基于SSA&D和BPR的A公司仓库管理信息系统建设

2019-05-16曹鹏飞

大众投资指南 2019年11期

曹鹏飞

（成都飞机设计研究所，四川成都 610000）

一、引言

A公司现今以专业化、规模化的第三方物流公司形象跻身物流服务领域，和大多数的中国物流企业一样，面临着自身的发展瓶颈。公司目前业务形式较为单一与传统，一方面，公司仓库管理信息系统不够完善，另一方面公司的业务流程也没有充分发挥现有系统的优势。在实际运营过程中还存在一些问题，其对公司内部业务（业务过程主要发生在公司）的影响主要表现在仓库信息录入不及时，仓库作业量及时间安排不均；同时对于公司外部业务（业务过程主要发生在公司外部，如整个供应链）还存在着送货回单不及时，在信息系统应用不全面的情况下必要业务流程没有实现完全电子化，从而直接导致了作业效率不高，应急订单处理量增加以及与生产商或销售商的销售终端信息系统连接程度不够紧密，造成整条供应链响应速度缓慢，出现信息不连续、缺货，从而不能满足客户高标准的要求等问题。因此，对A公司进行新仓库管理信息系统的开发建设刻不容缓。

二、研究工具及理论介绍

（一）SSA&D简介

1、基本思想

它是用系统工程的思想和工程化的方法，按照用户至上的原则自顶向下地对系统进行分析和设计。

2、SSA&D的特点及原则

（1）自上而下设计，自底向上逐步实施

（2）用户至上

（3）深入调查

（4）严格区分工作阶段

（5）工作文件标准化和文献化

（二）BPR信息系统构建简介

对企业各部门的初始流程进行业务流程诊断，对企业职能部门和业务部门的现有流程进行全面细致的研究，充分了解业务流程，分析并发现问题，然后纠正问题。对低效率的业务流程加强研究，分析信息系统应用程序的可行性，然后重新组织业务流程。企业BPR是一个复杂的过程，虽然这个过程是根本性的，但也包括组织和概念上的变化，它必须改变企业文化，组织的概念和方法，以及重新整合过程。

归结为以下几个主要阶段：

1、企业战略分析阶段；2、流程分析阶段；3、IS/IT战略形成阶段；4、实施规划阶段

三、在BPR基础上运用SSA&D等理论对A公司进行新仓库管理信息系统的开发

（一）系统规划

1、初步调查

通过对A公司的实地考察和资料收集，我们已对其现有业务流程及仓库管理信息系统存在的问题有了较为清楚的了解，具体分析如上引言选题背景。

2、可行性研究

国家不断有相关的促进物流发展的系列措施出台；越来越多的先进技术将会在物流领域推广应用。另外对于A公司来说，有足够的财力进行信息系统的设计。所以，无论从政策上、技术上还是资金上，进行仓库管理信息系统的建设都是可行的。

3、审批

主要是公司领导层对该项目的支持，从A公司的发展目标策略及实际采访来看，公司一把手的批准是毋庸置疑的。

（二）系统分析

1、详细调查

（1）货物进出库业务流程分析

公司原入库检验回单作业过程为仓管员对新来货物进行检验，并记录货损数，手工填写相关信息，最后上报结算部门，由核算部门录入信息并盘点货物。这样在实际工作中存在仓管员上报不及时，易出现信息录入不及时、信息失真等情况，且结算人员可能由于信任因素并不复核，导致仓管员和核算部门人员权责不清等问题的发生。A公司公司现行出库配送业务流程如图1所示：

通过对A公司的考查，发现：

①在发货环节，没有实现提前作业，使信息的时间价值白白浪费。由于现有的见单作业原则，使得提前作业难以实现。工人作业随车辆的到来而开始工作，按提货单当即提货，如此作业相当被动。以至于空闲时间浪费严重，导致作业高峰集中，车辆交替等待时间增加。

