浅谈医院文书档案资料的鉴定

朱鹏

摘 要：对医院文书档案归档材料进行鉴定，剔除无保存价值的档案，挑选出有价值的档案由医院档案室归档保管，有利于医院文书档案归档质量的提高，确保合理归档。

关键词：医院；文书档案；鉴定

医院的文书档案是指一个医院在日常的诊疗、管理、服务等工作中形成的各种文字、图表等资料，它是医院工作发展的见证，是医院的宝贵财富之一。尽管各医院也都分别制定了《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对单位档案的归档范围及保管期限进行了规定，文书档案的鉴定工作就是鉴别和判定文书档案的价值，挑选出有价值的档案由医院文书档案室继续保管，剔除无保存价值的档案给予销毁的工作。但是，由于医院的文书档案管理者的专业水平及医院管理者对医院文书档案的重视程度不够等诸多原因，导致医院“大档案”的普遍出现。笔者认为医院文书档案资料的鉴定仍有很多需要改进的不足之处。

1 医院文书档案管理存在的问题。

医院文书档案鉴定是就文书档案资料的保存价值进行鉴别，这是日常档案业务中的经常性工作。医院每年都会产生大量的资料，而决定一份档案资料是归档保存，还是进行销毁处理？必须进行认真细致的鉴定工作，但在文书档案资料的鉴定工作中仍存在诸多问题和不足。

1）文书档案归档范围界定不严。虽然各医院都根据国家档案局要求，制定了《医院文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，但是这些归档范围的界定是否适合医院文书档案的管理，是否存在“大档案”或者需要归档的资料遗失的情况呢？很少有医院文书档案管理人员在实践中对文书档案归档范围进行调整修改。

2）部分医院文书档案管理者专业知识匮乏。医院的文书档案管理者缺乏专业知识。医院的文书档案管理者均不是档案专业毕业的，也没有经过专业的档案知识培训，对档案的归档理解不透彻。即便少数文书档案管理者参加过档案知识培训，那也就是每年半天或一天的培训，仅仅学习到皮毛，而没有掌握系统的专业知识。

3）医院文书档案管理岗位缺乏稳定性。部分医院没有专人负责文书档案的工作，往往是其他岗位临时抽调几天对上一年度的档案进行归档，甚至是将在其他岗位“淘汰”的人员，安排到档案岗位，每年参与归档的人员都在变化，他们不但不熟悉了解医院《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，还经常抱着草草了事，旨在完成工作任务的心态，应付交差。

2 医院文书档案资料鉴定的标准

虽然文书档案的价值是客观存在的，但由于价值鉴定是档案管理人员对档案资料的认识和评价，档案的价值就带有很强的主观性，这就需要档案管理人员具有一定的专业知识素养和责任心，以保证文书档案资料鉴定工作质量的不断提高。因此，医院就必须制定档案价值鉴定标准，明确文书档案资料鉴定的标准。经过多年的总结及实践，目前，我昭通市中医医院文书档案价值鉴定的标准主要有档案来源标准、档案内容标准及档案的形成特征三个标准。我医院开展医院文书档案的鉴定工作，成立了专门的文书档案鉴定领导小组，鉴定领导小组成员由有档案专业知识的同志担任组长，指定专人负责，以确保文书档案鉴定工作合理开展。

2.1 档案的来源标准

醫院文书档案的来源主要指档案的形成者，区分不同档案的来源是文书档案鉴定工作的首要步骤。一般来说档案形成者在社会上或机关单位中的地位、作用和职能直接影响到医院文书档案的价值大小，甚至是决定文书档案的重要价值。医院文书档案分为本医院形成的档案和外单位的来文资料，本医院形成的文书档案是反映、记载本医院在日常的诊疗活动中的重要资料，通常需要重点保存。而外单位的来文需要根据来文机关的地位、职能以及和医院的关系具体判定其价值大小。一般情况下，形成者在社会活动中的地位越高，其形成的档案价值越大，如果形成者是上级主管部门，那么其形成的社会价值就很大。比如，我们医院的上级主管部门就是昭通市卫生计生委员会，那么昭通市卫生计生委员会下发的资料，我们就应该重点保存。但是如果是每年都要求做的、常态化的工作，比如：报送工作总结及工作计划的通知，我们医院就没有进行归档。

