中职学校档案管理使用中的保护问题探讨

王磊

摘 要：档案作为中职学校管理工作中的重要内容，在学校建设与发展过程中，档案的重要性也越来越突出，利用价值也变得更高。但是很多学校过于注重对档案的存储与利用，没有将保护工作做到位，导致档案在使用中出现了很多问题，如何解决档案安全问题是当前中职学校需要思考的问题。本文将简述中职学校档案管理使用中的保护问题，并提出了切实可行的解决措施。

关键词：中职学校；档案管理；保护问题

档案可以将中职学校在教育教学、教研活动和教育管理中的情况反映出来，并以文字、图像和声音等形式储存下来，通过做好档案管理工作，有利于中职学校实现教育教学质量的提升。但是档案管理与使用的基础就是做好保护工作，而很多中职学校忽视了这一点，未真正将档案保护工作做到位，影响了档案资料的完整性与安全性。对此中职学校要加强对档案管理与使用中的保护工作，确保档案资料可以更加安全的存储，真正发挥出促进中职学校发展的目的。

1 中职学校档案管理使用中的保护问题

1.1 档案保护意识不强

中職学校领导与教职工对教育教学工作比较重视，存在着一切为教学服务的思想，而档案管理作为学校管理工作中的一项重要内容，在档案收集、整理与利用上也受到了学校的关注[1]。但是在中职学校档案管理与使用过程中，很少将保护工作放在一个重要位置，只是简单的做好了档案的储存与利用工作，忽视了对档案安全的保护，因为意识上的薄弱，导致档案管理人员很少开展档案保护工作，让一些珍贵的档案资料经常出现破损、丢失的现象，影响了档案的完整性与可靠性。

1.2 档案库房与设备不达标

库房作为档案存储与保护的主要场所，在中职学校库房建设上有着较高要求，需要做到防热防潮、防火防盗等措施，从而保证了档案资料的安全性。然而现阶段很多中职学校档案库房建设不达标，基本上由办公房改造起来的，也未对库房门窗做好防火防盗措施。由于很多库房门窗材质为普遍木质与单层玻璃，也不能提升防热防潮效果。一些中职学校档案库房设备也很陈旧，不能满足档案保护要求，库房一般以荧光灯与节能灯等照明设备为主，其放出的光线紫外线较大，为照片、影像等资料的保护带来了不利影响。

1.3 档案管理安全制度不完善

中职学校档案管理中为提升档案的安全性与保密性，应该建立起完善的档案管理制度。但是现在很多中职学校忽视了这一点，在档案保护中缺少有力的制度保障，也未安排专人负责管理档案，由于制度的不完善，导致档案管理与使用中保护的责任变得不明确，不能提升中职学校档案的安全性[2]。此外，中职学校还要落实监管制度，不过实际情况恰好相反，由于在档案使用与管理中未执行监管制度，导致监管人员的作用发挥不明显，也难以提升档案保护工作成效。

1.4 数据及安全问题

数据库作为中职学校档案管理中的重要组成部分，也需要在数据安全上加强保护。数据安全为数字档案的安全性问题，表现在数字档案在存储、转化和共享上极易出现数据安全问题，具体为数据的丢失与破坏。若是在数据存储中出现系统崩溃、数据库被破坏等现象后，都会引起数据丢失的问题。此外，引起中职学校数据库安全问题的原因较多，包括了木马与病毒的恶意入侵，档案管理人员的不正确操作，非授权用户使用等，也将引起数字档案出现泄漏、篡改和丢失等问题，造成非常严重的后果。

2 中职学校档案管理使用中的保护策略

2.1 增强档案保护意识

档案在促进中职学校科研、教学和管理上发挥着重要作用，对学校档案管理部门来说，应该提高对档案保护工作的重视程度，而行政管理部门也要通过执法检查、组织培训会等方式，促使中职学校关注档案管理与使用中的保护问题。无论是学校领导还是档案管理人员，都必须意识到做好档案保护工作的重要性，要在资金、政策上给予更多支持，确保档案保护工作能够顺利开展[3]。只有在全校范围内形成人人参与档案保护工作的良好氛围，才能促使这项工作的正常开展。