②货物出库原运作模式为当需要货物时由销售商打单，并经过财务、物流等相关部门负责人的签字，然后此单据在规定结单时间（此时间后不接单，特殊应急单据除外）拿到核算部门打制出库单，再凭出库单找仓管员进行出库作业，作业完成后，仓管员再签字确认，由司机拿此单到核算部门换取出库证，开始运送。由于销售商与车辆调运部门、A公司仓管、核算等部门的位置相对分散，而其纸质化的作业方式虽较为安全可靠，但如此大大延长了业务从接单到出库的作业时间，同时也导致了在结单时间后订单无法实现或者出现应急订单数量上升。随着公司业务量的日益增长，为了达到以最低的投入换取最大的收益的目的，只有对现有的进出库业务流程进行优化并配以相应信息系统支持才能适应日益激烈的市场竞争。

（2）仓库设计调查分析

一般配送货物多为不同型号共同配送，而公司的规定为一库一货。这种制度管理起来似乎很方便，但实际操作中存在一车货物要到几个不同的仓库搬运，这使搬运距离及搬运时间显著延长。而且不同仓库由不同仓管员管理，这样，使得仓管员之间的协调工作变得复杂而效率低下，甚至出现拥堵、相撞现象，导致装货时易出现装货混乱，货损率高等情况，间接的提高成本，影响作业效率。

2、仓库运作管理模式优化分析与逻辑设计

当前A公司的仓储管理系统均为不定性选取，在作业组织上只选择了出入库基本操作，若想对其整体作业水平进行完善，须从上一级的物流管理部门开始。A公司的物流部门是仓储部门直接管理的单位，全部货品的出入库及配送均要物流部门直接领导签字。而且要达到仓储、配送一体化，则物流部门一定要有计划的实行出入库管理。

在出库管理时，要和厂家协调，目标要达到一致，事先4-5天进行沟通，确保出库事宜稳妥（紧急情况除外）。此类做法1.可让仓库现场管理人员提前做好出库准备，有充足的时间进行分拣货品，配合运送车辆;2.由于出入库货品单位多样化，提前做好配送规划，可有效地节省人力、财力。同时在现有信息系统里增加出库单据办理模块，实现网上对接，采用电子合同，达到出库信息电子化，不再以纸质单据作业指令文件，将其作为留档备查文件。

其具体实施步骤可见图2。

图2 出入库作业流程

（1）入库作业组织流程与分析

在本系统中，商品入库作业的整个过程包括货物运输通知、货物入库前验收及货物入库手续办理三个步骤。

①货物运输通知

当商品将要被发出时，发货人会将货物的抵达时间、抵达的货物种类，数量的多少、具体型号和包装的规格提前四到五天通知给负责运输该货物的物流部门，该部门在收到发出货物通知时，安排相关人员进行货物接收签的准备，并将货物信息通知抵达仓库的负责人。

②货物入库前验收

除双方长期保持良好合作关系以外，当运输的货物抵达仓库卸货后，要对货物的数量和质量进行逐一检验。先要对入货计划与运输凭证进行校验，当检验的数量和种类没有错误后，再对数量进行查验。依据货物入库单据进行实地盘点，对数量的实地盘查包括检验商品包装完整与否，数量与单据上记载是否一致等。对数量检验完毕后，还要对货物质量是否合格进行检验。对货物的质量、规格和品类登机与原有合格同等商品的规定标准进行检验。

③货物入库手续办理

若对上一步骤的货物质量和数量检验核准无误后，负责仓库管理人员按照程序签发五联入库凭证单据。若上一步骤的检验存在问题，负责人员要对货物再次进行更加细致的检验核实，并对存在问题的原因进行分析、裁定，双方对存在的问题意见一致后，在交库凭证上进行签章，并将该问题存在的原因反映到货物运输的物流部门。当抵达的货物检验合格允许进入仓库时，应借助电脑查看存储该货物的位置，将存储的相应信息数据输入电脑。如图3。

