档案工作中的规范化和标准化探究

徐东顺

摘 要：工作实践表明，公文规范的制发是档案工作规范化、标准化的前提。在此基础上，档案管理要实施“以我为主”的立卷归档原则。一是要改变传统的立卷方法；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是推进以计算机为现代科技手段在档案部门的有效利用，促进文档一体化管理的实现。

关键词：档案管理；规范化；标准化

我国档案管理基础工作总体较差，尤其是基层档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，做好档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，在档案管理搞好硬件建设的同时，规范地做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。

1 现阶段档案管理存在的问题及原因

1.1 缺乏全局意识，档案材料收集难度大

按照档案管理规定，每当办结一件事，档案就必须移交档案室。但是，却有的单位在这方面做得不够，表现为：一是有的人却不予理会，在收集过程中，有的人总是推诿，随意性强，导致档案收集不齐全；二是档案综合管理力度不够，某些部门自设资料档案柜，自行保管档案，如广告科广告经营情况档案，给档案的综合管理造成困难。档案意识不强，缺乏大局意识。

1.2 档案工作有制度，但执行力不够

档案工作有制度，但执行力度不够。例如：公大楼的工程建设档案，宿舍楼的工程建设档案，存在着重建设轻归档的现象。办公大楼2000年就已经竣工验收，交付使用十四年了，但至现在依然还未把施工图纸、竣工验收等资料移交档案室。一方面，当时档案人员在基本建设工程中参与性不强，另一方面当年的领导不重视档案的管理工作，档案管理工作不能与工程的建设同步进行，造成一些工程资料的丢失，影响归档率，影响了档案的质量。

1.3 档案管理不够规范，影响了档案管理的质量

企业单位的档案管理是国家档案管理的基础环节，现在有的档案（比如基建档案）保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，档案材料无序、零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可乘之机，造成管理上的被动，引起单位内部管理混乱。一旦出现关键人员调离，轻则使管理层面断裂，工作无法延续，重则导致机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。因此，做好档案管理规范化工作是大势所趋，时代的要求。即档案要统一收集、统一整理、统一保管，可以有效避免因基建档案的流失而影响单位的发展了。

2 档案管理不规范的原因分析

2.1 档案配套设施跟不上，影响档案管理

过去的几年，由于经营不善，一些单位效益一直不景气，比如存在拖欠工资和住房公积金的现象。由于经济效益不好，所以对档案管理的投入不足，各项配套设施都不健全，又没有档案管理软件，直到去年接管档案后才向领导申请购买了一套档案管理软件，因配套设施不全，影响档案管理的质量。

2.2 前期领导不够重视，影响档案管理的规范化

领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的重视程度。前些年，单位的领导对档案工作重视不够，认为档案工作既不是经营部门，也不是采编一线，产生不了经济效益，可有可无，也就不重视档案管理工作。这样就会影响档案管理的规范化。档案员应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影去争取领导的重视也很重要。所以，要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案员都必须重视档案工作。

2.3 档案人员责任心不强，也会影响档案管理质量

就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。档案人员要爱岗敬业，热爱本职工作，忠于职守，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

3 加强档案规范化管理的对策建议

3.1 抓好组织建设，完善管理制度

抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是建立档案管理领导小组，成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组，协调各部门间的档案工作及时移交，为档案工作的综合管理提供组织保障。二是把档案管理工作列入到单位领导的议事日程，年初有部署，年终有总结，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，并接受上级省市和上级档案管理部门的领导和指导。三是按照档案管理达标的要求，制定和完善档案管理的制度，使档案工作顺利进行，确保档案管理工作协调发展。

3.2 抓好档案室功能建设，加大对硬件设施的投入

重视档案管理工作，进一步夯实档案工作基础，切实做好档案资料的收集、整理、保管工作。按照档案管理规定标准，配置足够面积的档案室，阅览室、办公室，库房要三室分离，配置足够的档案柜或档案密集架以及防盗门窗、电脑、空调、数码相机、复印机、抽湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。搞好通風、采光、防盗、防潮等配套保护措施等八防要求，确保档案妥善管理和安全。

3.3 必须提高档案管理人员素质，加强档案信息人才培养

要稳定档案管理人员队伍，不要经常变换管理人员。经常组织档案员进行业务知识学习、强强业务培训，进一步提升业务素质，提高业务能力。随着现代化技术在档案部门的应用和普及，对档案工作者的要求也越来越高。除了要掌握熟练的专业知识，还要不断提高现代化管理的技能，需要档案工作者充分发挥信息管理者、资源开发者的作用，不断提高自身素质，科学管理与开发档案资源，提高档案自身资源的使用效率与效益。困此，要重视档案人员的继续教育工作。普及现代档案科学技术知识，提高档案工作者的素质，培养具有专业知识、档案知识、计算机知识的复合型人才和信息专家，以满足档案事业高水平持续发展的需要。加大培训力度以提高档案管理人员管理水平。档案管理的门类在不断的增加，档案介质也由纸质迅速过渡为电子文档与实物方案一体化保存，文书档案也由卷为保管单位到以件为保管单位等。社会变化日新月异，知识更新也要与时俱进。加强管理人员政治素质和业务素质的培训，提高管理人员的政策水平和专业技术水平，才能适应档案工作向现代化方向的发展。培养具有创造型、复合型、协作型的多素质人才。

总之，档案管理规范化是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。所以，不仅要学会和认识，理解档案管理工作中的重要性及作用，还要使档案资源成为所需要的财富，切实做好档案工作的规范化管理，建立和完善管理机制及工作程序，树立档案管理的规范化和标准化，使档案焕发新的生机与活力，切实提高档案资料的利用率，为社会经济发展提供强有力的依据，保证单位的建设和发展。

参考文献

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