论如何利用信息化提高文书档案归档效率和质量

孔德慧

摘 要：我国一贯以来就十分重视文书档案，一直采用传统的手段对其进行保护和管理。随着社会信息化程度的不断加深，使用传统的文书档案管理方式已经不能满足社会公众对信息资源的使用需求。因此，文书档案的管理工作急需改革和创新，如何利用信息化技术提高文书档案的归档效率和质量，发挥文书档案在我国经济文化建设和社会发展中的价值和作用，是迫切需要所有文书档案管理工作者进行思考和钻研的问题。

关键词：信息化；文书档案；归档效率质量；原则；策略

文书档案是记录经济社会发展的重要资料和资源。我国信息化水平的飞速发展带来庞大的信息量，使得文书档案的复杂程度也前所未有，极易出现难以归档的现象。想要提高文书档案的归档效率和质量，必须在文书档案的管理过程中充分利用信息化技术，使得文书档案管理的整体水平得到提升，更好的发挥文书档案在社会发展过程的价值和作用。下面就档案的具体管理过程中如何利用信息化来提高归档效率和质量进行阐述。

1 利用信息化提高文书档案归档效率和质量的策略

1.1 改革录入方式，提高档案录入效率

传统的档案入档采用人工书写录入的方式，存在录入速度缓慢、字迹潦草，难以辨认、对录入员精神消耗极大、工作效率低下等缺点，而且一旦出现资料不全或漏入现象，就得重新拆卷，将已经归档的档案全部重新编写目录、页码，使工作人员把时间和精力浪费在重复工作上。但在信息社会，档案的录入已经不限于书写录入，还可以采用键盘录入，文档扫描录入、图像扫描录入等等。在档案录入工作中利用多种信息化技术进入录入可以避免出现传统录入的弊端，大大提高歸档效率和质量。

档案录入人员在工作中可以采取两个途径有效提高数据录入的速度。一是明确主题标引和分类标引，避免对档案主题进行重复标识。因为计算机在进行检索时，既可以按一个著录项显示，也可以结合几个项目进行检索，所以在对档案进行标识编注时，以快捷为第一原则选用最准确的标识项。比如可以按分类号准确索引到的档案，就不必再对主题进行标识，用以减少在档案检索时，显示出来的符合检索条件的档案数目，同时达到减少数据录入量的目的，提高归档效率，节约计算机的存贮空间。二是把使用频率高的文件分类汇总，建立独立的数据库，不再对档案文件进行分类和主题标识，也可以有效减少数据的录入工作，提高录入速度。

1.2 使用计算机信息检索系统，优化档案调动速度

计算机检索系统信息检索是所用的硬件资源、系统软件和检索软件的总合。使用该系统能存储大量的档案信息，综合众多编目方法对信息条目进行分类、编目、编制索引，建立科学的机读档案目录检索体系，根据用户输入的关键词从信息数据库中抽取出所需的信息，不但能提高档案检索的效率，还能让用户根据对全部或部分信息进行插入、修改、删除。

在如今的信息社会绝大部分档案是使用键盘录入后利用检索系统进行分类整理的，但还有相当一部分档案无法实现电子文件前端录入，导致出现纸质档案的存在。对纸质档案进行查找时，需要知道精确的时间，档案名等等关键信息，才能对档案进行查找，费时又费力，所以我们可以通过将纸质档案进行扫描转换为电子版进行分类、汇总、分析、加工等管理工作，这样能有效提高档案的查找和提取速度。在转换过程中，要保证目录、电子文档与纸质档案的一致性，并且要对电子文件进行OCR处理，方便对其进行全文检索，提高档案的调用速度和精确度。

