浅谈如何提升办公室档案文书管理工作

李彩霞

摘 要：办公室文书档案管理工作是一项系统性的工作，它包括资料的收集、整理、归档、借阅等多方面的内容，对于行政单位工作效率以及工作质量的提升具有重要的意义。就目前而言，我国行政单位办公室档案文书管理工作的水平还有待提高，为此，笔者在对办公室文书档案管理工作特点进行分析的基础上，结合现有问题，论述了提升办公室文书档案管理工作的有效路径，希望能够为各位同仁提供一定的参考和借鉴，从而促进行政单位档案管理能力的整体提升。

关键词：行政单位；办公室；文书档案管理；提升

在行政单位当中，办公室承担着上传下达、上下协调的重要职责，办公室工作水平的高低，直接关系着行政单位的整体工作效率和工作质量。在办公室工作当中，档案管理工作是非常重要的环节和部分，其通过对于会议、活动、人事关系、政令传达等活动资料的收集，形成具有参考和保存价值的相关文献，以此为行政单位的未来发展提供必要的决策支持[1]。然而，就目前而言，行政单位对于办公室文书档案管理工作的重视程度普遍不足，行政单位文书档案管理工作的水平普遍不高，为此，怎样提升办公室文书档案管理工作的实用性、高效性和规范化，已经成为值得我们深入思考和研究的话题。

1 行政单位办公室文书档案管理工作的特点

行政单位办公室文书档案是形成于行政单位办公室日常工作当中的，对于会议精神、人事变动、文件收发等内容的记录、筛选、整理和归档。行政单位的办公室与普通企事业单位的办公室工作有着一定的不同，其工作职能更加综合化和全面化，因此工作中形成的文书资料也更加复杂，因此办公室文书档案首先具有多样化的特点，根据工作类型不同，行政单位文书档案可以分为人事文书、财务文书、行政管理文书以及科技文书等等，而档案保存的介质也有着文本、照片、录音、录像等的区分。其次，办公室文书档案更加注重资料的收集和归档工作，根据某项工作性质、进度、要求、意义的不同，文书档案管理工作过程中会有计划地进行材料搜集、等级划分、运转、催办等多重环节，并在保证资料完整、真实的基础上，进行分门别类和入档管理。这一工作过程的完成效率和完成质量，与行政单位办公室文书档案管理工作的整体质量直接相关。

2 目前行政单位办公室文书档案管理工作中的常见问题分析

2.1 对办公室文书档案管理工作不够重视，对档案管理人员的技能要求不高

行政单位对于文书档案管理工作的整体重视程度严重不足，对于档案管理的资金、设备和人才投资严重不足，导致档案管理工作中的设备更新不及时、手段创新不到位、人才能力不匹配，这些问题的存在直接导致了行政单位办公室文书档案管理工作的理念较为落后，面对很多关于档案管理工作中的新变化都无所适从，使得工作效率和工作质量迟迟难以得到提升。

2.2 工作中的现代化程度较低，尚未建立全系统内的文书档案收集体系

正是由于行政单位对于办公室文书档案的不重视、不支持，使得目前我国办公室文书档案工作中的现代化程度较低。首先，有关档案管理工作的制度、机制和要求建立不及时、不完善，办公室文书档案管理在单位内部的权威不够，各部门有关文书档案收集工作的职能分配也不够协调，这就导致办公室在收集文书档案时得不到其他部门的有效配合，文件收集超时、文件遗漏、丢失等问题严重[2]。此外，行政单位没有建立办公室文书档案管理体系的概念，将工作责任完全推给了办公室工作人员，而忽略了单位内部的科学的文书流转体系的建立，这就造成了文书档案的管理工作方式较为落后，大多仍旧沿袭传统的人工收集、整理、归档模式，其他部门工作人员没有相应的档案意识，很多资料不能及时、有效地留存和上交，导致大量珍贵资料的流失。

