基于信息化环境下水文电子档案工作的开展

王爽

摘 要：近年来我国水文行业发展速度较快，由于水文档案在水文事业发展过程中具有极为重要的意义，因此当前水文档案管理工作中信息技术广泛应用，水文电子档案已成为水文档案现代化发展的必然趋势。文中分析了水文电子档案的特点，并进一步对水文电子档案管理的优化措施进行了具体的阐述。

关键词：水文电子档案；特点；档案管理；措施

水文电子档案作为水文档案的重要组成部分，其在水文工作中具有极为重要的作用。在当前信息化环境下，水文档案以纸质档案和电子档案两种形式为主。纸质按照传统方法归档保存即可。但对于电子档案，则需要按照电子档案管理规范要求进行管理。水文电子档案具有自身的独特性，因此需要通过掌握水文电子档案的特点，以此来提高水文电子档案管理的水平。

1 水文电子档案的特点

在当前信息技术普及应用的新形势下，水文电子档案已发展成为水文档案的主要形式。水文电子档案的出现，有效的提高了水文档案检索查询的速度，降低了档案管理人员的劳动强度，而且在实际对水文档案利用过程中有效的避免了对纸质档案带来的磨损，实现了对纸质档案的更好保护。但水文电子档案需要依托于计算机软硬件而存在，对计算机软硬件具有较强的依赖性，而且在实际电子档案保存过程中，档案内容容易被篡改，而且不会留下痕迹，这必然会对水文数据的利用带来较大的影响。水文电子档案的特点可以具体归纳为以下几个方面：

1.1 相对独立性、系统性

基于水文工作的特殊性，这也使水文电子档案具有相对独立性。由于水文电子档案以水文、雨量站点在针对河流流量、流速定位及观测中形成的数据作为重要来源，水文工作者通过对这些数据进行整编，构建完善的水文数据库，并将其作为水文电子档案的重要组成部分。由此可以看出，水文電子档案自成系统，系统性较强。

1.2 极强的连续性

通过记录水文数据，能够更真实的将某一流域或是某一地区水文真实情况反映出来，而且记录的年代越长，水文资料的使用价值也越高，在各个领域也能够更好的发挥其科学价值。目前在水利工程建设过程中，水文电子档案同样发挥着重要的作用。当水文档案缺乏连续性的情况下，数据不完整，则各行业在使用资料过程中无法提供科学的依据，更无法真实的反映出该区域的水文情况。

1.3 时间性

在实际水文工作中，主要是研究自然界中水的运行变化情况，因此其受自然规律影响较大。在实际水文观测过程中，即使同一地区不同时间内水文数据也会存在差异，特别是在汛期，水文数据更是存在多变性。因此在实际水文观测过程中，城朵做到定时和定点进行观测，并基于河流变化来记录具体的观测数据，确保水文资料的准确性和科学性。

1.4 实效性

在具体进行水文数据观测过程中，其处于自然界不断变化的环境，这也使不同时段水文数据变化也较为明显。对于水文电子档案而言，其可以为水文数据的定点和定时观测提供重要的保证，而且能够及时更新数据库，具有较强的实效性。

2 基于信息化环境下强化水文电子档案管理工作的措施

2.1 做好水文电子档案分类管理工作

先进的管理理念对水文电子档案管理工作具有重要指导作用，在具体工作开展过程中要建立完整的档案管理体系，对各类档案资料进行归类整理，以此最大程度地保证数据的完整性和系统性。档案分类管理要根据具体工作的实际情况，结合水文工作的特点，对不同类型的数据进行总结归纳。例如在分类管理中，制定规范化的分类标准，可按地下水、地表水、水质三类标准进行归类，并对其水位流量、蒸发量、降水量、含沙量、水环境以及地下水动态等详细资料进行收集整理，归档到各类之中。同时，也可以结合档案形成规律和特点，建立完整的目录体系，便于数据统计以及查阅。在电子水文档案中建立多级分类目录，对分类目录进行首字母和页码排序；对于不同的水文档案进行编目、立卷等。

2.2 保证水文电子档案的原始性和内容逻辑上的准确性

在当前水文电子档案管理工作中，需要保证档案的原始性，因此作为水文档案管理者，需要在实际工作中做好水文电子档案的接收、收集、处置和存储等工作，以此来对电子档案的原始信息进行保护，并具体对信息的组合情况进行了解。在具体针对水文档案进行技术处理过程中，需要将已归档的水文档案改为只读性文件，并对电子档案的原始结构进行识别和保护，确保电子档案的可靠性，使其更好的发挥出实际效能。水文电子档案内容需要在各种载体上存储，因此需要依赖于计算机软硬件来实现档案内容的电子化转换，并将其还原为人们能够直接理解和习惯的阅读格式显示出来，因此需要采取有效的办法，使保存的电子档案能够与新的技术更好适应，实现永久保存、准确转换和还原的目的。

2.3 引进先进技术，提高数据存储安全系数

电子档案的存储是建立在存储介质基础之上，存储介质和存储技术对于电子档案的安全起到非常重要的作用。同时，为了避免存储介质损坏等突发情况发生造成的不必要损失，应做好数据的备份工作。首先，控制入网访问权限，通过身份验证的方式避免来自互联网的威胁；其次，控制使用权限，制定用户对目录、文件、资料的操作范围，超出范围使进行操作阻止，以此防止非工作人员的不良操作；最后，控制防火墙，针对不同的网络层进行防火墙控制。在此基础上，可采取云计算机等技术对原始数据进行备份，避免因系统或人为原因造成的数据丢失。

2.4 重视信息技术与电子档案的结合应用

在当前水文电子档案管理工作中，通过有效的结合信息技术，加快构建水文电子档案数据库及水文档案信息管理系统，及时对档案信息进行更新，将电子档案的时效性特点更好的显现出来。同时还能够通过水文电子档案，还对水文工作中存在的问题进行识别，并积极加以改进和完善。全面推进水文档案查询和利用的水平，为水文事业的健康、有序发展打下坚实的基础。

2.5 加大对档案管理人员的培训和考核

电子水文档案管理不同于纸质档案管理，其对工作人员的专业技能要求较高。同时，档案管理工作由于其自身的特殊性，对工作人员的道德意识和服务意识也提出了一定的要求。因此，在水文电子档案管理工作开展过程中，既要提高工作人员的业务能力，也强化道德素质和服务意识。因此在实际工作中需要重视对水文档案管理人员的培训和职业道德教育，并针对培训内容进行技能测试，将测试成绩纳入到日常工作考核中来。定期组织优秀员工交流活动，全面提高管理人员的服务意识，确保档案管理人员综合素质的提升。

3 结束语

水文电子档案是对水文活动数据的真实记录，其在各个领域有着广泛的应用。因此需要重视水文电子档案的管理，全面提高水文电子档案管理水平，使其在防汛抗旱、水资源管理和保护及社会经济发展过程中发挥出更重要的作用。

参考文献

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