1.3 利用电子存储技术降低档案信息保存的难度

传统的档案存储中大多采用纸质材料，存在着体积庞大、使用年限短、保管条件苛刻、容易出现损耗、复原难度高等缺点，是导致档案信息存储质量下降的主要原因。而且档案工作人员在对纸质档案进行归档时，有时候为了达到资料外观整齐的要求，不得不对文书资料进行手工裁剪，一方面浪费了时间，降低了档案的归档效率，一方面容易出现失误，造成文件或人员的损伤。计算机存储系统占用空间极小，存储空间大，运算速度快，保存手段简单易学，而且理论上来说，对信息可以达到无限期的保存，所以在档案信息的保存工作中引入信息化技术是社会发展必然的趋势。

将档案保存信息化需要从三点入手，一是准备完善的硬件设施，要采用大容量的存储设备和移动存储装置，用来进行档案信息的存储和备份。二是选择合适的软件系统，建立适合自身的数据库和信息平台。三是做好档案保管人员的信息化培训工作，使其了解电子文件的特点，能够对电子档案全程进行规范管理，避免操作失误导致的存储失败或信息丢失，确保档案信息的完整性和准确性。

1.4 建立信息化管理体系，提高档案管理质量

档案的信息化管理是大数据背景下社会发展的趋势，只有信息化管理系统的完整建立，才能提高档案归档以及数据传输的效率和质量，通过电子邮件、文件传真等方式实现信息共享。档案信息体系建立的基础是统一档案的管理标准，包括整理标准、统计标准、服务标准、技术标准等等，档案管理各部门在日常的管理工作中必须严格按照行动准则进行档案的管理，只有这样才能保证管理体系的完善，保证信息网络的畅通，保证档案资源的共享，其次还要建立相关法律制度、电子档案安全标准、安全评估制度和体系结构。

2 档案信息化管理中应注意的事项

2.1 坚持规范原则

现代化的档案管理工作，应该在全程贯彻规范原则，分别针对信息的收集、录入、汇总、编目、调用等各个环节设立完整统一的管理规定，要求所有工作人员必须遵守，并且定期不定期对执行情况进行抽查，以确保档案信息的完整性、真实性。

2.2 确保档案安全

档案的安全工作重点在存储和使用两方面，实体的存储要做好库房建设、温度控制、防火防盗、虫霉防治等工作，有条件的可以在库房引入自动控制系统。网络方面的存储要做好网络安全技术防范工作，设立防火墙、入侵防御系统，确保数据库的安全。

在使用方面，要做好档案信息的加密工作。数据库的所有信息在录入时就要进行挑选，做好开放程度标签，同时对档案管理者设立身份验证和权限管理，对档案信息使用者设置访问权限，防止重要信息档案被泄露或恶意篡改，在保证信息共享的同时确保涉密档案的安全。

2.3 秉承效益最大化

档案管理信息化是一项庞大且持久的工程，涉及到多学科知识，需要多人、多专业配合，还需要相应的财力、物力。在信息化管理体系建设过程中要对室藏档案的利用和用户需求进行分析，把重要的和利用率较高的纸质档案进行电子化，在提高档案服务率的同时顾及到利益最大化。

3 结语

计算机存储能力、计算能力以及互联网、云计算、物联网等信息技术的发展，标志着我们进入一个大数据时代，我们的生活和信息技术的联系已经越来越紧密。档案作为一种极为重要的信息，管理工作必须紧紧跟随时代的发展，充分利用计算机的先进功能，建立完整的信息化管理体系，摒弃传统管理带来的弊端。同时加强对档案管理部门和工作人员的专业培训，促使他们转变观念，充分认识到档案管理信息化的重要性和必要性，始终坚持运用档案管理信息化的思想，克服信息管理系统建设过程中的困难，采取有效措施，确保档案资料的完整与安全，进一步推动档案管理信息化，提高档案的归档效率和质量。

参考文献

[1]米楠.简议加强档案信息化管理的策略[J].环球市场，2018.

[2]李静波.城市建设档案管理的困境与信息化改进策略[J].城建档案，2017.

[3]李普霖.档案管理信息化实现策略[J].中国管理信息化，2017.

[4]禇志臣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科学，2017.

[5]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016（05）.