信息化在医院档案管理中的应用

莫艺娟

【摘 要】随着社会经济的发展，现代信息化程度越来越高，计算机信息技术的高速发展成了推动我国档案管理信息化的重要契机。医院档案信息化也成了当前档案专业的热门课题，医院档案管理信息化、网络化建设是新时代档案管理追求的新目标，医院的档案管理信息化建设，是医院管理工作整体和全面系统规划重要部分，是现代化医院管理改革与发展的必然趋势和客观要求。

【关键词】信息化;医院档案管理 ;应用

【中图分类号】 R181.3+2 【文献标识码】 B【文章编号】 1672-3783（2019）03-03-281-01

医院的档案包括文书档案、病历档案、科技档案、人事档案、声像档案等。它是医院管理工作中的重要凭据，是医学工作和科学研究的基础，是医院打造和塑造品牌形象的直观材料。随着科技水平的提高和信息技术的发展以及目前网络技术的应用推广，计算机技术的运用在医院档案管理中的应用前景十分广阔。医院档案信息化管理已经成为医院管理的一个组成部分，同时也面临着 21世纪飞跃式发展的机遇和挑战。不断适应社会经济发展的要求，推进医院档案信息化管理工作改革进程，是新时代医院管理面临的一项艰巨任务。面对新形 势，医院一定要提高对档案管理工作信息化的重视程度，积极采取措施，努力通过多种途径，尽早实现档案管理工作的全面信息化，以提高档案管理的效率和服务水平，使之能够更好地为医院发展服务。本次研究通过探讨计算机技术的于医院档案管理工作中的运用，为今后档案管理工作的开展扩宽思路，总结经验。

1 现代信息化下医院档案工作的变化

1.1 医院档案载体的变化 建立档案标准化信息管理平台，实现了信息数据的远近传递变换和处理。在医院各项管理活动中，电子文件以快捷的办公进度和传递速度逐步取代了纸质文件。

1.2 医院档案的分类变化 一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各医院档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中医院的档案分类更能贴近医院的医、教、研、管理等方面的状况，分类也将更详细、更科学、更规范。

1.3 在医院档案接受和保管上也有所改变  医院档案工作者要在专业人员的指导下学会应用专业的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和空时性，掌握电子档案信息包括文书档案、病案等信息的收集、管理。此时医院的保管也不再是以卷盒和框架为装具，更多的是经过档案人员鉴定归档的医院档案信息将存入虚拟库房。

1.4 为医院活动提供利用档案信息的内容亦发生了转变  对于医院档案工作者来说，重要的是要在医院信息集成系统中及时掌握医院的医疗信息、科研信息及开发过程，一切以医院医疗保健为中心，找准档案工作为医院服务的切入点。做到把正确地信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。要达到这样高層次的档案信息处理要求，档案工作者决不可思想守旧、图安逸;档案工作也绝不仅是几种目录、几间库房就可包容的。

2 信息化在医院档案管理中的应用

2.1 数据管理信息化 数据管理信息化是信息化在医院档案管理中的基本应用。从某种程度来说，信息化的本质就是加强数据管理信息化。信息化在档案管理中的应用可以有效地将档案管理的资料通过相关的编程软件来用计算机进行相关的操作。数据管理信息化的前提就是硬件条件的达标。一般来说，要想这种做好数据管理的信息化工作，医院的信息技术部门和档案管理部门首先需要构建比较畅通的医院范围内的局域网。通过有效地网络和信号来进一步做好档案管理工作的数据统计和分析。这样软件的操作大大提高了工作效率，将信息以数据的形式汇总

2.2 工作方式信息化 工作方式信息化是信息化在医院档案管理中的重要应用。工作方式信息化主要是指将医院档案管理工作人员的工作方式也信息化发展。在没有引入信息化管理之前，医院的档案管理工作主要是人工操作，人工对医院的档案信息进行管理容易造成效率低，差错率高，同时也会导致检索、查找、利用的困难。工作方式信息化的引用可以进一步通过应用信息技术对医院内部的档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用。这样可以进一步对医院档案内部的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高水平和高质量的管理。因此，在今后的工作中，要进一步加强工作方式的信息化发展，要不断规范当前医院档案信息化管理的流程和标准，有效地明确档案管理工作人员的责任和义务。

2.3 信息检索信息化 信息检索信息化是信息化在医院档案管理中的主要应用。信息检索信息化主要是指对医院档案的一种使用，医院档案资源的管理的目的是为了使用。因此信息检索的信息化可以提高我们寻找相关档案的速度，能够在较短的时间内通过网络数据就可以找到相关的资料。如果是非信息化的档案管理，在寻找某一档案资料的时候，就需要动用人力资源来寻找。加强信息检索信息化工作就要求档案管理工作人员在施行分级检索制度的基础上，做好管理工作。只有这样，才能够通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

2.4 安全管理信息化 安全管理信息化也是当前医院档案管理的重要应用之一。从某种程度上来说，档案管理是一项极为重要并且需要保密的工作。因此，如何加强对档案管理工作的信息化是医院档案管理工作需要思考的重要内容。加强对医院档案的安全信息化管理和应用主要表现在两方面：一方面在日常的医院档案管理工作中，我们要根据医院的实际情况制定比较严格的档案信息化安全保密制度，要让档案管理工作人员遵守制度，以不断提高档案管理工作人员对档案管理工作的安全意识。另一方面，档案管理工作人员要要进一步完善医院档案管理系统，要根据医院档案管理的实际情况来制定完善的流程化处理机制，以及时处理由于管理不当而导致的安全问题，避免档案资料流失现象的发生。

