干部档案信息化管理模式构建研究

摘 要：伴随我国经济水平和科技水平的高速发展，干部档案管理开始成为了全社会所关注的主要对象之一。现如今我们国家已经进入了信息化时代，在进行档案建设工作的时候，同样需要充分应用信息技术，促使信息建设工作能够和组织工作结合在一起，进而完成管理模式的创建。本篇文章将阐述早期档案管理模式的具体现状，并对于干部档案信息化管理模式的构建方面提出一些合理的见解。

关键词：干部管理；档案管理；信息化管理；建设；初探

基金項目：本文系2018年河南省档案局科技项目“地方高校高层次人才档案管理研究”（项目编号：2018-R-22）。

从现阶段发展而言，我国各方面制度内容也变得越发完善，使得管理工作必须做到全面创新，以此能够和我国时代的发展结合在一起。基于这一情况，应当积极利用信息技术，促使档案工作的质量和效率能够得到全面提升。

1 早期档案管理模式的具体现状

在早期的档案管理工作中，采取的方式通常以“人档不分”或者“档随人走”为主，模式极为粉笔，与当前信息社会管理的方式非常矛盾。具体管理方式则是以人工为主，材料也以纸质居多。这种方式使得档案本身的信度和效度都受到了影响，而且极易丢失。至于组织评价方面，整体表现极为形式化，很难全面反映一个人目前的具体情况。基于这一情况，档案管理模式理应做出改革，积极应用信息技术，真正做到与时俱进[1]。

2 干部档案信息化管理模式的构建

2.1 推行一件管理

针对干部档案采取信息化管理的时候，基本上已经通过计算机管理的方式代替了传统的人工管理模式。通过在计算机中安装“干部信息管理系统”的软件，可以在短时间之内迅速完成每个人的信息采集工作，在收集完之后，直接录入到系统之中。通过该系统，无论是材料接收、目录打印还是表格输出全部都能够实现网络化，同时也会具有很强的自动化特点。

2.2 推行网络利用

针对档案资料的日常业务同样需要实现全方位网络化管理。为了确保档案资料查找的速度能够进一步提升，应当设计一道具有较强完整的查询系统。依靠该系统，所有查档人员仅仅只需要提供自己的姓名和单位即可，从而便能够在短时间之内迅速找到具体编号以及具体存放的位置。这样一来，查找的时间便会大幅度减少，员工的工作效率也会得到提高。

2.3 推行制度创新

制度管理同样是非常重要的内容，一般来说，主要包含四方面内容：

其一，创设信息维护的责任制度，信息管理中心按照规定的要求对信息维护的具体情况展开调查，同时各个部门的工作人员也需要按照业务分工对信息内容展开维护，并确保责任能够明确到个人。

其二，创设干部档案信息送交机制。尤其是对于拟提拔干部方面，应当同时报送干部档案和电子数据信息。

其三，创设干部当前信息审核的基础机制。将所有档案资料输入到库存之中，并由相关工作人员进行审核管理，次数不能低于两次。同时依靠制定拟任部管干部基本信息统一审核确认制度，促使信息化项目能够顺利展开[2]。

其四，探索创设管档单位资格任何以及管理人员持证上岗的机制，并按照具体规定的要求执行，如果有任何问题出现，应当追究相关人员的责任。

2.4 创设“信息托盘”

对于档案信息化管理工作来说，硬件设施非常重要的一些基础内容，通过创设计算机机房，并配置服务器、交换机、计算机终端以及各类周边设备，以此完成物理隔离系统的建设工作。如此一来，信息化管理工作将会拥有全新的载体，所有工作都能够在短时间内迅速完成。而对于系统安全方面来说，通过构建网络结构的方式，单独设置网络防火墙、密码机以及隔离卡，以此确保系统的运行工作更具安全性以及稳定性，进而为信息化发展工作创设良好的前提条件。

2.5 创设“虚拟库房”

创设“虚拟库房”，以此确保网络阅读档案的方式得以实现。针对领导干部建立信息资料库，促使相关人员可以直接通过网络终端的方式完成档案的调阅工作，不再需要有任何时间进行等待[3]。

2.6 创设“动态档案”

声像资料库的建立同样非常重要，以此促使工作项目开展可以实现全新突破。通过声像采集的方式，将广大干部的资料全部集中在一起，以此全面展开采集摄录工作。将这些资料上传到云空间之中，当有任何会议需要调用相关资料的时候，可以迅速完成下载。在场人员能够看起面貌，了解其声像。不仅如此，干部任免工作同样能够实现全面突破，从而可以逐步迈向新的台阶。

3 结束语

综上所述，传统干部档案管理工作存在诸多缺陷，使得管理质量和效率均很难达到预期水平。为此，理应通过应用互联网技术的方式，促使管理工作更具信息化特点，在真正意义上实现与时俱进，同时也能够适应当代社会发展的基本要求。由此可见，信息化管理具有很强的现实性特点。

参考文献

[1]吴建议.海峡西岸经济区干部人事档案信息化建设探讨[J].长春理工大学学报（社会科学版），2017，25（10）：93-95.

[2]娄国哲，王兰成.大数据时代军队干部档案工作的信息化建设研究[J].中国管理信息化，2015，18（19）：188-190.

[3]陆俊先.人力资源模式研究下的档案干部队伍建设[J].办公室业务，2018，No.290（09）：129.

作者简介

刘春意（1981-），女，汉族，湖南隆回县人，本科，馆员，从事档案管理研究。