2.2 加快档案库房与设备建设

第一，为了提升中职学校档案保护效果，在建设档案库房时避免在人员流动频繁的地方，如过道旁、楼梯口等，要独立于学校办公区域，构成半封闭库房区域。库房门窗要将防盗设施安装好，箱柜钥匙由专人负责保管。第二，考虑到中职学校档案库房防光的问题，要运用有效方法减少紫外线对纸质档案、照片等带来的影响，并采取南北向房间，尽量确保存放档案的箱柜和门窗保持垂直，从而有效减少紫外线的照射。在外部紫外线强烈后，应该将窗户窗帘拉上，与外界光源相隔绝，同时窗帘应该拉上隔绝外界光源，窗帘以遮光性强的厚质布料为主。第三，中职学校档案库房在照明设备上应采取白炽灯，不能旋转节能灯或荧光灯，这样可以减少紫外线的照射，影响到档案安全。第四，档案库房防护中要加强温湿度控制，除库房消毒外尽量不要化学药品防护。第五，档案库房要配备自动灭火系统，如二氧化碳灭火装置等。

2.3 完善档案安全制度

第一，完善档案保密制度。档案管理人员应具备较强责任心，有高度的事业心，切实增强自身保密意识，将档案保密制度严格落实，避免中职学校档案信息出现泄密的问题。第二，完善档案材料接收制度。交接双方必须认真清点核对档案，准确填写交接清单并签字。档案入库时应做好除尘工作，并在入库后登记在总账、分类账和检索工具上，为今后数据查询创造有利条件[4]。第三，完善档案借阅制度。在档案借阅过程中，需要将借阅登记表填完整，完成查阅后第一时间归还，遇到特殊情况后要延长借阅期限时，要为档案管理人员办理续借手续，档案管理人员要注意催还，防止档案丢失。在涉密档案调阅、移出和销毁等过程中，要根据规定办理手续，既要领导认真审批，也要将登记手续办理好。在完成涉密档案的使用后要第一时间清查，及时解决存在的失密与泄密现象。第四，完善档案统计制度。根据规定统一格式，认真总计并分析档案收进、移出、整理、鉴定、保管、利用和销毁等环节，确保将档案管理中出现的情况全面体现出来。

2.4 注重电子档案保护

在中职学校档案信息化建设过程中，电子档案数量越来越多，为档案管理与使用中的保护工作有了更严格要求，需要将消磁、防泄漏和防病毒等保护工作做到位。第一，加强磁性载体档案的保护。对软盘、录音和录像等档案来说，要在无强磁场干扰、无震动、无尘和无腐蚀气体的环境内存储，并加强对空气温湿度的控制。第二，加强对光盘的保护。在光盘存放过程中，应该注意保持适宜的温度，最好在14℃-24℃的范围内，相对湿度控制在40%-65%之间。光盘、磁盘必须具备较强抗干扰性能，在结构上要维持稳定，确保归档电子文件能够长时间进行存储。对此这需要中职学校档为档案部门配置足够的设备，在光盘上将归档电子文件储存好，避免发生安全问题，让档案资料信息得到可靠保护。

3 结语

总之，随着信息技术的发展与应用，也为中职学校档案管理与使用带来了翻天覆地的变化，如何加强档案保护工作，提升档案资料的安全性是需要关注的问题。现阶段中职学校档案管理与使用中还有很多问题，经常出现档案丢失、损坏和遗漏的现象，做好档案保护工作已经显得尤为重要。对此需要学校尽快建立起完善的档案管理制度，并配置完整的设备设施，保证档案安全管理工作可以顺利开展。

参考文献

[1]于宝芸.档案保护工作存在的问题及对策研究[J].兰台内外，2019（03）：70.

[2]李江英.浅谈关于档案保护中存在的问题及对策[J].化工管理，2018（30）：4.

[3]刘艳英.档案管理和使用过程中的保护问题探究[J].黑龙江水产，2018（04）：27-29.

[4]刘薇.档案保护技术工作面临的问题与对策[J].现代国企研究，2018（12）：111-112.