研究城建档案管理问题及其解决方法

孙洁

摘 要：城建档案管理是城市建设的重要一环，它的进步和发展是城市建设的保障。为了它的发展，应该建设出一支专业素质过硬的人才队伍，不断加强部门内部管理，促进城建档案管理的信息化，尽快的实现城市建设档案工作的规范化和现代化，为城市的建设做出应有的贡献。

关键词：城建档案；管理；问题；措施

现今，随着改革开放的深入，市场经济的发展，社会的大环境发生了很大改变，城市的面貌更是日新月异。城市建设部门为人民的生产、生活在不断更新城市的面貌，而这些变化都被城建档案管理部门以档案的形式予以保存。然而随着生活节奏和城市化进程的加快，城建档案管理部门逐渐跟不上这种快节奏的步伐，稍显滞后，显现出一些问题。为了使城建档案管理部门重焕生机，我们要立足现实，发现问题，吸收、借鉴他国的优秀成果，寻找到一条适合我国城建档案管理的新路子，完善档案管理工作，使它更加科学规范的运行。

1 城建档案管理存在的问题

1.1 城建档案内容庞杂，整理难度较大

城建档案涉及面很广，且城建工作是一个联系广泛的工作，它与电力、交通、建筑、环保等部门都有联系。在这些广泛的联系中就会产生出很多档案，而这些档案都需要城建档案管理部门进行整理保存。然而这些产生出的档案的归属问题就引起了分歧，因为这些部门彼此不隶属，产生出的档案若都要保存，就会产生档案的冗余，不利于档案的管理。而且，城建档案的年代跨度很大，数量多、内容杂，一直处在一种半封闭的管理模式中。另外，档案的质量参差不齐，也不利于统一管理，这就造成了城建档案的质量普遍不高的现状。

1.2 城建档案管理信息化薄弱

城建档案管理信息化薄弱，也是城建档案管理工作的瓶颈。在城建档案管理的过程中，信息化建设的现状不容乐观。具体说来，城建档案管理信息化薄弱主要表现在三个方面，一是城建档案管理的信息化建设的观念亟待转变。在城建档案管理信息化建设中，由于管理人员的信息化意识不足，在城建档案管理实际工作中没有发挥信息化的优势，仍然停留在传统的城建档案管理的阶段，不利于现代城建档案管理工作的进行。二是城建档案管理信息化的硬件投入滞后。在城建档案管理工作中，由于对信息化建设的硬件投入不足，使得城建档案管理的硬件设施落后。三是城建档案管理的软件系统开发过于缓慢。城建档案管理的信息化建设，软件系统开发至关重要，当前城建档案管理的软件系统无法满足档案管理人员的需要。

1.3 城建档案管理工作不规范

城建档案管理工作不规范，也是城建档案管理工作迫切需要解决的问题。在城建档案管理中，城建档案管理工作不规范，主要表现在三个方面，一方面，档案收集来源不均衡。总的来说，在城建档案管理工作中，档案资料的收集管理环节还比较薄弱。另一方面，在管理权限上，专业部门内部档案收集较多，而外部收集较少，档案资源收集容易存在漏项、空白的地方。另外，在档案资源处理方面，城建档案工作也存在着不规范的地方。盲目收集和没有分类管理，都不同程度地造成城建档案管理人力和物力的浪费。因此，优化城建档案管理工作势在必行。

1.4 城建档案管理人员专业性不足

城建档案管理一直被误解为一项简单重复的劳动，大多数人认为档案管理只是单纯的记录整理文档简单的劳动形式，并没有对档案管理引起重视，造成了城建档案管理人员的培养力度不够。现今的档案工作人员在学历水平、专业素质等方面良莠不齐，主要存在“无压力感、缺乏上进心、学习不够”的问题。很多档案部门的工作人员并不是档案专业的毕业生。且进入档案管理部门的档案专业学生因为福利等因素常常呆一段时间就离开。档案管理部门无法留住人才，在很大程度上限制了自身的发展。

2 解决城建档案管理问题的措施

2.1 加强学习，優化服务，营造城建档案发展新环境

从提高档案管理人员的业务娴熟度、优化服务质量入手，提高工作效率，提升服务水平，取得服务对象的理解和支持。此外，以“争创一流工作业绩”为目标，要求大家改变档案工作“等、靠、要”的观念，大力开展主动服务和真心服务。把所有馆员划片定点，以“服务、指导、检查、提高”为原则，深入工程现场，抽查工程项目，掌握工程档案的编制情况，发现问题及时提出整改意见，对重点项目实施跟踪指导。

强化监督指导进行有效培训，各级档案行政管理部门针对本城市的城建档案管理现状。采取不同方式进行分类指导，加强监督指导力度。针对不同单位现状，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，开发利用上下功夫；对有物质资源但管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础单薄的单位，要加强建档建设，加大监督力度，不留死角。同时，要着重抓好档案管理人员的专业知识和技能的培训，为城建档案管理奠定良好的基础。各城建档案管理部门要努力争取宣传、新闻等部门的大力支持，强化宣传，提高民众对档案管理的关注度，创造出城建档案管理工作的良好环境。

2.2 发展集成化档案信息检索服务

复合档案馆档案信息资源的开发重心是建设集成档案信息资源，开展集成化档案信息服务，帮助利用者快捷准确地找到自己所需要的档案信息。在馆藏资源多元化背景下，档案馆往往采用先进的计算机技术，将各种档案信息资源和检索工具通过网络主页发布给利用者，以促进利用者对所需档案信息的发现、检索和存取。目前，由于档案信息资源没有得到有效整合，纸质档案与数字档案信息资源彼此独立、互无关系，利用者不熟悉不同的检索系统，这给大家利用档案带来了极大的不便，造成检索效率非常低。复合档案馆的目标就是建立一个统一界面的检索系统，深入开展集成化档案信息服务，使档案利用工作更趋简易，真正实现档案信息资源的发掘利用。

2.3 构建一支专业素质过硬的人才队伍

在其位谋其政，岗位优势的发挥需要有合适的职工。员工的专业素质过硬才能发挥出部门最大的作用。城建档案管理部门，因其特殊的部门性质即档案管理的特性，更加需要既懂得城市建设知识又能进行专业的档案管理的人才，来加快城建档案管理的发展步伐。这种专业性是档案管理知识和城市规划知识兼而有之才行，只懂得一般的档案处理的工作人员是不行的。这种兼而有之的复合型人才正是现今的城建档案管理部门缺乏的，所以在今后的时间里，应该着重培养一批高素质的复合型专业人才。可以通过岗前培训的方式进行，先从各大专业院校吸收一批档案管理专业的学生，在他们上岗之前对他们进行城建知识的培训，以学校单位双管齐下的方式培养适合部门的专业型人才。

3 结束语

城建档案管理是城市建设的重要一环，它的进步和发展是城市建设的保障。为了它的发展，应该建设出一支专业素质过硬的人才队伍，不断加强部门内部管理，促进城建档案管理的信息化，尽快的实现城市建设档案工作的规范化和现代化，为城市的建设作出应该有的贡献。

参考文献

[1]于静.以科学发展观指导城建档案管理工作[J].城建档案，2011.

[2]赵玲.关于做好城建档案管理工作的思考[J].城建档案，2009.

[3]张佳.做好城建档案工作为城市的快速发展提供有力保障[J].才智，2009.

[4]李英杰.城建档案管理工作浅析[J].辽宁医学院学报（社会科学版），2009，（03）.

[5]吴召艳.论城建档案工作对城市建设和经济发展的作用[J].中外建筑，2009，（03）.