档案精细化管理在档案管理中的应用

何淑贞

摘 要：在社会经济快速发展时代背景下，传统档案管理方式已经无法满足人们对于档案信息资源的要求，因此逐渐出现了新型档案管理方式。当前企事业单位档案管理逐渐朝着精细化管理方向发展，然而此种管理方式在实际应用期间也存在较多问题，需要管理人员做好管控工作。此次研究主要是探讨分析档案精细化管理在档案管理中的应用，希望能够对相关人员起到参考性价值。

关键词：档案精细化管理；档案管理

档案主要是记录了企事业单位历史发展，人员变动的纪实性材料。因此在实施档案管理时不仅需要关注存储管理，还需要为企业职工提供参考价值，保证各项工作的顺利有效开展，从上述分析能够看出档案管理工作对企事业单位发展的推动作用。基于以上方面，对于档案管理人员来说，应当采用有效措施全面提升档案管理效率。

1 精细化管理思想在档案管理中的应用分析

由于档案管理工作具有非常强的系统性特征，需要深度开发和应用档案信息，管理档案资料，应用现代化信息技术提升档案管理效果，并且实现档案安全管理。因此将精细化档案管理思想应用到档案管理工作中具有显著作用，可以确保管理人员具备先进的管理理念，并且可以在管理制度上为管理流程提供更加完善的体系，实现专业化和现代化管理措施，促进档案管理工作早日实现精细化管理目标。按照精细化管理理念的实际应用可以看出，我国还没有将该项管理措施纳入到相关法律法规当中。然而从本质上看，部分档案管理工作在具体实施时已经充分结合企业实际情况，并且落实和执行了具体的档案管理措施。比如某地区事业大内在档案管理工作中制定了详细的管理细则和办法，明确说明档案资料归档问题，存储问题，管理问题和应用问题，使内部档案资料流通更加具备合理性和有效性。

2 档案管理工作存在的问题分析

2.1 缺乏完善的规章制度

由于企事业单位在实施档案精细化管理时缺乏详细地规章制度，再加上现有制度无法满足精细化管理要求，因此在开展档案管理工作时所应用的制度只能起到参考价值，再加上企事业单位没有注重档案精细化管理工作的重要性，比如档案管理制度没有详细标注档案管理主体，规格与形式等，并且不具备档案实例分析，存在较多干扰因素，因此无法提升档案管理工作的实效性，降低档案存储质量。

2.2 档案信息化管理水平低下

企事业单位在档案精细化管理中不注重应用信息化水平，管理人员所掌握的技术手段不满足相关标准要求，影响档案工作的进展。首先，部分企业由于资金等问题缺乏档案管理设备，当前所应用的档案管理系统无法提升档案管理水平，对档案管理效率和质量造成极大影响，无法深度挖掘档案资源。其次，企事业单位在投入档案管理设备时不具备规划性，不注重设备的日常管理与维护，因此管理系统开发能力比较低，导致系统软硬件达不到使用要求。

2.3 档案资源利用率比较低

由于当前档案管理工作不具备健全的档案管理体系，再加上多数工作无法通过标准化措施实施，这样就降低了档案精细化管理效率。由于存在以上原因，企事业单位档案资源利用率不高，并且在实施管理改革时不注重提升利用率，并且现行管理措施无法满足档案服务需求。比如当前部分企事业单位档案管理功能不明显，使整个管理理念比较落后，无法充分展现出档案管理人员的作用，对档案利用效率造成影响。此外，档案管理流程不合理问题也比较突出，采用传统档案信息传导方式会对档案供给效率造成极大影响，无法确保档案部门获得有效信息。企事业单位在实施档案精细化管理时需要具备针对性管理手段，但是我国多数企业在档案服务方面的发展能力不足。

3 档案精细化管理的有效措施

3.1 建立和完善档案管理制度

由于企事业单位档案管理工作具备特殊属性，所以需要按照企业内部实际需求做好分类管理。对于企业相关档案来说则需要设置独立的档案管理条例，在深入分析不同档案特征之后需要做好分类整合工作，并且按照不同类别分派专业人员进行收集存储。对于档案自身问题来说，部分档案具备规定的格式，因此也需要单独存放。此外，全面评估档案资料管理质量和效率，建立一套完整的评估体系，对档案信息的真实性和有效价值进行判断，建立针对性地档案管理指标体系。

3.2 建立档案信息服务中心

档案信息服务中心主要是对企事业内部人员开放，因此需要将其建设为具备开放特点的服务机构。档案信息服务中心下属职能部门主要包括档案查询服务，整理服务以及存储服务等部门，因此可以有效整合不同部分的服务功能。由于企业不同职能部门在运作期间会产生较多档案资料，因此管理人员需要将具备开发价值的档案进行整理，实现综合统一开发，增加信息资源的价值。之后将档案信息分发到查询部门，为信息需求者提供咨询服务。最后还需要做好档案信息反馈服务，整合使用者的建议并以此作为档案信息开发依据，不断扩充档案信息服务中心的功能。

3.3 提升档案管理人员的综合能力

随着社会发展速度不断加快，信息化技术也在快速发展当中。因此合理应用信息化技术可以有效落实和执行精细化管理理念。对于现代档案管理工作来说，需要全面分析信息化管理特点，充分发挥出网络大数据集成和节点传播方式对档案管理问题的特点进行分析，有利于制定出详细的管理计划。此外，按照档案管理信息化特点明确岗位职责，采用精细化标准要求每一位档案管理人员，这样可以有效满足档案管理的职业需求。其次，为了更好地落实精细化管理理念，企业应当注重培养档案管理人员的组合技能。可以通过专职培训方式对档案管理人员的工作能力进行测试和考核，包括档案资料收集能力，网络安全管理能力，硬件检查和监督能力。按照不同管理人员的技术掌握情况实行针对性的培训教育，全面提升档案管理人员的工作水平，加强档案管理质量。

3.4 注重宣传档案服务

为了实现精细化档案管理要求，不能仅仅依赖管理人员，而是需要企业所有部门人员共同努力。因此不管是档案管理人员还是其他员工都需要全面注重档案管理工作，在应用档案资料时可以提出自身需求。基于以上方面，档案管理部门应当大力宣传档案管理服务，并且为员工提供档案查阅和调取服务，全面提升档案资料的利用率。

3.5 档案管理信息化建设

企事业单位档案管理信息化建設工作需要按照自身特点建立管理机制，并且按照国家相关要求实施标准化和规范化信息建设，在实际工作实践中验证信息化建设标准的规范性，有利于建立系统体系。在企事业单位档案管理工作中最重要的就是质量与效率，因此在信息化建设期间需要充分应用科学技术，能够应用计算机和网络做好档案管理工作。对于档案管理人员来说，尽量实行无纸化档案存储，应用计算机和扫描仪及时更新档案内容，做好图片资料，音频资料和视频资料存储工作。

4 结束语

综上所述，在信息化时代背景下，档案精细化管理才能够符合社会对档案管理工作的要求。所以在开展档案管理工作时必须从建立和完善档案管理制度、建立档案信息服务中心、提升档案管理人员的综合能力、注重宣传档案服务以及档案管理信息化建设等方面入手，这样才能够从根本上提升档案管理精细化水平。

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