汇报材料写作存在问题及技巧

郭浩俊

中图分类号：G212 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）12-189-02

摘 要 企业经常会迎接驻地各级政府和上级主管单位的调研、督查等，形成高质量汇报材料，使上级全面、客观、真实地掌握工作推进、落实情况，是迎接调研督查准备工作的重中之重，也是一个单位、部门从事文字工作同志的经常性工作。汇报材料质量的优劣直接关系到工作汇报质量，甚至影响到上级的决策。笔者结合多年写作经验，就如何写好汇报材料谈几点体会，与各位同仁共勉。

关键词 企业 汇报材料 问题 技巧

汇报材料，顾名思义，是下级单位向上级单位或领导汇报工作时的陈述性材料。因上级单位领导职责分工不同、调研的目不同，写作的重点、方向也所不同。汇报材料一般分为专题性汇报、综合性汇报、经验型汇报、研究型汇报等。汇报材料的主体部分一般包括基本情况、经验做法、成效介绍，存在困难及问题，下一步工作思路等几个方面。汇报材料写得好了，就能较好地反映工作成效，展现良好综合经营管理水平，可赢得上级领导的肯定与支持，因此，掌握汇报材料写作的技巧至关重要。

一、汇报材料写作常见存在问题

工作汇报是一项经常性的基础工作，是下级向上级汇报某一阶段或某项工作进展及完成情况的最有效手段，要求必须真实、客观反映工作成效、困难问题、下一步打算等。但常见的情况是，由于作者写作经验不足、准备工作欠佳、责任心不强等因素，导致汇报材料存在一些突出问题。

（一）材料内容太空泛

其主要原因是由于作者抱有应付态度，对于收集上来的各方面素材只是简单地进行了复制、粘贴，未进行认真的提炼总结，缺乏严谨、理性的思考；或是未按照领导调研意图事先进行扎实的素材准备，往往是闭门造车、想当然，大话、空话、假话、套话连篇，没有数据，无实例支撑，这样的材料不仅让领导很是反感，也让听者极为难受。

（二）思路散乱无章法

写作抓不住重点，看似下了功夫、费了劲儿，但在读者或听众看来，无异于各类素材的堆积、拼凑，缺乏审慎构思，少有严密思考，这样的材料通篇缺乏逻辑性、条理性，有的每段之间也没有完整的逻辑连贯性，这是材料的硬伤。

（三）汇报主题跑了偏

每位领导由于职责分工不同，调研的目的也就大相径庭。如果作者对上级领导调研督查的目的和意图不清楚或者一知半解，提炼不出领导想要了解的关键点、闪亮点，反而在无关紧要的方面浓墨重彩，上级领导想听的没有写，不想听的反而长篇累牍，便偏了主题、失了方向。

（四）篇幅过长太啰嗦

有不少作者煞费心思“赶”出来的材料，却难得领导满意。原因之一就是作者缺乏凝练思维，力求大而全、面面俱到，抓不住要领，分不清主次，没有轻重缓急，看似洋洋洒洒、长篇大论，却是极度的笼统累赘，领导想听的重点内容少得可怜。

二、写出高质量汇报材料的技巧

（一）准确把握上级意图

领导意图是作者撰写汇报材料的“方向盘”和“指南针”。到基层调研督查工作，领导都有明确的意图，基本都是坚持问题导向，带着问题来。一般情况下，都会事先通过各种途径通知下级单位。因此，在准备汇报材料之前，首先必须搞清楚听取汇报的领导来自哪个单位？哪个部门？领导最想听什么？最重视什么？来的目的和主要任务又是什么？是了解全面工作？还是仅仅就某一项工作进行专题调研？等等。也就是说，作者必须对领导来单位的意图了如指掌，对有关要求完全领会，才能避免盲目性，才能真正把握主题，明确写作方向。如果对主题不是很了解，可以电话询问陪同人员，进而获得写作想要的有价值信息。很大程度上，准确把握领导调研意图，是撰写高质量汇报材料的制胜法宝。

