新形势下高校档案资源整合与共享研究

田滨海

摘 要：高校的档案信息资源是高校信息的重要来源，如果能将分散的档案信息资源集中起来形成整体化的档案信息资源，就可以充分开发和利用高校档案信息资源，从而更好地为学校服务。本文通过对高校档案信息资源作用的简要分析，提出了高校档案信息资源整合与共享管理的必要性和高校档案信息资源整合与共享管理的几点措施。

关键词：高校档案；信息资源；共享研究

基金项目：本文系黑龙江省档案局科技项目（项目编号：KDK2018-11）。

普通高等院校是教学和科研的基地，是培养人才的重要场所。高校档案的内容集教育、科研、管理于一体，是社会主义现代化建设不可缺少的丰富的信息资源。在高校需要的各种信息中，档案信息占的比例较大，是高校信息的重要来源。只有科学地对高校档案信息资源进行管理和利用，才能及时、迅速地为利用者提供全面、准确、系统的信息，为高校的建设与发展服务。

1 高校档案信息资源整合与共享的作用

高校档案信息的来源主要是学校各院、系的教学部门及职能管理部门在行使职权、处理工作的管理中和教学、科研等业务活动中直接形成、积累的各种文件材料，通过对具有保存利用价值的各种载体的文件材料进行整理、组卷，形成了可供查找利用的档案。同时，构成学校档案全宗的内容也包括校外单位来文特别是上级有关主管部门、其他相关业务部门涉及本校的有关文件。因此，高校档案信息是一笔极为丰富和重要的信息资源，对全面了解学校的历史和现状，对管理、教学和科研，对维护师生员工的利益，对促进教育事业发展，对服务经济建设等，均起着参考、平整和借鉴的作用。

一是为社会发展服务。高校档案信息资源是整个信息资源的组成部分之一，同众多的信息资源一起对社会的发展起着重要作用，是保证国家在科学技术、文化等方面可持续发展的不可缺少的重要资源。二是为经济建设服务。高校承担着许多重大科研课题，进行着大量的科研技术的研究工作，尤其是实践性强的基础性研究工作，形成的科研成果档案对服务经济建设具有很高的开发利用价值。三是为教学工作服务。高校的中心任务是培养高素质的合格人才，需要不断提高教学质量，进行教学改革和教学评估。档案信息对此起着借鉴和参考的作用，是检查教学、科研和实验的情况、总结教学经验教训、提高教学质量的重要依据，也是开展教学评估的基础。四是为管理工作服务。决策离不开对历史和现实的掌握和分析，档案信息是学校领导和有关职能部门进行教学决策和提供事实依据的宝贵资源，是管理高校、建设高校的参考，为制定重大决策及进行理论探讨和政策调研等工作提供依据和借鉴。

五是为现实需求服务。档案信息能提供平整的作用，为学校、教职工、学生解决一些关系切身利益的问题，能维护学校和师生的权益。如为土地使用权属、基本建设、财务审计、职称评定、出国留学、学历证明等等提供原始凭证。六是为宣传教育服务。高校档案信息资源是进行校史和校情教育的极好教材。根据档案信息能全面了解和掌握学校的发展历程、历史和现状，对内进行教育，激励员工士气。利用档案信息还可对外宣传，树立学校形象，提高学校知名度，加快学校发展。

2 高校档案信息资源整合与共享的必要性

高校档案信息资源整合与共享管理就是要打破封闭的状态，把校内各单位分散的档案信息资源集中起来，加工成档案信息产品，形成综合化、整体化的档案信息资源，从而充分发挥高校档案信息资源的作用。

高校档案信息资源整合与共享管理是开发高校档案信息资源，建立统一的档案信息服务的需要。对高校档案信息资源进行一体化管理是一条符合精简、效能、统一的原则，又能达到宏观管住、微观放开、延伸范围的管理新路子。档案信息资源一体化管理可以大大加强信息的传递力度，从而提供高层次、深加工、综合性决策信息。实现高校档案信息资源的一体化管理，还可以给学校节约一些不必要的人力、物力、财力和时间，充分利用现有的现代化设备，免去重复劳动，使有限的资源最大的经济效益和社会效益。

