公路工程建设项目档案收集移交中面临的风险及解决措施构建

冯海英

摘 要：由于项目档案所承载的主要是以文本资料为特征的公路工程建设信息，因此，问题探究应沿着规避信息风险的思路来展开主题讨论。实践表明，档案信息风险主要来源于信息漏损和信息泄露，而这都与项目档案在收集和移交中的过失有关。解决措施可以为：落实项目档案管理人员信息和岗位职责、定向为企业有关人员开展档案管理培训、针对政企有关人员分别实施正负激励、利用政务网站平台开展档案信息化管理。

关键词：公路工程建设项目 档案 收集 移交 风险 解决措施

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）01（c）-0103-02

公路工程建設项目档案承载着诸多敏感信息，如施工量和造价概算等，所以需要加强项目档案的收集和移交环节的管理。从项目档案管理流程来看，档案收集体现在信息的多点汇集，档案移交则体现为部门与部门之间、人与人之间的权责交接。同时，项目档案收集内含有档案移交的环节，且项目档案移交也同样承载着档案收集的需要。该文以政府有关部门的项目档案收集和移交管理为对象，探讨项目档案在收集和移交过程中的风险发生问题，以及提出应对风险的解决措施。由于项目档案所承载的主要是以文本资料为特征的公路工程建设信息，因此，该文将沿着规避信息风险的思路来展开主题讨论。实践表明，档案信息风险主要来源于信息漏损和信息泄露，而这都与项目档案在收集和移交中的过失有关。

1 公路工程建设项目档案收集移交中面临的风险

结合上文的阐述，这里从以下两个方面来提出所面临的风险。

1.1 项目档案在收集中面临着信息漏损的风险

公路工程建设项目档案承载着诸多敏感信息，且不少信息涉及到路段修建中的权责界定，以及在阶段性工程竣工验收中的审核资料等。此时，在项目档案收集中可能面临着信息漏损的风险。信息漏损在这里主要反映在，收集后的项目档案信息不完整，特别是关键档案信息未能归档。该风险形成的原因可以为：或是公路工程建设项目一线未能及时将项目档案信息汇集，或是收集后的档案信息在整理过程中存在着差错。所有这些都导致了项目档案在收集中信息漏损风险的形成。当然，由于存在着累积因果效应，进而该风险将可能影响今后的权责追溯问题。

1.2 项目档案在移交中面临着信息泄露的风险

公路工程建设项目一般为政府财政投资项目，且项目在建设中往往采取层层外包的形式，即各具有资质的施工单位分别参与特定路段的建设。这就意味着，若是在项目档案移交中存在着信息泄露的风险，其不仅涉及到公路分项目的造价信息和参建信息的外露，还可能对今后本地类似项目的招投标工作带来负面影响。该风险的形成无外乎两类原因：（1）在项目档案移交过程中无关人员阅读了档案信息；（2）在项目档案移交过程中责任人员未能遵守保密要求。

2 规避档案收集移交风险的着眼点

针对以上所提到的风险类型，这里从以下3个方面来归纳出规避风险发生的着眼点。

2.1 着眼于项目档案管理培训

前面已经指出，公路工程建设项目一般为政府投资，由“政府+企业”的形式展开建设。因此，在项目档案管理中涉及到政府与企业之间的工作关系，所以，在规避风险上首先应着眼于对施工企业开展项目档案管理培训。由于施工企业内部存在着项目层层外包的情况，这就使得施工企业在项目档案管理中存在着显著风险。因此，培训的重点应放置在保密条例的学习上。

2.2 着眼于落实岗位主体责任

政府与企业之间在规避项目档案收集移交风险时，应在双方有关岗位上落实主体责任。落实主体责任的前提在于“有法可依”，落实主体责任的基础在于“有法必依”。但我们需要将项目档案的收集移交风险规避在萌芽状态，所以就不能将工作重点放在事后的“有法必依”上，而是在正负激励机制的双重作用下，使项目档案收集移交的相关责任人能够自觉遵守具体的档案收集移交条例。

2.3 着眼于搭建档案信息平台

不难知晓，公路工程建设项目因具有空间上的割裂性，使得完全依靠对纸质项目档案的收集和移交，其中环节必然存在着信息风险。为此，依托“互联网+档案管理”的技术路径，则需要着眼于搭建档案信息化平台。

3 解决措施

根据以上所述，解决措施可从以下4个方面来构建。

3.1 落实项目档案管理人员信息和岗位职责

在规避项目档案收集移交中的风险时，首先需要做好人的工作，那就是落实项目档案管理人员的岗位信息和岗位职责。在“政府+企业”模式下的公路工程建设项目中，施工企业需要向政府有关部门提交档案管理人员的岗位信息，进而为接下来的档案收集移交工作提供人员对接上的便利。同时，需要在人员对接上向企业档案管理人员明确其的岗位职责。

3.2 定向为企业有关人员开展档案管理培训

面临公路工程建设过程中档案管理所存在的风险问题，政府有关部门需要定向为企业有关人员开展岗位培训。这里的“定向”是指，应聚焦风险生成的主要原因，在问题导向下来开展培训，对此主要以“保密要求”培训为主线。企业有关人员主要包括项目负责人、档案管理人员。在对他们开展档案管理培训时，需要强化培训环节的仪式感和考核机制。

3.3 针对政企有关人员分别实施正负激励

由于项目档案在收集移交中涉及到政府与企业之间的人员往来，所以需要针对政府和企业的有关人员分别实施政府激励。针对政府有关人员的正负激励机制可以从职务晋升方面来探寻，针对企业有关人员的正负激励则可以从今后的项目合作前景，以及建立声誉约束机制等方面入手。在规避项目档案收集移交风险时，应重点放置在对企业方的正负激励设计上。

3.4 利用政务网站平台开展档案信息化管理

政府部门的政务网站可以作为档案收集移交的信息化平台来使用，在使用中应严格权限管理。笔者建议，针对公路工程建设项目应按施工模块分别为企业方授权登录账号和密码，且企业方只具有提交电子档案信息的权限，而无查阅其他档案信息的权限。随着施工路段的竣工和档案收集工作的完毕，企业方的登录账号和密码应同步失效。针对政府方的查阅权限，应在政府职能化管理体系下严格执行。

综上所述，以上便是笔者对文章主题的讨论。这里再次强调，应重视公路工程建设项目的空间割裂性所带来的档案风险，所以今后还需加强“互联网+项目档案收集移交”工作的开展。

4 结语

从项目档案管理流程来看，档案收集体现在信息的多点汇集，档案移交则体现为部门与部门之间、人与人之间的权责交接。同时，项目档案收集内含有档案移交的环节，且项目档案移交也同样承载着档案收集的需要。该文认为，由于项目档案所承载的主要是以文本资料为特征的公路工程建设信息，因此，问题探究应沿着规避信息风险的思路来展开主题讨论。当前，项目档案收集移交风险主要反映在档案信息的漏损和泄露方面。通过主题讨论，解决措施可以为：落实项目档案管理人员信息和岗位职责、定向为企业有关人员开展档案管理培训、针对政企有关人员分别实施正负激励、利用政务网站平台开展档案信息化管理。

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