3 医院档案管理工作信息化的途径

3.1 加大对信息化硬件设施的建设和投入 要想实现档案管理工作的信息化，医院的档案管理部门必须要具备信息技术设备，必须拥有现代化的信息化硬件设施。信息化硬件设施是医院实现档案管理现代化的重要条件，也是提高档案管理信息化和现代化水平的重要保证。因此，医院要根据自己的经济状况，加大对信息化硬件设施的建设和投入，购进先进的、现代的信息技术设备，建设快捷、方便的档案信息查询、检索、共享网络系统，打造完善的档案信息资料服务平台，为医院的发展提供有力的信息资料支持。

3.2 建立高素质的信息化人才队伍 人才管理是医院档案管理必不可少的因素之一。只有人才的技能水平达标，才能够真正有效地做好医院档案的信息化管理工作。从档案管理的角度来看现代化档案管理人才是实现档案信息化管理的保证。因此，在今后的工作中，要确保人才管理的信息化发展。我们要进一步提高档案管理工作人员的水平，这就要求档案管理人员能够在档案管理工作中有效地、顺利地进行档案管理资料的收集、整理、编目、检索、借阅、统计等各方面的工作。档案管理人员不但要掌握基本的档案方面的知识，也需要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。只有这样，才能够真正做好医院档案管理方面的工作。任何医院的档案部门都是医院的重要组成部门，在信息以及科技快速发展的今天，医院要不断与时俱进，加强信息化在医院档案管理中的应用。医院档案管理工作人员必须具备以下几个方面的能力和素质。①档案管理员素质的提高是自我意识的升華，不断提高和强化服务意识，注重自我观念、知识、技术的提高;②具有良好的职道德素养; ③具备较强的专业素养 ; ④具有广博的知识底蕴和深层次的信息; ⑤具有良好的心理素质; ⑥较强的计算机应用能力和网络信息技术 ; ⑦始终保持良好的工作热情。

3.3  制定档案信息化管理制度 档案信息化管理是一项繁杂的工作，必须要配套严格、完善的管理制度，才能够保证档案信息化管理工作的顺利开展。新时期随着社会和医院的发展，医院对档案管理工作的要求以及档案管理本身都发生了许多的变化，这就需要医院的档案信息化管理部门及时更新观念，创新档案信息化管理内容和方式，积极改革传统的管理制度，逐步建立起符合时代要求、现代化、信息化的档案管理制度，并在管理实践中逐步加以完善。在制定和完善医院档案信息化管理制度中，不仅要对档案管理的收集、整理、存储、检索等各个环节的管理制度进行规范和完善，还要建立和完善责任追究制度，使每个岗位的工作人员都能明确责任，负起责任。

4 医院档案信息化建设的保障措施

4.1 加强领导，提高认识  医院领导要认识到医院档案信息化建设对于医院发展的重要意义，把档案信息化建设纳入到医院工作计划之中，将其置于与医疗、科研同等重要的位置。要加大对医院档案信息化建设的投入力度，无论是在基础硬件设施上的投入，还是在人才的配备上一定要有保证。档案信息化是一个巨大的工程，也枯燥无味，再加上目前有部分从事档案管理的工作人员从思想上还很难接受这一变革，他们习惯了传统的档案管理模式，认为档案信息化费时费力费钱又不安全，这势必给档案信息化建设带来影响。所以，在选择档案信息化建设改革前，就要做好充足的人才配备，加强档案管理人员的档案信息化建设的业务培训，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识及管理水平。

4.2 顺应发展的新思维 档案管理活动历经了由简单到复杂、由经验到科学、由手工到机器的发展阶段。手工劳作时代形成的管理模式已然不能适应当今现代化的工作要求。只有顺势应变，借助信息化建设平台，提升职业能力，获取社会认同，才是档案人及档案管理机构的正确选择，否则，会使档案工作变得很被动。敏锐地体察行业变化，可找到发展的突破口，获得生机和活力，适应已经变化的新局面。

4.3 采取有效的安全策略，提高档案的安全性 采取有效的安全策略包括三个方面：一是要加强网络安全技术的研究和开发，提高档案的网络安全性。网络安全性是阻碍档案信息化建设的最大阻力，也确实是最艰难的问题。二是建立规范严格的档案管理制度，包括归档制度、保密制度、存储制度、借阅制度、保密制度等，确保档案信息化过程的安全性;三是建立档案信息化的良好环境，如主机的密码设置及安全监控等。

4.4 设置访问权限，跟踪每份档案的利用情况 医院档案信息化建设的最终目标是实现档案网络资源共享，而用户网络访问就必须设置访问权限。所以档案信息化建设的最后一步一定要根据医院的需要，给不同的用户设置不同的访问权限。同时还要根据不同的访问权限设置每一份档案的下载、打印、复制等权限、跟踪每份档案的利用情况。

参考文献

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