俯就著录对象的做法，但在编辑实践中确实屡受此类问题困扰，虽然为此耗费很多精力，但仍然满足不了《规则》的要求.为解决困扰，破解难题，笔者调查了自然科学类部分学科会议论文的发表情况，主要针对其论文收录的要求、形式、内容以及会议论文集出版的情况进行深入了解，以期挖掘会议论文著录困难的成因，冀以为会议论文的著录困难提供较为可行的解决思路.

1 会议论文的形式

为了了解与会议论文相关的问题，笔者对汕头大学理学院和工学院共8个系的部分教授进行了一个专家访谈，以邮件和电话采访为主兼有部分面谈的方式对会议主办方对论文要求、论文内容、审稿方式及发表形式等问题进行调查，结果见表1.

根据笔者调研的情况来看，不同学科的会议收录论文要求有很大不同，理学除去数学专业外，会议论文基本是以摘要为主；工学以全文为主.从内容的形式上来看，摘要类的会议论文多数是作者自己近期科研成果的简介，少部分会涉及最新研究动态.而全文的会议论文则是完整的未发表的文章，有思路和结果，至少是部分成果.关于会议论文能否转投到期刊上，从调查结果来看，摘要类会议论文是不会再转投期刊的.全文的会议论文情况比较复杂，能正式出版或或被SCI、EI或者ISTP收录的，都不能再次投稿的.不完善的会议论文，补充完整后还是可以再投期刊的.会议论文的审稿情况，从表1中可以看出，摘要类是不需要审稿的，全文的会议论文几乎是都需要审稿的，审稿的要求参差不齐，有的比较宽松，有的比期刊还要严格，如土木工程类的很多会议论文需要至少3名的审稿人（有的则高达10人，如美国交通部的交通运输研究年会（Transportation Research Board，TRB）会议.从统计来看，理科和工科的会议论文还是有很大区别的，这可能是基础研究和应用研究的一个差别；另一方面，工科类文章的作者引用会议论文的情况明显比理科多，这可能与工科的会议论文是全文有一定的关系.这也决定编辑在工作中不可避免的要处理会议论文的著录问题，而会议论文的著录项目之多也是各位编辑最苦恼的问题.但不管是哪种形式的会议论文，编辑都要认真对待其著录内容.

表1 会议论文相关问题调查表

对大多数编辑来说，由于所学专业限制，只是熟悉某个领域的文章，因此有必要对理工科的学术论文有个清晰了解，编辑不仅要知其然，更要知其所以然，尤其对综合性很强的学报编辑.了解这种情况后编辑不再对理工科会议论文著录存在排斥心理，甚至害怕由于没有审稿怀疑论文的权威性和科学性，便于更好的工作.

2 对会议论文出版格式的探讨

会议论文是编辑、作者公认的最难著录的一种文献类型，著录项目多且复杂.很多文章对会议论文的引用进行了探讨［4-10］，问题主要集中在如何确认出版地和出版者.本文将会议论文分几种情况分别进行介绍，利用网络和《规则》，实现无出版项的文献著录，希望能对会议论文的著录有一个清晰的了解.

（1）如果是正式出版的纸质版会议论文，有书刊号，则一定能找到《规则》要求的各个著录项，就可以按照《规则》的格式著录.从了解的情况来看，随着网络技术的发展，排版打印装订的普及化，这种形式出版的会议论文越来越少，而电子版和非正式出版的会议论文越来越多.

（2）如果找不到正式出版的纸质版会议论文，但是能找到电子版.目前大多数作者都使用网络版的数据库，参考文献也是看的网络版的.笔者对参考文献的编辑校对也是通过网络来完成的.因此，这种情况是重点讨论的对象.如汕头大学吴福培老师的会议论文An Image Segmentation Algorithm for LED Bracket's Detection.据吴老师介绍，现在会议论文通过U盘的形式发给大家，这样就不存在出版纸质版的问题，节约了能源，而且携带方便.在IEEEXplore数据库中的查到的吴老师文章版权信息如图1所示.这是目前比较典型的会议论文出版信息图.从图1中可以看出，这篇文章明显是IEEE正式出版的会议论文，图中提供了3种ISBN号，包括电子版、光盘版和按需出版的3种国际标准书号.而《规则》要求的“专著主要责任者、出版地、出版者”等著录项就找不到了.这也是很多作者和编辑看到会议论文很困惑的原因.没有纸质版，也不存在出版地，出版者的相关信息.《规则》8.1.3中指出“无责任者或责任者情况不明的文献，凡采用顺序编码制组织的参考文献，可以省略此项直接著录题名.”因此，在此文献中可以不著录主要责任者.关于出版地，在规则8.4.1.3中指出“无出版地的中文文献著录“出版地不祥”，外文文献著录“S.l.”,并置于方括号内，无出版地的电子资源可以省略此项”，因此，在此篇文献中出版地也是可以省略的.在规则8.4.2.3中同样指出“无出版者的中文文献著录“出版者不祥”，外文文献著录“s.n.”,并置于方括号内，无出版者的电子资源可以省略此项”，因此，在此篇文献中出版地也是可以省略的.因此网上出版的电子会议论文如果仅列出必备项目,其著录格式为：析出文献主要责任者.析出文献题名［C/OL］∥会议论文集题名.出版年：析出文献页码［引用日期］.获取和访问路径.因此吴老师这篇文献可以著录如下：

Fang X J,Wu F P,Zeng Z C,et al.An image segmentation algorithm for LED bracket’s de tection［C/OL］//Advanced Information Management,Communicates,Electronic and Automation Control Conference(IMCEC),2016 IEEE.2017：1486-1490［2017-09-30］.http：//ieeexplore.ieee.org/document/7867463/.doi：10.1109/IMCEC.2016.7867463.

