信息社会形势下高校档案管理工作存在的问题及改进措施

李恒英

摘 要 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，为高校的历史发展总结了重要经验，为未来学校开展高等教育事业工作提供了借鉴和参考。目前，我国社会经济在高速发展，科学技术发展水平飞跃进步，信息技术、网络技术和计算机技术广泛应用于社会，促进了社会生活方式的变革。在信息化社会形势下，高校的档案管理工作也跟随时代的发展需要，进行了变革和创新，应用了现代化信息网络技术，提高了工作效率和成绩。但在高校档案工作的发展进程中，还存在一些问题和不足之处，文章对此进行分析，并提出改进措施。

关键词 高校；档案管理；制度；综合素质

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2019）233-0195-02

高校档案是高等学校自建立以来开展高等教育事业教学活动、思想政治工作、师生管理工作、科研工作、招生就业等各项工作中收集的有价值的重要历史记录。它反映了高校的成长历程，是高校信息资料不可缺少的组成部分，对高等院校的建设工作和发展规划具有重要的的参考价值。随着我国社会主义现代化建设事业的迅速发展和推进，我国的高等教育事业也在与时俱进、飞跃发展。做好高校档案管理工作，为高校领导层和教育工作者及大学生提供服务，对于改善和促进高等教育的发展水平具有重要作用。本文就高校档案管理的重要性、目前高校档案管理工作现状进行分析，就如何提高、改进高校档案管理工作成效提出建议。

1 高校档案管理工作的重要作用

高等学校档案是高等院校发展教育事业的历史记录，是高校开展思想政治建设、高校人事管理、校园文化建设、高等教育教学科研工作、大学生招生就业工作、师生档案管理工作、图书档案建设等各项工作中产生的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录资料，反映了高校自建立以来取得的重要成就，积累了高校开展教育工作的指导思想、工作方法、工作经验。学校领导层和教育工作者、大学生可以通过对高校档案的调阅、分析、参考、学习，来提高思想认识，提高工作水平和工作方法。同时，高校档案中丰富的高等教育建设经验对于学校管理层提供了重要的指导和借鉴作用，为高校统筹规划未来的建设思路和发展方向提供了参考和指导，为进一步提高高等学校的教育管理水平和教学科研水平打下基础。

2 高校档案管理现状及存在问题

目前，随着高等教育事业的改革和发展，高校档案管理工作日益得到学校管理者的重视，并随着社会经济的发展和科学技术的进步，高校档案基础设施和工作方法不断的改革和完善。但在档案事业的发展过程中，部分高等院校的档案管理工作仍然没有要跟上时代发展，存在一些问题和不足。

2.1 档案管理意识薄弱，档案管理制度不完善

目前，部分高等院校的领导和教育工作人员档案管理意识薄弱，在思想上对档案管理工作不够重视，没有认识到档案管理工作对高校发展的价值作用，认为档案管理工作只是简单的档案收集和保存工作，与高校的教学科研工作相比其作用微不足道。在高校建设工作开展过程中，没有给予档案管理工作以足够的支持和关注，从而使得高校档案管理工作跟不上时代的发展，档案管理人员的思想认识和工作方法还停留在传统的阶段。高校档案管理制度也没有随着时代的发展和技术的进步而及时更新完善，在高校档案管理制度中对档案管理思想、管理内容和方法、工作程序、工作纪律等的规定不够清晰、不够完善，没有有效激发档案管理人员的工作积极性和主动性，从而使得档案的收集、分类、归档、保存、调阅、利用等工作效率偏低。

2.2 档案管理人员专业知识和业务能力不足

随着档案管理思想和科学技术的发展，高等院校对档案管理人员的专业素质和知识水平的要求也在不断提升，目前，部分高等院校管理人员和教育工作人员对档案管理的重视程度不够，在一定程度上影响了高校档案管理工作队伍的建设。部分档案管理人员缺乏过硬的档案管理知识和工作技能，不能够掌握必要的信息网络技术和计算机知识，业务素质偏低，从而在工作中出现档案资料收集不全、档案存放杂乱无序现象，工作方式仍然采用传统的手工处理方式，工作效率和工作质量偏低。

