加强公路施工企业工程档案管理探析

马秀娟

摘 要：公路施工企业工程档案是国家重要的信息资源，如何加强工程档案管理是当前档案工作者研究的重点。本文从公路施工企业工程档案管理的重要性入手，探索提出几点工作策略，以便促进公路施工企业工程档案管理质量的提升。

关键词：公路施工企业；工程档案；档案管理；工作策略

公路是国家非常重要的交通基础设施，其施工企业工程档案管理在新形势下暴露出档案文件收集不全、档案管理工作效率低下、档案开发利用与服务水平偏低等问题，严重制约公路施工企业档案事业的发展，急需改进和强化。

1 加强公路施工企业工程档案管理的重要性

公路施工企业工程档案指的是在公路工程施工中形成的文字、表格、图纸、声像等各种载体材料，是对公路工程施工过程的真实记录、写照，是公路工程项目施工管理的重要部分，如果工程档案与规定要求不符，公路施工项目就无法完成竣工验收。在公路工程达标投产和创优的工作中，工程档案管理占据重要地位，其质量好坏和公路工程施工质量息息相关，这就要求档案人员对不同形式的公路施工档案进行整理、归档，用于今后公路施工人员查阅、参考，在启发人员思路、科学规划公路工程的同时指导项目施工，体现重要的参考作用。

然而现实情况是公路施工企业的档案人员往往不具备工程类知识背景，并且公路工程施工管理是一线工作，工程档案管理却属于后期工作，所以如何平衡公路工程施工与工程档案管理之间的关系，这是加强工程档案管理必须解决的基础问题。尤其是随着公路施工企业工程档案种类与数量的不断增加，收集纷繁复杂的工程档案资料，为公路工程的设计与施工等提供依据，这是公路施工企业档案部门及其人员的重要任务[1]。

2 加强公路施工企業工程档案管理的策略建议

2.1 落实工程档案的收集工作，完善档案

一方面，注重开展工程档案形成过程的收集工作。在公路工程施工的全过程应渗透工程档案收集工作，项目部不仅要针对工程档案管理进行自查，相关职能部门也要定期或不定期结合公路工程质量、施工进度、安全检查以及文明工地考核等工作，跟踪检查工程档案资料的形成情况、收集情况，限期整改问题。与此同时，落实归档工程文件与材料的系统性、成套性整理工作，例如根据公路工程标段或者项目编号收集竣工文件材料。为保证收集工程档案的时效性与完整性，公路施工企业还应落实保证金制度，务必在公路竣工验收之日起的三个月内把完整的工程档案移交给档案管理部门，如数移交之后才能拨付保证金。

另一方面，在公路工程施工项目竣工验收之后，要求项目部按照企业工程档案收缴范围、内容，整理工程准备阶段的文件、施工环节的文件、竣工验收的文件，由企业档案部门审核。例如档案人员按照工程档案归档范围、内容认真进行对照审核，确认工程档案的移交齐全与否、完整与否，分类科学与否、系统与否，内容真实与否，是否能准确反映公路工程施工情况；工程档案立卷符合现行《建设工程文件归档整理规范》的标准与否；绘制公路工程竣工图的方法、规格与图式符合专业技术要求与否，图面整洁与否，有没有盖好竣工图章；文件的来源与形成符合实际情况与否，要求部门或个人签章的档案的手续完备与否，文件的材质、书写、用墨、幅面等符合要求与否等等。一旦发现工程档案有缺漏的情况，应要求即可补充，完整收集公路施工企业的工程档案。

2.2 建立工程档案管理子系统，提高效率

和普通的文书档案相比，公路施工企业的工程档案具有更显著的专业性、复杂性、动态性，如果依旧使用通用档案管理系统，将会阻碍工程档案管理的强化，难以体现工程档案的价值。这就要求公路施工企业在现有档案管理系统之中建立工程档案管理子系统，借助信息技术提高工程档案管理工作效率[2]。企业应自定义档案管理系统的权限，即便用该系统管理企业一般的文书档案，也能基于实际情况专门建立工程档案门类。例如公路施工企业根据工程档案管理的特性，在日常档案管理工作实践中增加档案管理系统的工程档案模块，针对公路施工项目电子编研专题实现动态创建、动态完善，促使企业提高工程档案工作效率，充分实现系统功能。

如果条件允许，公路施工企业应尝试自主开发系统，按照工程档案管理需求，结合自身技术水平，自主设计、开发工程档案管理信息系统。例如建设电子档案归档与电子会签审批一体化管理系统、工程档案管理系统，针对工程档案实现全范围判断和统计、追查。简言之，单一系统建设不够全面，公路施工企业档案管理系统、工程档案管理系统之间不是相互排斥的关系，应注意对档案系统的整合。

2.3 强化工程档案的开发利用，优化服务

为让工程档案管理真正得到重视和强化，公路施工企业务必要发挥工程档案的价值。所以档案人员务必要积极挖掘公路工程档案资源，把工程档案变成领导重要的决策参考资料，并基于公路施工项目提供跟踪服务，整合工程档案和工程建设，提高工程档案支持公路工程建设的力度[3]。例如公路施工企业要制定工程档案的开发、利用和编研等制度，坚持实事求是，维护好工程档案的真实性，结合企业需求、社会需求明确工程档案开发利用项目，及时主动地服务于交通设施建设与其他社会事业。

企业档案人员还要加强工程档案编研工作的开展，实现档案信息的深度开发利用。在深入研究工程档案资源时，档案人员要设定对应主题，对工程档案进行整理、归纳和分类，进一步完成加工与转化工程，形成出版物，方便社会组织与公众利用。特别是在信息时代，公路施工企业在工程档案管理中不仅要探索信息化建设，还要最大限度利用网络工具与数字化技术，进一步开发、利用工程档案信息，创新工程档案服务机制，为需求者提供优质信息产品，确保公路工程档案更好地服务于经济发展、社会发展。

3 结语

公路施工企业工程档案管理是一项长期性、系统性的业务，工程档案管理相比一般档案管理也具有更强的专业性、系统性，档案管理必须贯穿公路工程施工的全过程，要求档案人员务必要充分认识加强工程档案管理的重要性，全面落实工程档案的收集工作，完善档案资料，同时基于档案管理系统建立工程档案管理子系统，强化对工程档案的开发与利用，提高档案管理工作效率，优化工程档案服务，让公路施工企业的工程档案管理不断趋于规范化、科学化，为公路交通事业的发展贡献力量。

参考文献

[1]李丹.浅析公路工程的档案管理工作[J].科技视界，2017（11）：172.

[2]张玲.新时期如何做好施工企业工程档案管理工作[J].中国高新区，2017（08）：133.

[3]李宁.公路工程档案资料管理现状及信息化管理探析[J].现代国企研究，2018（16）：140.