2.2 档案的内容标准

医院对文书档案资料的需求，主要是集中反映在对档案内容的需求上，因此，文书档案鉴定的内容标准是文书档案资料鉴定的最重要依据。一般情况下，我们鉴定时主要依据档案内容的重要性、真实性、独特性、客观性和时效性等因素对其进行价值判断。一份档案资料，它内容所记录事实的重要程度越高、典型性越突出，真实性与客观性程度越高，其档案的归档价值就越大。

档案的形式特征标准。医院文书档案的形成通常是指档案的名称、形成时间、载体方式和记录方式等，这些形成特征在某种情况下对文书档案资料的价值产生着重要的影响。

1）档案的名称。档案的名称就是我们通常所说的公文的文种，它在一定程度上反映了档案价值的大小。例如：决定、决议、指示、条例等文种的价值较高，而通知、通报等处理一般事务的文种价值就较低。但这并非就是决定性因素，只是文书档案鉴定的影响因素之一。

2）档案的稿本。档案在形成的过程中，会产生多种稿本，包括：草稿、定稿、正本、副本等。而在文书档案鉴定的工作中，不同的稿本在行政效用和凭证作用上存在很大的区别。一般情况下，正本的行政价值最大，而定稿的凭证作用最强，通常被认为是纯粹意义上的档案。一般的文档我们只对定稿进行归档，但是涉及到医院规章制度的调整的，我们归档的有定稿和草稿，以真实记载规章调整、思路变化的全过程。

3）档案的外形特点。文书档案的外形特点包括档案的载体材料、记录方式以及档案上的字体、笔记和图案等标记或印记。我们医院档案的外形特点主要是纸质版本及电子U盘、光碟等版本。

3 医院文书档案鉴定的步骤

医院文书档案鉴定应该由档案室和行政职能科室、临床科室共同完成，具体操作有以下三个步骤。

1）确定是否属于归档范围。归档的过程是对文件资料“资格审查”的过程，是对文件资料能否转化为档案保管的选择过程。因此，归档是文书档案鉴定工作的第一步工作。应将没有保存价值的档案进行剔除，剔除的档案资料由医院档案室或者业务科室集中保存1-2年后再进行销毁，而不是立即销毁。鉴定小组的成员，应该熟悉医院文书档案的归档范围，在归档工作中增强档案价值意识，用档案价值鉴定的原则和方法来指导归档文件的“资格审查”。

2）确定文件的保管期限。一般反映医院日常的诊疗活动、中心工作任务和各科室发展情况的比非反映医院诊疗活动、目标任务完成的重要。反映医院典型问题的资料比反映一般存在问题的资料重要；另一方面，档案内容越新颖独特，或者越富于医院的特色发展，其档案的价值越大。

3）对期满的文件资料进行资格复审。即对于定期保管的档案在保管期满后，需要重新审查这些档案资料的价值，确定是否需要继续保存，对于那些已经失去保存价值的档案资料，要进行剔除。并按照规定的程序编制档案销毁目录，销毁目录由分管领导批准后进行销毁，销毁目录也是日后查考档案销毁情况的书面依据。销毁目录应该编制一式两份，一份用于存档，一份放入医院的全宗卷。

总之，医院文书档案资料的鉴定，对医院文书档案的保管具有很大的意义，作为医院档案管理者，我们应该努力学习档案管理专业知识，熟悉掌握医院文书档案管理的期限以及保管范围，努力提高医院文书档案保管的价值。

参考文献

[1]俞锦福.浅谈文书档案的特点及趋势[J].办公室业务，2013（12）.

[2]蔡燕平.医院文书档案管理的现状问题与对策[J].基层医学论坛，2007，11（11）：1038-1039.