2.3 高校档案的硬件建设投入不够

在目前信息化和网络化广泛普及的时代，我国高校档案管理也应适应社会发展的需要，在档案管理硬件设施的建设工作中引进信息技术和网络技术有关设备，这需要高校管理者在资金预算和学校建设中加大对档案管理工作的支持，但目前部分學校由于资金紧张、领导重视程度不够等原因，学校对档案管理硬件设备的现代化建设投入不够，档案管理工作设备和库房设备陈旧落后，甚至有的档案库房达不到规定的防盗、防火、防潮、防霉等标准要求，阻碍了高校档案管理工作的进一步发展。

3 提高高校档案管理工作成效的方法和措施

针对目前高校档案管理工作存在的问题和不足之处，为了提高和改善高校档案管理工作成效，高等院校应该严格按照教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的要求，采取切实合理的举措，加强和改善高校档案管理工作。

3.1 制定并完善档案管理相关制度

目前，高校领导和教育工作人员在思想上缺乏对档案管理的足够重视是影响档案管理工作成绩与效率的主要原因之一，其主要精力多投入在高等教育的教学科研工作和师生管理工作等方面，忽视了对档案工作的关注和支持，从而影响了高校档案事业的发展。为了改变这种局面，高等学校教育工作人员尤其是学校领导要更新观念，在思想上认识到档案对学校的重要性，加强对档案管理工作的关注和重视，在高校资金预算、队伍建设、教育培训等方面给予有力支持。

同时，学校领导层要引导各部门，按照我国2008年9月1日实施的《高等学校档案管理办法》有关要求，结合本单位实际情况制定并完善高校档案管理制度，明确规定档案管理工作的指导思想、工作方法、工作纪律、奖惩措施，确立档案管理人员的岗位职责、操作规范，明确规定档案材料的收集范围、分类方法、归档制度、保管期限、调阅程序、安全保密措施，制定档案的防火、防盗、防潮、防霉等措施，从而在制度上，给高校档案事业的发展和完善提供保障。

3.2 加强高校档案管理队伍建设

在目前形势下，档案管理工作对工作人员的专业素质有较高的要求。作为一名合格的档案管理人员，需要有严格认真的责任感、开拓进取的精神、丰富的知识、高超的专业技能，能够以饱满热情、开拓创新的态度，高效率、有条理地对档案文件进行收集、分类、归档、保存、调阅等管理。同时，为适应新形势下高校档案管理工作信息化和网络化发展的需要，学校要加强档案管理队伍建设，提升档案管理人员的科学知识水平和综合业务素质。为此，学校应积极组织档案管理人员参加思想政治教育活动和业务技术培训活动，使档案管理人员不断学习新时代中国特色社会主义思想，学习档案管理知识、计算机知识、信息网络知识、法律知识等，从而全方位提高档案管理人员的工作能力和综合素质，高效率高质量的完成档案管理工作。另外，学校应根据发展的需要，通过严格考核，择优录用，竞争上岗的机制，引进政治强、业务精、作风硬、纪律严的档案管理人才，充实高校档案管理工作团队，大力促进高校档案事业的发展。

3.3 加强档案管理硬件建设

随着社会经济和科学技术的快速发展，先进的信息技术、网络技术和先进的管理方法应用于社会，提高了生产力。在这种形势下，高校档案管理工作也从传统的以手工管理纸质介质档案为主的方式，逐步转变为高效率高质量的数字化档案管理模式，档案管理事业的创新型发展，需要高校根据实际情况和社会发展的需要，合理有序地加强档案管理的硬件建设，引进现代化档案管理技术设备。但是，目前部分高等院校，档案事业的发展没有跟上时代，在档案管理的现代化建设上投入不够。为此，高等学校要从制度、人事、资金等方面对档案管理的建设工作加大支持，在学校预算中将列入高校档案工作所需经费，满足档案工作的需要。配备专用的符合防火、防盗、防湿、防霉等标准要求的现代化库房，购置档案管理数字化、信息化、网络化、现代化所需的设备设施，推进数字化档案管理工作的发展。

4 结论

综上，针对目前高校档案管理中存在的问题，高等学校应适应时代发展的需要，采取有效措施，在思想认识、管理制度、队伍建设、硬件建设等方面改进和完善，推动高校档案管理事业的科学发展。

参考文献

[1]姚建萍.論高校档案管理现代化的一些问题[J].四川档案，2007（6）：28-29.

[2]王熙.论网络时代下的高校档案联合编研[J].兰台世界，2011（15）.