某公立医院人事档案信息化管理体系建设实践探讨

摘 要：公立医院人事档案管理是一项较为复杂且重要的工作，在公立医院发展建设中起着至关重要的作用。但是面对当前日益复杂的人事档案信息，单纯依靠传统的人事档案管理方式，将很难满足新时期公立医院的实际需求，因此还需基于以往人事档案管理经验，积极构建人事档案信息化管理体系。文章首先对公立医院构建人事档案信息化管理体系的优势展开分析，然后选择以某公立医院做为研究对象，结合该医院的实际情况提出人事档案信息化管理体系建设策略，希望能够有效促进公立医院人事档案管理。

关键词：公立医院；人事档案；信息化；建设策略

在新时期的公立医院人力资源管理中，人事档案信息的作用日渐突出，不仅完整记录医护人员实际工作相关的资料，而且在绩效考核、待遇核算等方面也表现出重要作用。人事档案管理的有效性，不仅关系到公立医院的发展建设，也与相关人员的切身利益有着密切的联系。因此，当前公立医院在人事档案管理工作上需积极加强对信息技术的应用，积极构建完善的人事档案信息化管理体系，提升公立医院人事档案管理的作用。

一、公立医院人事档案信息化管理体系优势分析

从现阶段公立医院开展人事档案信息化管理的实际情况来看，其表现出较多的优势，不仅有效提升人事档案管理工作的效率，而且更好的发挥出其具备的作用和价值。

（一）提高人事档案管理效率

在人事档案管理工作中通过对信息技术的有效应用，能够快速搜集和整合医院内部所有人员的人事信息，然后对其进行科学的分类归档。相较于以往的纸质档案管理模式，在管理工作效率上得到较大的提升，且不易造成人事档案信息的损坏和丢失。此外，通过信息技术对人事档案信息建立对应的信息数据库和检索目录，对人们查阅人事档案信息也带来极大的便利。

（二）更好的应用人事档案资料

实质上在以往的人事档案纸质管理模式中，对人事档案资料的应用效率十分低下，许多资料信息并没有发挥出其价值。而在当前信息化管理模式下，公立医院领导可以更为方便的调取人事信息，比较人事信息，并在岗位任命上做出科学的决策，使相關人员能够在岗位上发挥出最大的优势。此外，也可将人事档案资料与医院的绩效考核体系挂钩，让相关医护人员在工作上能够更加的积极主动，提升医院的整体医疗服务水平，为更多患者带来优质服务。

二、某公立医院人事档案信息化管理体系建设实践策略研究

从现阶段医院人事档案管理的实际情况来看，信息化水平不断得到提升，许多医院逐渐构建出较为完善的信息化管理体系，对新时期医院发展建设具有十分积极的意义。下面主要选择笔者所在公立医院做为研究对象，对其在人事档案信息化管理体系建设上的具体策略展开探讨。

（一）加强信息化宣传，转变思想认知

在发展建设之初，首先需要人事档案管理部门自身充分认识到信息化管理的重要作用，然后在全院范围内加强人事档案管理信息化宣传工作，让医院领导能够逐渐认识到人事档案管理信息化建设的重要作用，并对之引起高度的重视，在后期工作开展中给予更多的支持和鼓励；其次，在全院范围内组织开展演讲、讲座等宣传教育活动，让医院内部更多职工对该体系的建设引起关注，转变以往对人事档案管理的思想和认知，使人事档案管理信息化管理体系建设能够得到全院职工的支持；再次，为逐步推进人事档案管理信息化建设工作，该公立医院人事档案管理部门制定了较为详细的建设发展规划，对后期信息化管理体系建设所需要的人力和物力做出大致的计算，同时也对信息化管理体系建设完成后所带来的直接效益做出估算，主要体现在管理工作开展的人力资源成本和纸质资源堆放占用的土地资源成本两方面；最后，将发展建设规划、建设完成优势对比等信息在公开栏展示，进一步达到信息化宣传的效果。良好的宣传工作是促进人事档案信息化管理体系建设的首要步骤，当医院内部的职工、部门领导、医院领导等在思想认知上发生转变后，人事档案信息化管理体系建设才能够更加顺利的开展和实施。

（二）加强专业化培训，提高综合素质

公立医院人事档案管理部门在积极推行信息化管理的过程中，还需要注重其内部原有人事档案管理人员的培训工作，积极引进优秀的信息化管理人才，组建更加专业化的人事档案信息化管理队伍。在信息化背景下，人事档案管理工作对管理人员提出较高的技术要求和专业素质要求。相关人事档案管理人员不仅需熟练掌握档案信息录入、接收、分类、编制等管理工作，而且还需具备较高的责任意识和保密意识，切实保证人事档案信息的安全性。因此，该公立医院人事档案管理部门在构建信息化管理体系时，着重强化对人事档案管理人员的培训工作，并对所有在职工作人员进行档案管理知识考核，考核合格人员方可进入相应岗位工作。此外，部门内部定期组织讨论活动，针对人事档案信息化管理工作中易出现错误的点展开讨论，增进人事档案管理人员的综合素质。

