办公室档案管理工作的信息化创新探讨

林少霞

摘 要：随着科学技术的快速发展，信息化时代、大数据时代也接踵而至。现代信息技术为社会工作提供了方便快捷的服务，社会管理已经开始趋向于信息化管理模式，上世纪末，网络信息技术开始传入中国，到如今我国信息技术的应用已经相当成熟，这是一个喜人的发展速度，但是在信息技术快速发展的同时，当今社会也面临着网络信息管理的不完善现象，因此，我们需要重视网络信息的管理工作，本文就办公室档案管理工作的信息化创新做了简单介绍。

关键词：信息技术；档案管理；管理创新

办公室档案管理由传统的纸质管理逐渐转变为电子信息管理，这样大大提升了管理的工作效率。另外，办公室档案管理也面临着问题，办公室档案资料的冗杂，以及办公室人员的众多，导致了档案管理工作的不方便，所以，这就要求办公室职能部门不断加强自身的管理，使办公室工作整体有效运作起来，达到事半功倍的效果。办公室档案信息化管理需要根据实际情况做出调整和创新，档案信息化管理既面临着机遇又迎接着挑战，办公室档案管理的发展方向是一个值得思考的问题。所以，部门管理人员也要及时给出新的方案，根据工作中遇到的问题，实时检查档案信息，将档案及时归档，并将信息系统化。

1 办公室档案信息管理的重要性

办公室档案最终是要分门别类的，根据档案的性质、档案的作用、档案的保管时间等因素，可将档案重新归档、重新划分，这样极大地提高了管理的效率。信息化管理不是一蹴而就的，它需要一个相当长的过程，需要管理人员不断从档案管理中积累经验，发现问题，解决问题，从而使档案信息化管理继续向前推进一步。办公室档案信息化管理是促进档案科学管理的第一步，当然，档案的科学管理并不是狭隘的数据管理，它还包括档案的分层和系统管理，重要的是让档案更加有条理、有次序，档案信息有着安全保障。当今时代信息化管理已经相当成熟，在实现了电子档案保管的同时，也促进了人工智能的进展。另一方面，档案信息化管理也有利于推动人员素质的提高，信息化管理对人员的技能有一定的要求，这也倒逼工作人员不断学习新技能，不断更新自己的资料库，有利于提高信息管理的工作效率。另外，在完成保管、做好归档的基础上，也为以后的查询做了铺垫。档案信息管理很好的规避了传统管理的丢失弊端，它可以长期有效并且不容易失真，其储存空间较大，时间较长，是现代信息社会发展的要求，也是时代变革的使命。在二十一世纪信息大爆炸时代里，档案信息管理显得尤为重要，从记录开始到归档结束，都需要一个系统有效的流程，并且能够保证信息的安全有效。最后，在这个快节奏时代中，信息传递的速度直接决定了办事的效率，因此，优化信息管理模式、制定信息管理制度、提高信息管理质量是管理部门的重要任务。

2 办公室档案管理面临的问题

档案管理第一步要考虑的是长远的规划与设计，而在规划之前就应当了解和掌握要管理的信息，那么这些信息所生成的时间和区域却是不同的。在互联网时代下，虽然区域之间的距离缩短了很多，但是信息在生成时仍然会存在时间差异和空间差异，这就导致信息的权限和规范都会受到影响，部门管理制度也难以制定出统一的设计方案。所以，在面对大量信息的时候，还是要及时做出分类和规划，这也是办公室档案管理所亟需解决的问题。

办公室档案管理理念需要与时俱进，我们都知道传统的管理理念容易忽视档案信息的具体作用，也就是说档案信息的实用性，档案信息本身就是为管理服务的，以往的管理模式很少会用到档案资料，主要是由于它的不方便性，档案资料与所在地相差太远，工作一般都是一级一级传下去的，而现代工作所需要的是快速高效。因此，当下办公室管理人员需要强化服务意识，同时随时做好理念更新的准备。

档案管理方式也是目前管理工作遇到的问题之一，现在仍然有许多企业办公室的管理方式相对落后，有些企业为了节约成本，还是利用人工进行档案管理，這样不利于档案的及时归档，降低工作效率，因此，办公室应当注重改变管理方式，充分利用电子网络技术，对档案管理进行数据化、信息化管理。另外，办公室管理部门也应当注重人员素质的提高，尤其是对现代网络技术的掌握程度，面对档案管理需要有专业的人才来管理，部门可以通过培训的方式来提高人员技能。

3 办公室档案管理创新

从宏观角度看，档案安全管理需要有完善的立法作为支撑，当然立法内容也需要符合现代信息技术要求，通过立法与信息技术的相结合，从而形成完整有效的档案管理模式。另外，在立法时，必须遵循先进性的原则，我们都清楚，立法不可能三天两头就变，所以，一部法规的建立是要有超前性的，并且它要预测到一段时期内甚至更久时间内出现的情况，而现代社会发展速度之快是我们很难想象出来的，档案管理制度更要做好规划，以求适应信息化时代发展的要求。在网络信息化下，档案管理需要通过网站传输，这中间就需要有较高的安全性能作保障，首先要做到档案本身的安全检查，再者也要做好网络监管方面的工作，以防在信息传送过程中，发生档案泄露、信息失传的情况。

如今随着网络技术的发展，档案安全管理方式也在不断变化，由单一的人工管理到网络智能化管理模式的转变，虽然现代网络信息管理模式较为健全，但是仍然存在一定的安全隐患，比如大量的网络黑客出现，如果档案信息管理不善，就可能被黑客破解密码盗取档案有效信息，所以，办公室在利用网络技术管理档案信息时，首先需要设置复杂的密码，检查所有安全事项，建立防盗网墙等。另外，办公室应对档案信息进行备份保存，选择多种方式进行保档工作，尽量减少上网次数，避免信息泄露，同时根据办公室实际情况进行实时调整管理模式，从而在降低了信息风险的同时，也做出及时归档更新。

发挥政府的管理作用，政府是最有力的网络监督者。在网络信息方面，政府一直是人民群众的保护者，国家通过建立和完善相关法律规定为社会建立起一套完整的网络安全制度，使网络环境得到净化，使档案信息得到保护。另外，国家通过对网络技术的严格考核，不断深化网络创新工作，为网络技术保驾护航，为办公室档案安全管理提供良好的技术水平。

在办公室档案管理工作都有效进行时，我们需要建立起一套有效的信息反馈制度，在档案信息管理过程中，会遇到各种各样的问题，这就需要各部门工作人员做出及时的问题反馈，并根据实施细则提出自己的建议，为办公室档案管理出谋划策，提高管理效率。另外，部门管理者要将反馈上升到考核层次，让每个人都参与其中，并且与部门绩效直接挂钩，从而有效促进办公室档案信息管理的创新。

4 总结

综上所述，办公室档案管理模式需要不断更新完善，并且真正意义上做到与时俱进，才能够避免档案信息管理疑难杂症的出现，才能够促进档案管理与时代发展同步进行。办公室在企业中的位置不容小觑，它管理掌握着企业的重要档案信息，它的管理水平和模式直接影响到整个企业的发展，所以，企业要重视办公室档案管理，及时解决档案管理存在的问题，促进档案管理工作效率的提高。高效的档案管理工作需要整个社会的参与，争取在信息化背景下推进办公室档案信息管理的创新。

参考文献

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