人事档案管理面临的问题与解决对策

王维蛟

摘 要：人事管理在教育单位管理中占据重要地位，而人事档案作为用人单位的人才信息的重要载体，为用人单位招聘选拔优秀人才提供有价值的信息来源，人事档案管理的重要性不言而喻。本文通过深入剖析企事业单位人事档案管理过程中遇到的主要问题，分析问题的原因，具有针对性地提出合理化建议，为提高教育单位人事档案管理成效提供新的思路。

关键词：人事档案；管理；问题；对策

人事档案是对个人的学历、职业身涯、职称评定以及组织关系等方面的记录，为个人学习及工作经历提供文件证明。人事档案不同与其他档案，与个人的薪资待遇、社会福利以及岗位等密切相关，影响到个人的发展前途，且其具有法律效应。教育单位应做好人事档案整理、归集和保管的工作。

1 人事档案管理存在的问题

1.1 人事档案管理制度不完善

现阶段部分教育单位由于自身规模等影响，缺乏相应的人事档案管理制度，管理人员身兼数职，岗位内容不明确，岗位职责不清晰，甚至有些教育单位出現一人分管上千卷档案，或者外聘临时人员管理人事档案的情况，导致工作人员在档案管理工作过程出现随意性较大，档案保管松散，档案信息归档不及时，甚至人事档案在传递过程中遗失等现象。另外，由于人事档案管理制度的不完善，上岗人员未进行岗前专业培训，误认为人事档案管理就是简单的保管，不清楚人事档案管理的具体流程内容，整理归集人事档案的专业性不强，从而严重降低教育单位人事档案管理的水平。

1.2 档案管理人员专业能力不强

人事档案管理工作作为教育系统管理的基础，虽基本设置人事档案管理工作方向，但部分用人单位尤其是私营小企业没有配备专人专岗，甚至出现由人事以外的人员代管的现象，这类人员由于没有档案管理专业知识基础，也没有进行专业系统的岗前培训，由于不清楚人事档案管理具体流程，在实际档案管理工作过程中条理不清，杂乱无章，造成人事档案信息未能及时整理、分类、归档、更新，进而影响教育单位人事管理工作的正常运转。另外，越来越多教育单位实行人事档案信息化管理，这就要求档案管理人员不但要具备一定的档案管理能力，还应该有一定的电子信息管理能力和系统维护能力，然而多数教育单位的人事档案管理人员还达不到要求。

1.3 档案管理方式相对落后

人事档案管理工作不同于教育单位的其他管理工作，不能为单位带来直接经济效益，但与教育系统的长远发展息息相关，随着我国教育系统改革的不断深入，教育系统人力资源配置方式发生重大变化，导致各类教育人才流动性频繁，对传统的人事档案管理工作造成一定困难，传统档案管理方式已无法适应新的人事档案管理需求，因此，在人事档案管理工作过程中，出现档案遗失、调档传递时间长、调档手续繁杂，私自带档、档案涂改造假等现象。同时，一些私立院校在选拔聘用人才时主要注重个人工作经验，而对个人档案要求不高，进一步弱化人事档案管理在教育系统的社会功能，使得档案管理方式停滞不前。

2 人事档案管理问题的解决对策

2.1 完善人事档案管理制度

为从根本上解决当前教育单位人事档案管理工作中出现杂乱无序的现象，应根据人事档案管理工作的要素及和繁琐的特点，对人事档案管理予以约束和规范。教育单位管理层应主动学习档案法，科学制定本单位人事档案管理制度，并定期组织档案管理人员学习人事档案管理规章制度，明确岗位职责，规范工作流程，使档案管理人员自觉遵照制度进行日常档案管理工作，严格按照档案管理即定程序流转档案材料，避免出现人事档案遗失、归档不及时等乱象，促使人事档案管理工作向着科学化和标准化方向发展。对于已经启用电子信息网络平台管理人事档案的教育单位，应以人事档案管理制度为基础开展人事档案信息化建设。通过网络信息技术以往以人为主导的人事档案管理模式，借助先进的电子信息手段，按照档案管理制度设置系统操作权限，对管理过程中的关键节点进行有效管控，同时对相关人员制定考核指标，真正落实人事档案管理制度到实际工作中，促使人事档案管理更好地为教育系统良性持续运转打下坚实基础。

2.2 提升档案管理人员专业能力

顺利推进人事档案管理制度核心是搞好人才队伍建设，人事档案管理人员应切合工作实际，在工作过程中不断积累人事档案管理经验，提升专业管理及服务意识，同时，以主人翁的态度主动与档案管理专业人士进行行业内交流，不断学习和借鉴先进的人事档案管理经验，提高人事档案管理人员实践管理能力，为教育单位的日常运转做好充足的准备工作。同时教育单位应注重培养更加专业化的档案管理、电子信息化复合型人才，必要时可选拔引进高素质的人才进入档案管理体系，最大限度满足教育单位人才档案信息化建设的需要。电子信息技术的不断发展，也促使人事档案管理人员需要与时俱进，深入学习档案电子化系统操作知识，积极主动地参与到人事档案管理相关业务培训中，尽快掌握当前最新档案管理技能和熟练执行档案管理流程，鼓励档案管理人员在实际工作中提出具有针对性的改进措施，进一步优化人事档案电子化管理体系。

2.3 建立健全人事档案管理体系

教育单位可结合本单位特点建立健全适合自身发展的现代人事档案管理体系，促使教育单位人事档案管理工作更加高效化，为人事档案需求者提供更加便利、更加人性化的服务，确定学生及教师档案信息的收集途径和方法，以确保及时归档和更新人员档案信息。同时，充分运用现代化的网络信息技术，实现人事档案管理工作的连续性、系统性和相关性，另外，教育单位可充分借助教育系统内部人事档案信息发掘各类型人才，利用人才为本单位发展提供服务，因此，需要对人事档案进行多维度的管理，逐步建立一套符合单位自身发展的科学化、现代化人事档案管理体系。

3 总结

随着社会经济的快速发展，传统人事档案管理已无法满足教育单位的发展需求，针对传统人事档案管理工作过程中存在的问题，从提高人事档案管理人员专业能力、完善管理制度、建立健全人事档案管理体系方面出发，推进人事档案管理工作更加科学化、人性化，为人事档案管理工作的顺利开展创造有利条件。

参考文献

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