事业单位档案文件存档管理要点探究

林翔

摘 要：随着时代的进步，我国政治经济制度逐渐完善，因此，对于事业单位档案文件存档管理要点提出了新的时代要求。就目前而言，事業单位档案文件存档管理仍面临着许多问题，所以其要不断的与时俱进，有效的结合新科技、新技术从而建立出高质量的档案管理制度，从而促使档案管理工作高效化、科学化、规范化的发展。

关键词：事业单位；档案文件；存档管理；要点探究

1 引言

自改革开放以来，档案管理工作作为事业单位管理工作的重要组成部分不仅面临着极大的机遇也面临着巨大的挑战。而且事业单位可以有效的、高效率的运行最为重要的一个因素就是对相关档案文件的及时存档，所以只有加强事业单位的档案管理工作，才能更好的解决历史遗留问题，为事业单位管理提供帮助，进而促进事业单位的可持续发展。

2 事业单位档案管理文件存档的分析

第一，档案管理方式。传统的事业单位档案管理都是采用立卷、借阅、传递、归档等流程进行的档案管理，但是随着时代的进步，显然这种传统的档案存档方式已经不能满足时代发展的需要，档案存档管理必须要进行创新发展。科学技术水平的提升和信息时代的到来为事业单位档案管理文件存档工作提供了极大的便利，例如通过网络存档可以有效的提高工作效率，而且还提高了文件的保存周期等。

第二，档案结构的发展情况。随着经济的发展，计划经济逐渐转化为市场经济，因此，此时档案资料就成为了经济转化成果的重要参考依据，而且单一的馆藏档案方式显然不能满足相关部门对档案的需求，因此，为了进一步满足社会需求，单一的馆藏结构必须要进行创新。除此之外，如今不仅是经济时代更是信息时代，科学技术的飞速发展以及信息的日益更新速度都在加快，馆藏信息资源也无法满足人们对知识的渴望，所以，档案管理文件方式必须要发生一些变革来满足人们的需求。

3 事业单位档案管理文件存档应与时俱进

3.1 提高档案管理的效率

首先要加强对相关档案管理存档人员的培训力度，从而提高其对档案管理重要性的认识，提高自我综合素质，从而提升档案管理技巧，提高档案管理效率等。另外，还应加强对计算机系统的应用，从而借助高科技来促使档案管理工作的有序化进行。

3.2 档案管理制度能够与事业单位的基本情况保持一致

档案管理人员在具体的档案文件存档管理过程中，要不断的对档案进行梳理，从而发现档案管理制度中存在的一些缺陷，进而对这些问题进行解决，促使档案制度与事业单位发展情况保持一致。

4 事业单位档案管理文件存档中的情况分析

4.1 档案管理的条件没有给予足够的重视

档案管理工作所涉及的范围非常广泛，事业单位档案管理工作亦然。在宏观上讲，事业单位档案管理工作会涉及到国家政府部门的相关文件方针的存档等；在微观上讲，会存在各单位的文件以及人事档案等。国家政策类文件虽然一部分并非绝密文件，但是其重要作用也不可以忽略；对于个人而言，每个人的档案就如同自己的人生经历证明，对于个人来说自然非常重要。因此，无论从哪一方面来看，档案文件都有着不可替代的重要作用，但即使如此，也有很多事业单位并没有给予其足够的认识，导致档案管理工作一直都处于劣势，信息化、制度化的档案管理也没有完全的落实，进而导致档案工作陷入混乱，文件泄露、文件丢失等情况的发生。

4.2 事业单位没有配备适合的档案管理人员

作为档案管理工作的重要特点，专业和技术性就显得尤为重要了。但是就目前事业单位从事档案管理工作人员来看，依然存在着没有专业和技术人员上岗的情况，或者人员的不稳定性导致档案管理工作无法稳定、连续的进行。再加上从事档案管理人员没有意识到档案管理的重要性，在工作中敷衍了事，没有及时的进行档案管理，相关领导也没有起到监督作用，从而导致档案文件管理混乱情况发生。

5 事业单位档案管理文件存档中的建议分析

5.1 档案管理制度应进一步完善

作为任何一项工作落实的保证基础，制度就显得尤为重要了，换而言之，如果没有形成完善的制度，自然也就无法保证工作的有序进行。因此，事业单位在制定档案管理制度的时候一定要遵循科学、合理的原则，要有效的结合单位的实际档案管理工作进行制定。另外，该制度应当简明使用，切不可长篇大论缺乏可行性。只有这样才能促进制度的实用性和可操作性。

5.2 提高事业单位的档案管理文件存档的水平

事业单位要提高对档案管理文件存档水平，因此可以成立专门的档案管理机构，并通过建立档案管理长效机制对档案管理工作进行定期抽查，对于工作中的问题及时解决并对所查处的问题作为考核依据之一，从而提高相关人员的管理意识，提高档案管理水平。

5.3 提高档案文件的实用性

作为事业单位工作的需求之一，档案管理对于事业单位的长久发展也有着非常重要的作用。所以，当今档案管理工作的建设应当紧跟时代发展潮流，加强与科学技术的结合，从而帮助事业单位更好的进行文件存档管理。与科学技术的结合不进可以有效的提高档案文件的使用效率，而且还可以有效的延长档案的使用年限，可以有效的提高事业单位档案管理的现代化发展。事业单位的正常运行是离不开档案管理的有序化进行的，所以在档案文件管理过程中必须要按章办事，以免造成文件的遗失。

5.4 事业单位的档案管理工作的保密

对于事业单位的档案管理工作而言，由于此项工作具有一定的保密性，所以事业单位应当对本单位的档案管理办公室必须要坚固，从而降低档案文件受到自然外来破坏而造成的不不必要损失等，例如档案管理文件存档室的门窗进行专门的加固，防止文件被盗；档案室实行一门双锁等。

总而言之，随着时代的进步，我国政治经济制度逐渐完善，因此，对于事业单位档案文件存档管理要点提出了新的时代要求。但由于人们对于档案管理传统的认知，简单的认为档案管理工作简单、创新性小，从而导致事业单位没有投入更多的精力放到档案文件存档管理工作中。但不难发现， 就目前而言，事业单位档案文件存档管理仍面临着许多问题，所以其要不断的与时俱进，有效的结合新科技、新技术从而建立出高质量的档案管理制度，从而促使档案管理工作高效化、科学化、规范化的发展。

参考文献

[1]安晓莉.试论事业单位档案管理信息化的建设与发展[J].现代商业，2011，（18）.

[2]杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科技创新导报，2011，（04）.

[3]张兵.浅析事业单位档案管理现状及创新对策[J].才智，2011，（18）.