图3 货物入库过程图

（2）出库作业组织流程与分析

出库作业与入库作业要求基本一致，也要求对出库商品的数量、品种、规格进行核对，经复核与发货凭证所列项目无误后，办妥交接手续。整体作业流程见图4。

图4 出库作业流程

出库货物的数目、种类、规格的检验核对与入库货物的标准一致，相关负责人员要对这些数目、种类、规格经过多个程序的核实，核实没有任何问题后，办理交接手续。当接收到货物出库的要求时，要进行集中备货，也就是提前做好出货准备。首先，核实物流部门送达的出货计划，然后依据货物存放的顺序，按顺序进行货物的提取，将提取的货物集中安排在拣货的专用区域内，以便对其进行集中的检验和包装。最后拣货集中区域的货物被运送以及办妥承办手续后，要对作业现场进行整理，理顺单据凭证并进行日常的基本信息登记。同时，将出库单据办理模块在现有信息系统中进行对接，出库信息的传输电子化依据电子合同，实现，而留存下来的单据凭证等放入备查文件中，不再作为作业指令的唯一查验文件。

（3）保管作业部门分析

货物仓库作业的最主要工作部门是仓库的保管作业部门，对货物所有权和实用价值的关注通过这一组织的设置体现。货物储位调整管理和保管检查这两项任务能够体现货物保管功能，也是本文重要设计的内容。主要体现在。

①存储位置变化

货物的存放位置发生变化的主要原因为仓库中一些货物已被市场淘汰、新型产品的抵达以及相关部门在库存量上进行调整等。在这些情况成为现实时，仓库内货物的原有存储位置便要做出及时地调整。调整步骤如图5所展示。

图5 存储位置变化流程图

在原来的存储位置基础上，对仓库位置进行重新划分，也就是通常所说的制定存储位置变化计划。假如新入库的货物品种与仓库中原来就有的货物是同一品种，例如电视的新款型，那么该仓库的存储区和存储位置不需要做过大的调整；假如新入库的货物是与原来货物不是同一种类的货物，是完全新型的种类，这样就需要在根据该种货物的特质，大小以及相应的数量对存储位置进行完全新的选择，进而进行分派这些新货物的位置。

②制定仓库保管作业表

对仓库的保管任务、工作情况，检查情况等可设置一个仓库保管作业表，如表1所示，表1对仓库保管工作的作业情况进行记录，避免工作大意或突发紧急情况致使工作出现纰漏等问题出现。

③单据编制

单据凭证的编写要保证各种表格单据数据等信息登记唯一性以及保证信息的完整性。在仓库使用电脑进行辅助仓库作业的管理后，仓库的所有信息均可输入到计算并进行保存。

3、审查

该过程是对以上系统分析各部分内容进行检查核对，以确保已做工作的正确，避免堆栈现象的发生。

（三）仓库管理信息系统的设计

1、总体设计

设计管理系统功能模块如图6所示。具体功能如下:

图6 A公司仓库管理信息系统功能模块

（1）客户订货服务系统

实现远程客户端订货服务系统。通过Internet和Intranet让客户自如进行远程查询、订货以及获得信息反馈。已达到供应链企业库存信息共享。

（2）A公司运营管理系统

负责营运管理内部所有参数的管理、设备的库存管理、为营运条件提供各种查询统计服务，并为决策管理提供数据依据。具体包括：

①统计分析模块

形成上级主管部门和内部管理所需的统计、查询、报表、打印。并从各种角度对库存物料信息做分析。

②库存报警

经过统计分析后，主管部门可以按要求制定相应计划，设置各种货品预警库存量。

③仓库管理控制中心

主要实现仓库现场管理，通过对库存物品的入库、出库、移动和盘点等操作进行全面的控制和管理。具体内容包括以下几个模块：

·数据管理模块

基础数据管理模型构建的意义在于对日常仓库货物入库与出库进行工作流程管理。主要对出入库货物数量上进行登记。要对每一种货物按照周期进行货物的实地盘点，依据实地盘点货物的数量进行登记以及实时调整。

·货物仓储模块

通过货物仓储图的功能，对仓库中任一货物进行精准查找，这一功能的实现缩短了仓库工作人员在找寻货物位置上的时间，减少工作人员的工作量，能够准确快速地对要出库的商品进行定位，从而快速进行拣货。