3 提升办公室文书档案管理工作水平的有效对策

3.1 加快档案管理体系建设，建立文书档案规范化管理的制度和机制

行政单位要提起对于办公室文书档案管理工作的高度重视，以更加科学的理念和务实的态度，加快文书档案管理体系的建设。首先，要不断完善有关文书档案管理工作的制度和机制，以更加全面化的视角，将各部门工作与办公室文书档案管理直接挂钩，并明确各部门在文书档案管理工作中的职责，从而使其更加主动地配合办公室文书档案收集与整理工作，将工作中的各项文书工作内容与办公室的前期档案指导与控制相联系，从而确保文书档案管理工作的高效率和安全性。在统一的制度的领导下，行政单位应该进一步明确领导责任和工作责任，使档案工作在统一的权威领导之下顺利的开展，保证档案收集与整理工作中的各项任务能够按时完成。要明确单位内部的文书档案管理规范和管理程序，以更加规范化的、标准化的行文规则、签发规则和归档规则，保证文书的字迹清晰、文书规范、页码齐全、编号准确，从而使办公室文书档案管理工作更加简洁明确、操作性更强。

3.2 改革办公室文书档案管理工作模式，重点强化档案的收集与整理

要想切实提高行政单位办公室文书档案管理工作效率和质量，单纯依靠制度和机制还是不够的，最核心的手段是进行档案管理手段的创新，以更加现代化的、信息化的手段完成全过程化的办公室文书档案收集与整理。首先，在办公室文书档案的收集过程当中，行政单位应依靠网络技术，及时进行线上的资料收集，并运用计算机技术对文书资料进行标记和归类，从而使档案文件的类型、内容和办结情况一目了然，以此可以实现完结资料的迅速归档以及缺失档案的及时征集。在文书档案的整理过程当中，办公室文书档案工作人员更应该突出创新技术在工作中的应用，以更加便利文书档案电子检索系统以及更多的、更全面的电子档案，不断提升办公室文书档案管理工作的安全程度和现代化程度。

3.3 建立周期性的档案入库、清理制度，确保文书资料的核心价值

办公室文书档案内容多样且性质不一，很多资料在当时、当下是有用的、有参考和保存价值的，但是随着时代的发展以及社会的进步，很多已经淘汰的理论和实践知识则不具备参考价值，在这个时候，为了确保行政单位文书档案管理工作的活力，我们就应该建立相应的“入退市”制度，定期对入库档案进行清理，从而释放档案存储空间，精简档案内容，在确保文书资料核心价值的同时，也能有效节约办公资源[3]。要进一步规范档案利用和借阅制度，应通过借阅台账的建立，明确借阅人身份，从而确保重要资料的及时归还；特别是对于那些历史价值极高、涉密等级极高的重要文档，更是要经过相关领导签字批准之后再进行出借，以将档案管理的安全风险降到最低。

3.4 建立监督、抽查和考核机制，不断提升办公室档案管理人员的综合素质

为了确保档案工作的顺利开展以及工作水平的稳步提升，行政单位应该摒弃过去那种“吃大锅饭”的工作模式，以更加明确的岗位责任制度和检查、考核制度，确保工作职责的履行，以更加科学的考核结果作为根据，将档案管理工作水平与管理人员的待遇情况、评奖评优情况直接挂钩，以此可以刺激档案管理人员工作中的责任心和积极性，从而促进档案管理工作水平的整体提升。从另一个方面来说，行政单位也要重视办公室文书档案管理人员综合素质水平的提升，以更多的组织学习、培训以及外出参观、考察机会，提升工作人员对于档案管理工作的认识以及对于现代化档案管理手段的操作能力，从而更好地将学习成果应用到日常工作当中，以更加突出的能力促进行政单位办公室文书档案管理工作水平的提升。

参考文献

[1]王玉玲.办公室人员如何做好文书档案管理工作[J].科学与财富，2018，（11）：17.

[2]李亚萍，刘燕红.提高辦公室文书档案管理科学化水平的方法探究[J].科教导刊-电子版（上旬），2017，（8）：283.

[3]王晓欢.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].赤子，2018，（14）：165.