从图1中还可以看出，会议时间是2016年10月3—5日，而在IEEE Xplore发表是2017年3月2日，由此可以看出，会议论文发表到网上电子文献发表有5个月的滞后期.此处需要注意的是会议举办年不等于出版年.如果在这个期间引用论文的话，仍然是一个比较棘手的问题.据作者介绍，这篇文章的审稿是在会议之前.在学术期刊上，这个可以通过优先出版来缩短滞后期，但是会议论文没有这种情况，因此还需要更多的编辑同仁来探讨这个问题.

需要说明的是，虽然《规则》中8.4.1.3和8.4.2.3中对这些问题进行了说明，但对实现《规则》的灵活使用，《规则》中并没有举例.现实中编辑和作者仍然为规则中要求的各著录项而苦恼困惑，甚至有的编辑看到会议论文形式的参考文献会要求作者替换文献，以避免会议论文的著录.而文中方式可以简洁明了的告诉作者和编辑著录的最简格式，在符合《规则》的情况下，可以快速著录编辑文献，同时也能方便读者在网络时代快速找到文献.

图1 吴福培论文版权信息

（3）如果非正式出版的论文集，而且在网上找不到的会议论文.从表1以及各位教授调查反馈的情况看，这种情况的会议论文多为化学、物理、生物学科方面的摘要.此类摘要多为作者自己的最近研究结果的总结或某一研究的阶段性成果.而这类论文集大部分是没有经过审稿和编辑的.因此，为了引用的准确性，建议引用此类摘要的作者阅读作者的相关全文文献，很多摘要中也提供了方便读者查阅的全文文献.这样就同一问题引用相同作者的全文文献无疑会增加文章的权威性和引用的可靠性.毕竟在基础研究的科学评价中，期刊论文的权重要高于会议论文.

对于必须引用的非正式出版的论文集，很多编辑对著录规范化提出了方案［4-6］.针对的主要问题也是著录的主要责任者、出版地、出版者等信息.例如“第十届全国有机发光和光电性质学术会议—会议摘要集”，此会议是在中国太原举办的，摘要集有近500页，笔者遍阅前后内容，始终没有找到此会主办者的相关信息，只有专著名称.专著主要责任者、出版地、出版者均没有.笔者查阅了此次会议的会议通知，在第一轮中通知中没有说明主办方，只说明由太原理工大学承办.联系邮箱地址均为太原理工大学.第二轮通知中才说明本届会议由中国物理学会发光分会主办，由太原理工大学承办.从网络上了解的情况看，中国物理学会发光分会的联系地址是北京，但是所有的工作是在太原完成的.通知中提供的网址在2017年10月7日 已经失效（会议日期2017.7.7-10）.会议完成后邮箱也不会有人收发邮件了.说明此类会议的工作人员都是临时组织的，会议结束就解散了.可见，编辑在只有摘要集的情况下，对主要责任者、出版地、出版者信息的著录也是束手无策.《规则》对此类情况并没有涉及，目前还是一个空白区.此类会议论文集并不在少数，尤其现在专业越分越细，小型的专业会议越来越多，此类摘要论文集的情况对基础研究的学者来说非常普遍.虽然此类会议论文引用的比较少，但是也不是没有，因此不能忽略.现实工作中，作者和编辑使用 “文集编印地：文集编印者”替代“出版地：出版者”.这样的著录格式对编辑和读者来说，非常容易，但是这样的文献对阅读者来说是很难追溯的，作为一个编辑，不应该将重心只放在完成著录项目上，因此笔者建议作者在引用此类文献前可以先将会议论文上传到网络上，然后再引用此篇文献，这样就解决了会议论文要求著录的问题，可以参照网上会议论文的著录方式著录.另外其他的研究人员要查阅这篇文献时，可以方便的查阅到.这样既实现文章的再现，又可以使其大量复制，广泛传播.

笔者的目的不仅仅是完成参考文献的著录，而是希望通过这种著录方式，使读者能够方便的查阅到这篇文献，不再出现看到文章后的参考文献，而找不到文献的情形，也避免了很多作者没有真实的看到文献，而直接二次引用，出现以讹传讹的情形.

3 结语

此次调查样本较少，只是针对本校部分学科的教授进行调查，后续可以扩大调查范围进行研究.从本文的调查结果可以看出理科和工科的会议论文有很大的不同，工科类的会议论文的引用在文章中占的比重较大，而且有很多好的成果都发表在了会议论文上，因此编辑不能重期刊论文而轻会议论文，应该认真对待每篇参考文献的著录.

本文针对很多编辑同仁纠结的会议论文著录的一些问题，利用网络方式实现会议论文的再现和著录，也为研究者追述文献提供了便捷的查阅方式.当然这还涉及到一个知识产权的问题，需要与作者协调和沟通，这是另外一个需要探讨的问题.