·设置月报表模块

仓库要对每个月的货物出库货物以及入库货物进行统计，并制定成详细的文件，以便于相关主要部门部门对周转率进行计算。

·仓库货物查询模块

仓库对出库货物以及入库货物在时间、数量等参数方面进行详细的记录，这样可以让仓库工作人员以及相关人员及时详细的了解仓库货物运行情况。

2、仓库数据管理设计

（1）库存管理业务数据流程图的设计

根据上述功能模块，仓库管理控制是第一层系统，基本数据管理和库存操作处理是其中第二层的两个子系统。设计其数据流程图如图7、图8.图9所示。

图7 库存管理第一层数据流程图

图8 库存基础数据管理数据流程图(第二层数据流)

图9 库存处理数据流程图〔第二层数据流)

（2）数据库表的设计

上面涉及到的统计、查询、报表、打印等均是基于关系数据库中的关系表，根据数据管理系统所实现的功能，可建立数据库表。根据建立的关系数据表可以建立满足仓库管理系统功能的数据库，可以很方便地建立查询、报表、表单，便于查询管理。

3、审查

该过程是对以上系统分析各部分内容进行检查核对，以确保已做工作的正确，避免堆栈现象的发生。

（四）系统的实施

通过原有存在的设计方法，将该方法转变成可操作的软件系统，该操作系统的实施是将系统设计的结果通过计算机进行展现。

1、软件程序设计

根据功能模块图、数据库结构和设计的代码进行的程序设计，这是信息系统设计的主要内容。概要设计和详细设计是程序设计的重要组成部分。概要设计过程为其中组成的每个部分都是意义明确的，每个模块都与这种要求相互对应，相关工作人员将已被认定的各个数据要求变换成为各个相对应的结构体系。详细设计是对各个部分要进行的工作进行详细的描述，目的是为了进一步程序的编写奠定基石。

传统的程序设计方法大多都是依据结构化、原型以及面向的对象方法进行的操作。本文系统程序采用Visual Basic语言对程序进行编程，Microsoft Access2000是本文选择的后台数据库，这是通过采用结构化设计的思路进行的程序设计。

程序的调试就是要再计算机上以各种可能的数据和操作条件对程序进行试验，找出存在的问题加以修改，使之符合要求。其目的就是要用计算机程序语言来实现系统设计中的每一个细节。主要步骤为:

模块调试:按要求对模块进行全面的调试（主要是调试其内部功能）。

（1）分调:对子系统有关的各模块实行联调，以考察各模块外部功能、接口以及模块之间调用关系的正确性。

（2）联调:各模块、各子系统都经过调试准确无误后，就可进行系统联调。

2、系统转换与接口实现

仓库管理系统与其他各子系统间的数据交换主要是通过对数据库中的数据开放、共享来实现的，因此本方案中决定通过数据库接口技术进行系统间对接。

数据库接口技术分为直接数据库访问和间接数据库访问。直接数据库访问中间环节较少，开发实现比较简单，数据的准确性和及时性都能得到保证，但这种方式由于是直接访问，对原系统的安全性和稳定性会造成一定影响。间接数据库访问是应用较多的一种接口方式，通常是在企业内部建立一个公共开放的数据库，各个部门可将信息投放在上，共浏览或其他部门使用。此数据库还可不断扩展，不仅提供数据支持，还可提供图形支持。因此，选用间接数据库访问对于A公司来说是最为合适的。

3、系统的运行与维护

（1）系统维护

设计开发的软件投入运行和使用后，软件系统还必须接受实际运行的考验，还要进行修改维护程序的工作。这是一个跟踪的过程。

（2）系统评价

该仓库管理信息系统有如下特点：

①功能齐全，系统提供了订单、仓库、调度、文档查询等功能，报表功能齐全；

②使用简便，信息录入采用多种方式可进行智能录入，重复信息导入功能，快捷方便且不易出错；

③通过该系统与供应链上各分销商保持货架商品信息实时动态联系，消费者订单处理、商品出货与销货的信息管理，应收款及退货处理等。这样完全可以符合A公司公司对于系统的要求，满足需求。