对高校档案信息资源进行一体化管理可以有效地保证档案信息资源利用的更加及时、更有深度。如科研课题档案，有关档案人可以改变传统的档案管理方式，由对档案的终端控制转向前端控制和过程控制，即更好地把握档案形成过程中的每一环节，又能充分利用每一环节中的研究成果。在将科研成果系统整理、编研成册之后，积极寻找与经济建设的有机结合便可迅速转化为生产力，快速地为学校和社会服务。对于教学档案来说，如果能够与教务处、学工部等部门合作的话，那么可以建立一个完整的毕业学生数据库，其中涵盖学历要求的录取名册、成绩单、奖惩情况、毕业证书编号等等，通过安全的计算机网路系统，将有关的信息在网上予以公开发布，这将大大方便利用者的利用。从而也达到了档案信息资源一体化管理的目的。

3 高校档案信息资源整合与共享的几点措施

1）重视网络技术的应用，架起四通八达的信息桥梁，使单位内部的档案信息资源和外部的信息资源得到最大限度的交流和利用，实现真正的资源共享。计算机网络技术可以改变档案信息资源布局的分散性，方便开发和利用，进一步提高档案服务的质量。在高校中，有些档案信息资源布局分散，给利用者带来很大的不便。而现在随着网络技术的发展，对这些问题的解决将是轻而易举的。我们可以利用网络技术把开发的档案信息制作成网页，通过网站上网传输，无论利用者身处在何处，都可以通过网络方便而容易地查到档案信息，这就在空间上大大缩短了利用者与档案的距离。另外，我们还以建立专门的网站，引导利用者和归档者到特定的网址获取或上传档案信息。这样在网络环境下对档案信息资源作一体化的管理使全校的档案信息资源联系起来，形成一个内容丰富，门类繁多的信息集成系统，为利用者提供高质量的服务，这样就从根本上解决了档案分散性的问题。

2）重视档案信息收集的完整性。档案收集的完整与否会直接影响整理的质量，进而影响到档案的利用效果。高校档案工作要想满足学校发展的需求，服务学校建设，档案部门就必须逐步建立起门类齐全、数量充实、结构合理、内容丰富的档案信息库，并注重分析、研究及系统开发，才能发挥出档案信息的最大效益。因此，广泛收集优质的档案信息资源来进一步丰富馆藏，可以说是高校档案信息资源整合与共享管理的中心工作。一要做好一个“广”字。在现有基础上，进一步扩大接受范围，把一些散存在各部门的有价值的各种档案信息收集上来，做到收全、存好、活用。二要突出一個“质”字。在收集档案丰富馆藏过程中，不能片面地追求数量，必须以质量为中心，真正把优质的档案信息资源收集保存好。三要讲求一个“特”字。有特色的东西往往才是最有价值的。因此，档案部门要着重做好能够反映本校特色的档案的收集工作，逐步建立起内容丰富、特色突显的馆藏体系。

3）重视提高专兼职档案员的素质。高校档案信息资源整合与共享管理注重通过高校内部各部门之间的密切联系，使档案部门及时把握新产生的信息资源，并在最短的时间内将资源转化为能够为学校及社会服务的档案信息，从而更好地发挥档案部门的服务功能。这样就要求全校的专兼职档案人员具备很高的档案素质，才能将这个事业进行到底。高校的档案工作者们要提高对高校档案信息在新的技术革命和未来信息社会中的地位、作用的认识。高校档案信息在教学、科学研究、行政管理、经营决策等活动中，越来越显示出巨大的作用和取得的显著效益，逐渐为社会各方面所承认。所以全体档案工作者必须按照信息社会对档案资源的需要，做好档案信息的收集、管理、利用工作。

参考文献

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