（二）准确掌握领导身份

撰写汇报材料不仅要了解上级领导的思维特点和语言风格，力求汇报的思路和语言与其更贴近一些，而且还要掌握领导的身份，不同身份的领导，想听汇报的重点也不尽相同。对主管领导要多讲全局，对副职则只说分管领域。对直接上级领导的汇报要具体，对更高级别的领导要相对概括。要做到有的放矢，投其所“好”。要紧扣领导的职责分工撰写汇报材料，比如对于施工单位来讲，汇报材料一般由项目简介、工程进展情况、质量安全管理情况、存在问题及下一步工作打算等构成。但在实际工作中，要视不同领导抓好侧重点，比如董事长、总经理调研，所关心的重点是公司生产经营、工程进度及质量安全管控情况，而党委书记、纪委书记关注的，除了简要听取工程完成情况等方面的汇报外，重中之重则是党的建设、纪检监察、作风建设等。工会主席关心的却是职工生活保障以及权益维护方面的。因此，起草汇报材料前，必须清楚领导身份，并认真研究了解其关注点、聚焦点，掌握其“剑之所指”这个基本问题，并以此准备材料，才能如领导之所“愿”，供领导之所“听”。

（三）突出汇报重点要点

收到调研或检查通知之后，需第一时间通知相关责任单位或业务口，围绕调研主题，尽可能的多角度、全方位搜集各方面的素材，把任务分解下去，对下讲清楚素材搜集的重点和方向，明确完成时限要求。上级领导到基层调研督查，一般都是要了解下级单位对重大决策部署的贯彻落实情况，重大项目、重点工作推进、实施情况，存在的问题及难点，需上级协调解决的事项，还要听取有关工作的意见建议等。那么，撰写汇报材料，就要在以上几方面下足繡花针的功夫，多搜集可用、有价值的素材，选材要紧扣主题，进行有目的的取舍，要高度提炼特色亮点、经验做法，并客观陈述存在问题，还要有针对性提出下步打算和思路，切忌眉毛胡子一把抓，贪多求全，主次不分。如“不忘初心、牢记使命”主题教育汇报，要集中笔墨，重点汇报检视出来的问题，重点汇报为民服务解决了多少难题，及下一步整改措施有哪些等等。

（四）切实增强“四力”功夫

汇报材料深度和特色很大程度上来自于作者对工作成效的提炼，对工作开展情况的深入了解和深度思考。宣传思想工作强调脚力、眼力、脑力、笔力，办公室笔杆子要成为汇报材料的“写家”，也要历练这“四力”，在增强“四力”上下功夫。作者要经常性到生产一线、最基层了解情况、熟悉工作，力争把情况掌握的更多一些、更全一些，还要把上级指示精神在基层的全面贯彻和创新落实情况进行适时的总结，要养成处处留心的好习惯，做个“百事通”；要尽可能的多参加各种会议、各类活动，及时学习领会相关会议精神，重要工作安排部署等，对单位深层面工作进行全面熟悉、掌握，以便将平时的工作概括出明确的观点，提炼出鲜明特色的经验、亮点，要养成积累资料的良好习惯，做个“素材控”。只有如此，才能胸中有墨，兜里有米，言之有物，才能把闪光亮点、特色做法说清说透、道个明白，才能把最得意、最主要的成效展现出来，把最具个性、最鲜活的经验体会充分挖掘出来，才能把有价值、具操作性、有指导意义的意见建议提炼出来，让领导有所获、有所得，并为领导在更高层次的决策提供依据和支撑。

（五）语言简练思路清楚。

汇报材料是一个总结-提高-升华的过程，语言表达要朴实无华、通俗易懂，言简意赅；提倡多用短句，既方便表达，让汇报者读起来朗朗上口，又让听者耳顺心悦；尽量不用华丽辞藻，更不能讲大话、套话、过头话，切忌冗长繁琐、拖泥带水，废话连篇；要用鲜活的事实说话，用详尽的数据支撑，做到客观翔实、有血有肉。结构要严谨，思路要清晰，脉络要明晰，线条要单一，层次要分明，要让领导听起来自然顺畅。材料的谋篇布局、先说后报，要根据领导意图和汇报时间要求进行合理安排。谈成绩要事实充分，不能随意拔高、扩大。对问题不能有意回避、掩饰，要直接了当，触及痛点、堵点、焦点，忌绕弯子、兜圈子。下一步工作思路涉及全局性的工作要提出一些原则性、方向性的意见建议。涉及具体问题要有针对性、操作性强的实际举措。还要注意写作提纲的准备，提纲之间要讲究逻辑关系。各级标题要注意排比、对仗工整，标题漂亮，才能博得眼球。同级标题之间要注意含义的独立性，不能有交叉和包含与被包含的关系。标题通常包括大标题、小标题、一是……二是……三是……等，一般不建议使用一、二、三级标题，这是基于汇报者、听者双方考虑，防止汇报者读起来被数字绕进去，听者也被一连串的数字给搞得云里雾里。材料内容如果前后有跨度，内容转换的时候要注意加入过渡性的语句，使内容衔接流畅，防止跨度、跳跃过大，让人感觉很突兀。