（三）建设信息化平台，提升管理技术

构建信息化管理体系，关键还需完善的信息化管理平台作为基础，从该公立医院信息化平台建设的情况来看，主要从档案数据库建设、信息检索平台建设以及权限设置三个方面来完善，并取得了较好的效果。

（1）建设档案数据库

医院在不断发展建设的过程中，人事档案信息也在不断的增多，而传统的人事档案管理模式受制于存储能力的限制，在进行信息记录时往往只能够对一些较为重要的信息展开记录，这无疑将造成许多人事档案信息的流失。而在信息化背景下，医院构建属于自身独立的人事档案数据库，更新扫描仪、传输机、幻影设备、计算机设备等，建设能够实现档案数据信息输入、档案数据信息整理、检索以及数据信息修改的档案数据库，为人事档案信息的存储、调用提供便利。

（2）建设信息检索平台

为更好的促进医院内部人员对人事档案信息进行应用，该公立医院在进行信息化平台建设时着重加强对信息检索平台的完善，使信息化平台具备较强的检索功能，在很大程度上方便人们对人事档案信息的调取和对比。如：各个科室的主要负责人能够通过信息检索平台查看该科室内人员的信息档案，对科室内人员各方面信息做出综合性比对，当需要进行人事变动时，能够为科室主要负责人提供充分的数据信息支持。

（3）科学设置管理权限

该公立医院在进行信息化平台建设时，尤为重视信息化平台建设的安全性。首先为避免人事档案信息出现损坏或遗失的情况，对所有人事档案信息都进行了备份处理；其次为保证人事档案信息的真实可靠性，对人事档案信息化平台的应用进行了科学的权限设置。如：医院各科室的主要负责人只有查看和提供人事信息的权限，而没有修改人事档案信息的权限。同时人事档案信息录入只能由人事档案部门专门的工作人员来完成，并在平台上自动记录录入人员的信息。

（四）实现制度化管理，规范管理工作

规范化、制度化管理是现代医院经营发展建设必须采取的模式，对提升医院的整体水平有较大的帮助。同样在医院内部的人事档案管理部门也需要制定相应的管理制度，对内部工作人员的工作行为做出约束和管理，明确各自的工作职责，减少档案管理的随意性。

（1）制定入档流程和制度

为保证医院人事档案信息入档的规范性，该医院在信息化档案建设初期，制定了明确的入档流程和制度，并将该流程和制度严格落实，在很大程度上促进医院人事档案管理的规范化。如：在人事档案入档制度中对相关信息收集的时间和内容要求等做出规定，要求档案管理人员严格按照制度收集人事档案信息并录入到系统之中。如果人事档案信息由个人提交，还需由档案管理人员进行初步审核，检查入档材料的真实性和完整性，对于材料信息虚假、材料信息不完整的档案需通知相关人员重新补交。从而确保录入的人事档案信息具备较高的准确性和完整性。

（2）规范信息化工作流程

该医院在推行人事档案信息化工作的初期阶段，需将以往存储的纸质人事档案信息全部录入到信息化系统中，该过程工作量较为庞大，为避免工作人员在录入信息时出现错误。该公立医院建立了相应的工作流程和监督管理机制。首先，人事部门针对工作流程中各个工作环节设定对应的记录表格，责任人需在对应完成的信息上进行签字，将责任严格落实到档案管理人员身上，督促其对质量加以控制；其次，制定文字、图片等录入标准，档案管理人员录入系统的图片必须完整、清晰、端正。同时安排专门的人员对录入信息进行抽查，保证所录入信息的准确性。

三、结语

综上所述，现代公立医院加強人事档案信息化管理建设对医院经营发展有着十分积极的作用，不仅能够在很大程度上促进公立医院的人力资源管理，而且能够对公立医院整体运营水平产生积极的促进作用，因此当前公立医院应充分认识到其具备的重要作用，积极采取有效的建设策略，从加强信息化宣传，转变思想认知、加强专业化培训，提高综合素质、建设信息化平台，提升管理技术、实现制度化管理，规范管理工作四个方面加以完善，从而构建出完善的人事档案信息化管理体系。

参考文献

[1] 王贺名.新时期医院人事档案管理信息化建设的几点思考[J].办公室业务，2018（21）：129.

[2] 侯英，曹湘博，陈霞.整合利用信息化档案资源提高医院管理效率[J].中国科技信息，2014（07）：254-257.

作者简介：张鑫（1983.02- ），男，汉族，河北唐山人，本科，高级经济师，研究方向：档案管理。